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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, jueves 15 de diciembre de 2011 454927 6.3.2. Préstamo de Títulos Archivados a Personal de otras Instituciones.- Para el préstamo de títulos archivados a personal de otras instituciones para lectura en las Ofi cinas Registrales deberá efectuarse previa solicitud cursada ofi cialmente por el representante de la institución solicitante dirigida a la Jefatura de la Zona Registral, solicitud en la que se indicará la fi nalidad u objeto del préstamo, así como consignar la acreditación de la persona a quien se le entregará el título, precisando nombres, apellidos, numero de su documento ofi cial de identidad, cargo en la institución, correo electrónico, dirección de la institución, teléfono de la institución y anexo correspondiente. La Jefatura de la Zona Registral, derivará la solicitud a la Gerencia Registral, quien emitirá la autorización de préstamo de títulos archivados (formato aprobado en el ANEXO 2), precisando el tiempo de vigencia de la autorización otorgada, al cual no será mayor a treinta (30) días útiles, a cuyo vencimiento y, para efecto de acogerse nuevamente al servicio, será necesaria la presentación de una nueva solicitud. La autorización otorgada, será enviada al Jefe de Archivo y/o encargado del archivo registral, quien ingresara al Sistema Informático del Archivo Registral, los datos de la persona autorizada y el tiempo de vigencia autorizado para el préstamo de títulos archivados. La identifi cación del representante autorizado por las entidades, será verifi cado por el al Jefe de Archivo o encargado de archivo, con la presentación de su documento ofi cinal de identidad. El préstamo del título archivado será registrado en el Sistema Informatizado de Títulos Archivados, a la presentación de la respectiva solicitud de préstamo, fi rmando el retiro del mismo en la mencionada solicitud. Al momento de la devolución del título archivado, el personal de archivo verifi cara, bajo responsabilidad, la integridad y conservación del título archivado. 6.3.3. Préstamo de Títulos a Usuarios en general en las Ofi cinas Registrales.- Para el préstamo de títulos archivados a los usuarios de las Ofi cinas Registrales a nivel nacional, se procederá conforme a lo previsto en el TUPA, previa presentación del comprobante de pago por el servicio de la manifestación correspondiente; exigiéndose además, la presentación del documento ofi cial de identidad del solicitante antes de la entrega del título respectivo. El personal de archivo registrará los préstamos en el Sistema Informático de Títulos Archivados, consignando el número y año de título, fecha, nombres y apellidos del solicitante, número del documento ofi cial de identidad y otros datos adicionales que correspondan. Al devolver el título archivado, el personal de archivo, bajo responsabilidad, verifi cará la integridad del título y conservación del título archivado. 6.4. DEVOLUCIÓN DE TÍTULOS ARCHIVADOS.- El plazo de vigencia del préstamo al personal de las Ofi cinas Registrales será hasta un máximo de quince (15) días útiles, sobre los cuales se podrá solicitar la renovación respectiva, de considerar necesario conservar el título archivado por mayor tiempo. La solicitud de renovación del título archivado, se canalizara a través del Sistema Informático del Archivo Registral. El plazo de vigencia de una solicitud de renovación será hasta un máximo de diez (10) días útiles. En caso se requiera conservar el título archivado por mayor tiempo será necesaria la presentación de una nueva solicitud. El personal del archivo registral, deberá prestar apoyo para el traslado de los títulos archivados que se encuentran en tomos (legajos) al área del archivo registral. Los títulos archivados solicitados por personal de otras instituciones, deberán ser devueltos en el mismo día que se hace efectivo el préstamo del título archivado. 6.5. CONTROL EN LA ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE TÍTULOS ARCHIVADOS.- El personal del Archivo Registral, es el responsable del orden, mantenimiento y control de la documentación que obra en los Archivos de Títulos. Asimismo, es responsable de mantener la atención en todos los días, turnos y horarios en que haya atención al usuario y/o labore el personal de las áreas registrales. A la devolución del título archivado, se procederá a realizar el descargo en el Sistema Informático de Títulos Archivados. Queda terminantemente prohibido transferir, derivar o pasar el título archivado, a otra área, funcionario, Registrador Público o servidor, sin que previamente haya sido devuelto al archivo. El jefe del archivo o encargado del archivo, remitirá mensualmente un reporte de los títulos prestados pendientes de devolución al funcionario, Gerente, Jefe de Ofi cina o Registrador Público, que autorizó la solicitud a efecto de su devolución en un plazo no mayor de tres días útiles. Vencido dicho plazo, el Jefe de Archivo informará al Jefe inmediato superior del citado funcionario la relación de títulos que no hayan sido devueltos para los fi nes correspondientes. Tratándose de títulos no devueltos por el personal de otras instituciones, se informará a la Gerencia Registral, a fi n de gestionar la comunicación respectiva al titular de la institución solicitante. Es de responsabilidad del solicitante (quien autoriza el préstamo) y de quien lo retira, que la devolución tanto de los títulos sueltos (sin empastar) como en tomos (legajos) se realicen en el archivo registral. Es responsabilidad y labor del personal del archivo registral el descargo en el Sistema Informático de los Títulos Archivados, de forma inmediata a la recepción de los títulos devueltos a dicha área. 6.6. SISTEMA INFORMÁTICO DEL ARCHIVO REGISTRAL.- Las Oficinas Registrales a nivel nacional deberán contar con un sistema Informático de Títulos Archivados, que servirá para el inventario, control de ingreso y salida de los títulos archivados. La Gerencia de Informática de la SUNARP – Sede Central, será la encargada de la coordinación e implementación del Sistema Informático de Títulos Archivados en todas las Zonas Registrales. 7. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS.- Las Zonas Registrales, deberán emitir directivas internas, precisando el horario de entrega de los despachos de los títulos inscritos o tachados (siempre que se haya concluido el procedimiento registral), que van a ser ingresados al archivo registral, establecido en el numeral 6.2.2 de la presente directiva. Así como indicar el plazo máximo para la devolución y pedidos de renovación de los títulos archivados solicitados en préstamos por las distintas áreas de las Ofi cinas Registrales; no pudiendo extenderse el plazo establecido en el numeral 6.4. 8. RESPONSABILIDAD.- El funcionario, Gerente, Jefe de Ofi cina o Registrador Público que autoriza la Solicitud de Préstamo del Título Archivado así como el personal de apoyo que efectivamente lo solicita o retira, serán responsables de la integridad del título y conservación del título y de su devolución al archivo registral. En el caso de préstamos de títulos archivados en la Ofi cina Registral a personal de otras Instituciones, es responsable de la integridad y devolución del título prestado, el representante de la institución a cuya solicitud se extendió la autorización correspondiente. En el caso de pérdida, deterioro o mutilación de los títulos archivados en tomos o independientes entregados en calidad de préstamo acarreará la sanción administrativa correspondiente, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal a que hubiere lugar, de tratarse del representante autorizado de instituciones, conforme al numeral 6.3.2., se comunicará al jefe inmediato superior del mismo para efectos de las sanciones administrativas correspondientes, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal a que hubiere lugar. Los Jefes Zonales, Gerentes Registrales, y los jefes de archivo y/o responsables del archivo registral, serán los responsables del cumplimiento de la presente Directiva.