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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, jueves 15 de diciembre de 2011 454926 inventario actualizado de los títulos archivados, que permitan conocer la situación real y física de la cantidad de títulos archivados e identifi car los títulos archivados faltantes. Realizar trimestralmente una revisión aleatoria de los títulos que se encuentran en el archivo registral, verifi cándose su existencia y el estado de conservación de los mismos, con la fi nalidad de establecer mecanismos de control y monitoreo del acervo documentario del Archivo registral. El jefe del Archivo Registral y/o responsable encargado del Archivo Registral, deberá emitir un informe al Gerente Registral de las ocurrencias o hallazgos realizados como resultado de la revisión trimestral aleatoria de los títulos que se encuentran en el Archivo Registral a su cargo. El jefe de archivo o responsable encargado, debe informar y/o solicitar al Jefe de la Zona Registral, respecto a sus necesidades de personal y/o equipo necesario para el adecuado funcionamiento y mantenimiento del archivo registral. 6.1.3. ATENCIÓN AL PÚBLICO USUARIO.- El archivo registral, deberá contar con un área destinada a la atención del público usuario, quien solo podrá ingresar portando lo indispensable para tomar apuntes. El área destinada al usuario registral, deberá contar con cámaras de vigilancia y/o ser vigilados por el personal del archivo registral; que permita mantener un monitoreo y registrar las ocurrencias de ser el caso. Esta área deberá contar con carteles, que expresen la responsabilidad por el maltrato de la documentación que están revisando. 6.2. INGRESO DE TÍTULOS CALIFICADOS AL ARCHIVO REGISTRAL.- 6.2.1. El título se remitirá al archivo máximo al día siguiente de haber sido inscrito o tachado (siempre que haya concluido el procedimiento registral), bajo responsabilidad del Registrador Público. En el caso en que por razones justifi cadas no se entregue los títulos inscritos o tachados en el plazo establecido, el personal de archivo recibirá el mismo con conocimiento de la Gerencia respectiva. Dicha Gerencia evaluará el caso; de considerarlo necesario requerirá un informe al Registrador Público en que se expliquen las razones de la demora para los fi nes de responsabilidad a que hubiere lugar. 6.2.2. El despacho será recibido hasta la hora que se determine en la Directiva interna que deberá emitir las Zonas Registrales, únicamente se exceptuará aquellos casos justifi cados y que cuenten con la autorización del Gerente Registral, Jefe de la Ofi cina Registral, del Gerente de Área o del Coordinador de ser el caso. 6.2.3. El expediente que se recibe correspondiente al despacho, ubicará en primer término la solicitud de inscripción de título, seguido de los documentos a que se refi ere el literal b)1 del artículo 108º del TUO del Reglamento General de los Registros Públicos y la anotación de inscripción. 6.2.4. En caso que el Registrador Público advierta que se ha omitido acompañar alguna documentación que debe formar parte del título archivado, de ofi cio o a petición del presentante, y previa verifi cación, deberá enviar el memorándum correspondiente adjuntando el mismo, bajo su responsabilidad, dirigido al Jefe de Archivo y/o responsable del Archivo Registral, para su incorporación y con copia al Gerente Registral. 6.2.5. El personal del área de Archivo de Títulos, recibe los despachos de las secciones registrales (títulos inscritos y tachados) con dos (2) listados de envío; los cargos de entrega consignarán la sección, la identifi cación de los títulos, la cantidad de fojas, la cantidad de planos – si los hubiera – y la fi rma del Registrador Publico a cargo. Los mismos no deben tener enmendaduras ni tachas; en el caso de existir observaciones, el personal de archivo deberá dejar constancia del hecho en el reporte del despacho en cuyo caso también fi rmará el Registrador Público respectivo. 6.2.6. Los despachos deben encontrarse ordenados de acuerdo a lo precisado en la Hoja de Despacho o de envío; si faltara algún título, se continuará hasta fi nalizar a cuyo término el o los títulos observados, serán registrados en el formato OBSERVACIONES AL DESPACHO DE TÍTULOS donde se consignará la falta del título o problema presentado devolviéndose de inmediato al Registrador Público responsable para su regularización en el día, quedando bajo su responsabilidad. 6.2.7. El personal de Archivo que recibe el despacho debe colocar su fi rma, hora de recepción y fecha. La verifi cación del mismo se efectuará de manera progresiva y se remitirá la conformidad o no del mismo al Registrador Público con el cargo de recepción y las observaciones si las hubiere, en un plazo máximo de dos días útiles. 6.2.8. En los casos de que se hagan observaciones y no se subsanen los errores u omisiones, se anotará en un cuaderno, conservando una copia del formato OBSERVACIONES AL DESPACHO DE TÍTULOS, informando a la Gerencia Registral y/o Jefe de la Ofi cina Registral respectiva aquellos casos que no se hayan regularizado al término del día, sin perjuicio de recibir los títulos que no tengan observaciones. 6.2.9. Por ningún motivo, el personal de Archivo Registral podrá desprender o incorporar documentación alguna al título archivado, aunque se trate de documentos que no debieran formar parte de él o de documentos que debieron formar parte de él. En estos casos, se procederá conforme al penúltimo párrafo del artículo 108º del TUO del Reglamento General de los Registros Públicos, sin perjuicio de las acciones de responsabilidad que correspondan. 6.2.10. Cuando el Registrador Público considere que alguna documentación que forma parte del título archivado debe devolverse al usuario, deberá enviar el memorándum respectivo, bajo su responsabilidad, dirigido al Jefe de Archivo para su devolución, de conformidad con el último párrafo del artículo 108º del Texto Único Ordenado del Reglamento General de los Registros Públicos y con copia al Gerente Registral. 6.3. PRÉSTAMO DE TÍTULOS ARCHIVADOS.- Los títulos archivados serán entregados a la presentación de la solicitud de préstamo (formato aprobado en el ANEXO 1) o por medio electrónico a través del Sistema Informático del Archivo Registral, debiendo tener presente la prohibición establecida en el artículo 111° del TUO del Reglamento General de los Registros Públicos2. 6.3.1. Préstamo de Títulos Archivados a Personal de las Zonas Registrales.- La entrega de títulos archivados al personal de las Zonas Registrales, se efectuará a la presentación de la solicitud de préstamo de títulos archivados (ANEXO 1), o a través del Sistema Informático del Archivo Registral, la misma que deberá estar autorizada por el funcionario, Gerente, Jefe de Ofi cina o Registrador Público, siendo responsable del título en préstamo tanto el personal que lo solicita como el que autoriza. A la entrega y recepción del título por el personal, este deberá fi rmar en dicha solicitud la recepción del mismo. El préstamo solicitado a través del Sistema Informático de Títulos Archivados será registrado para su actualización del movimiento del título, para lo cual se ingresará la información pertinente, de acuerdo al procedimiento establecido para este fi n. A la entrega del título el personal deberá aceptar su recepción a través del sistema informático. 1 Artículo 108° - Documentos que integran el archivo registral. En el supuesto del literal b) corresponderá al Registrador Público, bajo responsabilidad, remitir al Archivo Registral, debidamente foliados, únicamente los documentos establecidos en él. 2 TUO Reglamento General de los Registros Públicos: Artículo 111° Prohibición de salidas de documentos del archivo registral. Los documentos del archivo registral permanecerán siempre en las Ofi cinas Registrales respectivas, no pudiendo ser trasladados a otro lugar, salvo cuando la autoridad judicial lo requiera o lo disponga la jefatura de la Ofi cina Registral por razones debidamente justifi cadas.