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Pág. 180684 NORMAS LEGALES Lima, martes 30 de noviembre de 1999 bajo los términos del convenio, e identificar áreas donde hayan ocurrido o pudieran haber ocurrido irregularida-des y actos ilícitos como resultado de controles inadecua- dos. Como mínimo, el auditor debe: 1. Revisar costos directos e indirectos cargados a y reembolsados por USAID y costos incurridos pero pen- dientes de reembolso por USAID, identificando y cuanti-ficando cualquier costo cuestionado. Todos los costos que no estén respaldados con documentación adecuada o no estén de acuerdo con los términos del convenio debenreportarse como cuestionados. Los costos cuestionados que estén pendientes de reembolso por parte de USAID deben ser identificados en las notas al estado de rendiciónde cuentas como no reembolsados por USAID. Los costos cuestionados deben ser presentados en el estado de rendición de cuentas en dos categorías separa-das: (a) costos inelegibles que son explícitamente cues- tionados porque son irracionales, prohibidos por los con- venios o las leyes y regulaciones aplicables, o no serelacionan con el programa; y (b) costos no documenta- dos que no están documentados adecuadamente o no tienen las aprobaciones o autorizaciones previas requeri-das. Todos los costos cuestionados resultantes de instan- cias de incumplimiento con términos del convenio y leyes y regulaciones aplicables deben ser incluidos como hallaz-gos en el informe sobre cumplimiento. Además, las notas al estado de rendición de cuentas deben describir los costos cuestionados y deben ser referenciados a los hallaz-gos correspondientes en el informe de cumplimiento. 2. Revisar el libro mayor y libros del programa para determinar si los costos incurridos fueron registradosadecuadamente. Conciliar los costos directos cargados a, y reembolsados por, USAID contra los registros del pro- grama y libro mayor. 3. Revisar los procedimientos usados para controlar los fondos, incluyendo su canalización a instituciones financieras u otras unidades ejecutoras contratadas. Re-visar las cuentas de banco y los controles sobre esas cuentas. Efectuar confirmación positiva de saldos, si fue- ra necesario. 4. Determinar si los anticipos de fondos fueron justifi- cados con documentación, incluyendo conciliaciones de los fondos anticipados, desembolsados y disponibles. Elauditor debe asegurarse que todos los fondos recibidos por el beneficiario de USAID fueron registrados apropiada- mente en los registros contables del beneficiario y queesos registros fueron periódicamente conciliados con in- formación provista por USAID. 5. Determinar si los ingresos y reembolsos del proyec- to, si los hay, que representen recuperaciones de costos directos e indirectos, son registrados como ingresos o créditos a las cuentas de costos del proyecto. Si el benefi-ciario obtuvo algún ingreso con los fondos del proyecto, los montos deben ser cuestionados en el estado de rendición de cuentas si no son acreditados como reducciones a loscostos del proyecto o usados para alcanzar los objetivos del proyecto. 6. Revisar los procedimientos de compra para determi- nar si se han aplicado prácticas comerciales sanas, inclu- yendo competencia, precios razonables, y adecuados con- troles sobre la calidad y cantidades recibidas. 7. Revisar los cargos directos por sueldos y determinar si las tasas son razonables para la posición, de acuerdo con aquellas aprobadas por USAID, cuando la aprobación deUSAID es necesaria, y documentada con nóminas adecua- das. Determinar si tiempo extra es cargado al programa y si es aceptable según los términos del convenio. Deter-minar si las bonificaciones y beneficios sociales recibidos por los empleados están de acuerdo con los convenios y leyes y regulaciones aplicables. Los cargos no permisiblesdeben ser cuestionados en el estado de rendición de cuentas. 8. Revisar los cargos por gastos de viaje y transporte y determinar si están debidamente documentados y apro- bados. Los cargos por viajes sin adecuada documentación de respaldo o que no estén de acuerdo con convenios yregulaciones deben ser cuestionados en el estado de rendición de cuentas. 