Norma Legal Oficial del día 15 de diciembre del año 2011 (15/12/2011)

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NORMAS LEGALES

El Peruano MORDAZA, jueves 15 de diciembre de 2011

inventario actualizado de los titulos archivados, que permitan conocer la situacion real y fisica de la cantidad de titulos archivados e identificar los titulos archivados faltantes. Realizar trimestralmente una revision aleatoria de los titulos que se encuentran en el archivo registral, verificandose su existencia y el estado de conservacion de los mismos, con la finalidad de establecer mecanismos de control y monitoreo del acervo documentario del Archivo registral. El jefe del Archivo Registral y/o responsable encargado del Archivo Registral, debera emitir un informe al Gerente Registral de las ocurrencias o hallazgos realizados como resultado de la revision trimestral aleatoria de los titulos que se encuentran en el Archivo Registral a su cargo. El jefe de archivo o responsable encargado, debe informar y/o solicitar al Jefe de la MORDAZA Registral, respecto a sus necesidades de personal y/o equipo necesario para el adecuado funcionamiento y mantenimiento del archivo registral. 6.1.3. ATENCION AL PUBLICO USUARIO.El archivo registral, debera contar con un area destinada a la atencion del publico usuario, quien solo podra ingresar portando lo indispensable para tomar apuntes. El area destinada al usuario registral, debera contar con camaras de vigilancia y/o ser vigilados por el personal del archivo registral; que permita mantener un monitoreo y registrar las ocurrencias de ser el caso. Esta area debera contar con carteles, que expresen la responsabilidad por el maltrato de la documentacion que estan revisando. 6.2. INGRESO DE TITULOS CALIFICADOS AL ARCHIVO REGISTRAL.6.2.1. El titulo se remitira al archivo MORDAZA al dia siguiente de haber sido inscrito o tachado (siempre que MORDAZA concluido el procedimiento registral), bajo responsabilidad del Registrador Publico. En el caso en que por razones justificadas no se entregue los titulos inscritos o tachados en el plazo establecido, el personal de archivo recibira el mismo con conocimiento de la Gerencia respectiva. Dicha Gerencia evaluara el caso; de considerarlo necesario requerira un informe al Registrador Publico en que se expliquen las razones de la demora para los fines de responsabilidad a que hubiere lugar. 6.2.2. El despacho sera recibido hasta la hora que se determine en la Directiva interna que debera emitir las Zonas Registrales, unicamente se exceptuara aquellos casos justificados y que cuenten con la autorizacion del Gerente Registral, Jefe de la Oficina Registral, del Gerente de Area o del Coordinador de ser el caso. 6.2.3. El expediente que se recibe correspondiente al despacho, ubicara en primer termino la solicitud de inscripcion de titulo, seguido de los documentos a que se refiere el literal b)1 del articulo 108º del TUO del Reglamento General de los Registros Publicos y la anotacion de inscripcion. 6.2.4. En caso que el Registrador Publico advierta que se ha omitido acompanar alguna documentacion que debe formar parte del titulo archivado, de oficio o a peticion del presentante, y previa verificacion, debera enviar el memorandum correspondiente adjuntando el mismo, bajo su responsabilidad, dirigido al Jefe de Archivo y/o responsable del Archivo Registral, para su incorporacion y con MORDAZA al Gerente Registral. 6.2.5. El personal del area de Archivo de Titulos, recibe los despachos de las secciones registrales (titulos inscritos y tachados) con dos (2) listados de envio; los cargos de entrega consignaran la seccion, la identificacion de los titulos, la cantidad de fojas, la cantidad de planos ­ si los hubiera ­ y la firma del Registrador Publico a cargo. Los mismos no deben tener enmendaduras ni tachas; en el caso de existir observaciones, el personal de archivo debera dejar MORDAZA del hecho en el reporte del despacho en cuyo caso tambien firmara el Registrador Publico respectivo. 6.2.6. Los despachos deben encontrarse ordenados de acuerdo a lo precisado en la Hoja de Despacho o de

