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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, miércoles 25 de enero de 2012 459789 de la Municipalidad Distrital de San Martín de Porres, respecto de la eliminación de documentos declarados innecesarios; CONSIDERANDO: Que, de acuerdo a lo dispuesto en las Leyes Nº 29565 y Nº 25323, el Archivo General de la Nación es un organismo público ejecutor adscrito al Ministerio de Cultura, que se encarga de conducir el Sistema Nacional de Archivos en su condición de órgano rector y central; Que, los incisos b) y f) del artículo 5º de la Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos, concordantes con los incisos d) e i) de su Reglamento, aprobado por el Decreto Supremo Nº 008-92-JUS, disponen que son fi nes del Archivo General de la Nación normar y racionalizar la eliminación de documentos en la Administración Pública a todo nivel, así como velar por el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias sobre archivos y documentos; Que, el artículo 10º del Decreto Ley Nº 19414, Ley de Defensa, conservación e incremento del Patrimonio Documental de la Nación establece que “los documentos administrativos de los archivos de las reparticiones y organismos del Sector Público Nacional, cuya conservación sea innecesaria, podrán ser eliminados o incinerados previo inventario, evaluación y autorización del Archivo General de la Nación”; Que, el artículo 24º del Reglamento del Decreto Ley Nº 19414, aprobado con el Decreto Supremo Nº 022-75-ED, señala que la eliminación de documentos administrativos se realiza a solicitud de la repartición u organismo que los considere innecesarios, debiendo el Archivo General de la Nación emitir informe sobre la procedencia o improcedencia de la solicitud y autorizar, mediante resolución, la eliminación si el informe es favorable, previo dictamen del Órgano Consultivo correspondiente; Que, la Directiva Nº 006-86-AGN/DGAI aprobada por la Resolución Jefatural Nº 173-86-AGN/J de fecha 18 de noviembre de 1986, establece en sus disposiciones generales que la eliminación de documentos es un procedimiento archivístico que consiste en la destrucción de los documentos autorizados expresamente por el Archivo General de la Nación, que en los casos de los organismos y reparticiones públicas que cuenten con un Programa de Control de Documentos deberán solicitar al Archivo General de la Nación la autorización para la eliminación de los documentos al vencimiento de los plazos establecidos en dicho Programa, acompañando los inventarios y muestras de los documentos a eliminar, correspondiendo a la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio (de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 25º del Reglamento de Organización y Funciones del Archivo General de la Nación, aprobado por la Resolución Ministerial Nº 197-93- JUS) informar sobre la procedencia de la solicitud, que en caso de ser procedente se elevará el expediente a la Comisión Técnica Nacional de Archivos para dictamen, que de ser favorable corresponde al Jefe del Archivo General de la Nación emitir la resolución autoritativa correspondiente (concordante con el artículo 7º de dicho Reglamento de Organización y Funciones); aquellos organismos que no cuenten con un Programa de Control de Documentos aprobado, deberán solicitar la eliminación documental acompañando la opinión favorable del Comité Evaluador de Documentos, el inventario correspondiente y las muestras de los documentos a eliminarse; Que, a través del Ofi cio Nº 715-2011-SG/MNDSMP de fecha 14 de Julio del año 2011, la Secretaria General de la Municipalidad Distrital de San Martín de Porres, solicita la eliminación de documentos comprendidos entre los años 1955 y 2007, adjuntando para ello la documentación correspondiente; Que mediante Informe Nº 11-2011-AGN-DNDAAI/DNA- LDA de fecha 21 de noviembre de 2011, que la Directora de Normas Archivísticas y la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio hacen suyo, se concluye que la documentación propuesta a eliminar asciende a cinto cuarenta y cuatro (144) metros lineales aproximadamente y no a ciento sesenta y cuatro (164) metros lineales como lo señala el inventario, esta medición corresponde al período comprendido entre los años 1955 y 2007, instalados en ciento setenta y uno (171) sacos y veinte (20) cajas, recomendando elevar el expediente a la Comisión Técnica Nacional de Archivos, para su dictamen fi nal, por considerar que los fi nes administrativos, legales, fi scales, contables, etc. de los documentos considerados innecesarios han concluido y que estos no son sustento de derechos ni obligaciones para la Entidad o los ciudadanos, carente de posibilidad de registrar o constituir documentos útiles para la investigación; Que, la Comisión Técnica Nacional de Archivos, en Acta de Sesión de fecha 12 de Diciembre del 2011, decidió aprobar la propuesta de eliminación en los términos del Informe de Supervisión. Con los visados de la Ofi cina General de Asesoría Jurídica y de la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio; De conformidad con el Decreto Ley Nº 19414, su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 022- 75-ED, la Ley Nº 25323, su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 008-92-JUS y modifi cado por los Decretos Supremos Nº 005-93-JUS y Nº 011-2009-JUS, el Reglamento de Organización y Funciones del Archivo General de la Nación, aprobado por la Resolución Ministerial Nº 197-93-JUS, la Ley Nº 29565, Ley de Creación del Ministerio de Cultura, el Decreto Supremo Nº 001-2010-MC, que aprueba fusiones de entidades y órganos en el Ministerio de Cultura; SE RESUELVE: Artículo Primero.- Autorizar la eliminación de documentos declarados innecesarios por la Municipalidad Distrital de San Martín de Porres, que perdieron su vigencia administrativa, contable, fi nanciera, y/o legal, que no revisten ninguna utilidad para la investigación y no presenta observaciones conforme a lo acordado por la Comisión Técnica Nacional de Archivos, según Acta que forma parte de la presente Resolución. La Documentación autorizada a eliminar corresponde al período comprendido entre los años 1955 y 2007, ascendiendo a ciento cuarenta y cuatro (144) metros lineales, aproximadamente, contenidos en costales, correspondientes a la siguientes Secciones y Series Documentales: ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA Series documentales: • Solicitudes referidas a rentas y arbitrios 1957 – 1988 Originales • Correspondencia 2005 Originales ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Serie documental: • Correspondencia 1997 Originales ASESORÍA JURÍDICA Serie documental: • Correspondencia 1999 - 2000 Originales y fotocopias DESARROLLO URBANO Serie documental: • Solicitudes para trámites de obras públicas y/o privadas 1958 – 1988 Originales PARTICIPACIÓN CIUDADANA Serie documental: • Solicitudes de Comités y Asocia- ciones 1979 – 1988 Originales GERENCIA MUNICIPAL Serie documental: • Correspondencia 1995 – 1997 Originales Originales SECRETARÍA GENERAL Series Documentales: • Correspondencia 1979 – 1988 Originales • Resoluciones 2007 Fotocopias • Certifi cados de Soltería 2006 Originales