9. Revisar bienes (i.e., suministros, materiales, vehí- culos, equipos, productos alimenticios, etc.) comprados por el beneficiario así como también aquellos comprados directamente por USAID para uso del beneficiario. Deter-minar si: (a) los bienes adquiridos han sido contabilizados; (b) existen procedimientos de control y estos se hanpuesto en práctica para salvaguardar adecuadamente los bienes; y (c) los bienes se han utilizado para los propósitosestablecidos en los convenios. Como parte de los procedi- mientos para determinar si los bienes se usaron para los establecidos, el auditor debe realizar revisiones de “uso-final” para una muestra apropiada de todos los bienes con base en la evaluación de riesgo de control. Las revisiones de “uso-final” pueden incluir visitas al lugar del programapara verificar que los bienes existen o fueron utilizados para los propósitos establecidos de acuerdo a los términos de los convenios. Los costos de todos los bienes no conta-bilizados o no usados de acuerdo con los convenios deben ser cuestionados en el estado de rendición de cuentas. 10. Revisar las contrataciones de asistencia técnica y de servicios realizadas por el beneficiario así como tam- bién aquellas efectuadas directamente por USAID para el beneficiario. El auditor debe determinar si la asistenciatécnica y los servicios fueron: (a) adecuadamente docu- mentados por el beneficiario como lo requieren los térmi- nos de los convenios; y (b) contabilizados apropiadamen-te. El costo total de la asistencia técnica y los servicios no contabilizados o no usados de acuerdo con los convenios debe ser cuestionado en el estado de rendición de cuentas. Además de los procedimientos de una auditoría men- cionados arriba, si la asistencia técnica y los servicios fueron contratados por el beneficiario con un contratistano estadounidense, el auditor debe efectuar pasos adi- cionales de auditoría de la asistencia técnica y los servi- cios, a menos que el beneficiario haya contratado sepa-radamente una auditoría para estos costos. Cuando se hagan las pruebas de cumplimiento con los términos de los convenios y leyes y regulaciones aplicables, el auditorno solo debe considerar los convenios entre el beneficia- rio y USAID, sino también los acuerdos entre el benefi- ciario y el contratista no estadounidense de los asisten-cia técnica y los servicios. Los acuerdos entre el benefi- ciario y el contratista no estadounidense deben auditar- se usando los mismo pasos de auditoría descritos, inclu-yendo todas las pruebas necesarias para determinar específicamente que los costos incurridos son permisi- bles, asignables, razonables, y respaldados bajo los tér-minos del convenio. Si la asistencia técnica y los servicios no fueron contra- tados por el beneficiario con contratistas no estadouni-denses, el auditor todavía es responsable de efectuar los pasos de auditoría enumerados en 10 (a) y (b), menciona- dos anteriormente. Sin embargo, el auditor no es respon-sable de efectuar los pasos adicionales de auditoría para los costos incurridos por concepto de asistencia técnica y servicios ya que USAID o una agencia gubernamental delos EUA es responsable de contratar auditorías para estos costos. 11. Revisar el método de asignación utilizado para determinar que las agrupaciones de costos indirectos y la base de distribución incluyen solamente rubros que estén de acuerdo con los términos del convenio y las regulacio-nes aplicables cuando los costos indirectos se cargaron a USAID usando tasas provisionales. Las tasas de costos indirectos deben ser calculadas después que todos losajustes se hayan hecho a la agrupación indirectos y la base. 12. Cuando se realiza una auditoría de cierre, revisar los anticipos no liquidados al beneficiario y los reembolsos pendientes de USAID. Asegurarse que el beneficiario ha devuelto cualquier exceso de efectivo a USAID. También,asegurarse que todos los activos (inventarios, activo fijo, bienes, etc.) adquiridos con fondos de los programas han sido dispuestos de acuerdo con los términos de los conve-nios. El auditor debe presentar como anexo al estado de rendición de cuentas: los saldos y detalles de los inventa- rios finales de propiedad permanente adquirida bajo losconvenios. Este inventario debe indicar cuáles artículos fueron titulados al Gobierno de los EUA y cuáles a nombre de otras entidades. El estado de rendición de cuentas debe divulgar sepa- radamente la información financiera (ingresos, costos, etc.) por cada convenio, y debe identificar las misiones deUSAID que proveyeron los fondos para cada convenio. Esto es particularmente importante en auditorías de beneficiarios que cubren convenios con más de una misiónde USAID. Cada misión puede identificar sus convenios en el informe de auditoría para resolver con el beneficiario los hallazgos y recomendaciones. Estos mismos principiospara informes se aplican si la auditoría cubre sólo un convenio con USAID.