envio; si faltara algun titulo, se continuara hasta finalizar a cuyo termino el o los titulos observados, seran registrados en el formato OBSERVACIONES AL DESPACHO DE TITULOS donde se consignara la falta del titulo o problema presentado devolviendose de inmediato al Registrador Publico responsable para su regularizacion en el dia, quedando bajo su responsabilidad. 6.2.7. El personal de Archivo que recibe el despacho debe colocar su firma, hora de recepcion y fecha. La verificacion del mismo se efectuara de manera progresiva y se remitira la conformidad o no del mismo al Registrador Publico con el cargo de recepcion y las observaciones si las hubiere, en un plazo MORDAZA de dos dias utiles. 6.2.8. En los casos de que se MORDAZA observaciones y no se subsanen los errores u omisiones, se anotara en un cuaderno, conservando una MORDAZA del formato OBSERVACIONES AL DESPACHO DE TITULOS, informando a la Gerencia Registral y/o Jefe de la Oficina Registral respectiva aquellos casos que no se hayan regularizado al termino del dia, sin perjuicio de recibir los titulos que no tengan observaciones. 6.2.9. Por ningun motivo, el personal de Archivo Registral podra desprender o incorporar documentacion alguna al titulo archivado, aunque se trate de documentos que no debieran formar parte de el o de documentos que debieron formar parte de el. En estos casos, se procedera conforme al penultimo parrafo del articulo 108º del TUO del Reglamento General de los Registros Publicos, sin perjuicio de las acciones de responsabilidad que correspondan. 6.2.10. Cuando el Registrador Publico considere que alguna documentacion que forma parte del titulo archivado debe devolverse al usuario, debera enviar el memorandum respectivo, bajo su responsabilidad, dirigido al Jefe de Archivo para su devolucion, de conformidad con el ultimo parrafo del articulo 108º del Texto Unico Ordenado del Reglamento General de los Registros Publicos y con MORDAZA al Gerente Registral. 6.3. PRESTAMO DE TITULOS ARCHIVADOS.Los titulos archivados seran entregados a la MORDAZA de la solicitud de prestamo (formato aprobado en el ANEXO 1) o por medio electronico a traves del Sistema Informatico del Archivo Registral, debiendo tener presente la prohibicion establecida en el articulo 111° del TUO del Reglamento General de los Registros Publicos2. 6.3.1. Prestamo de Titulos Archivados a Personal de las Zonas Registrales.La entrega de titulos archivados al personal de las Zonas Registrales, se efectuara a la MORDAZA de la solicitud de prestamo de titulos archivados (ANEXO 1), o a traves del Sistema Informatico del Archivo Registral, la misma que debera estar autorizada por el funcionario, Gerente, Jefe de Oficina o Registrador Publico, siendo responsable del titulo en prestamo tanto el personal que lo solicita como el que autoriza. A la entrega y recepcion del titulo por el personal, este debera firmar en dicha solicitud la recepcion del mismo. El prestamo solicitado a traves del Sistema Informatico de Titulos Archivados sera registrado para su actualizacion del movimiento del titulo, para lo cual se ingresara la informacion pertinente, de acuerdo al procedimiento establecido para este fin. A la entrega del titulo el personal debera aceptar su recepcion a traves del sistema informatico.

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Articulo 108° - Documentos que integran el archivo registral. En el supuesto del literal b) correspondera al Registrador Publico, bajo responsabilidad, remitir al Archivo Registral, debidamente foliados, unicamente los documentos establecidos en el. TUO Reglamento General de los Registros Publicos: Articulo 111° Prohibicion de salidas de documentos del archivo registral. Los documentos del archivo registral permaneceran siempre en las Oficinas Registrales respectivas, no pudiendo ser trasladados a otro lugar, salvo cuando la autoridad judicial lo requiera o lo disponga la jefatura de la Oficina Registral por razones debidamente justificadas.