TEXTO PAGINA: 20
Pág. 180701 NORMAS LEGALES Lima, martes 30 de noviembre de 1999 generalmente a fin de año y previo a la presentación de los Informes Financieros y Presupuestales. j) Resistencia de la entidad a la entrega de información solicitada por el Auditor, y relación tensa con la adminis- tración. k) Activos, Pasivos, Ingresos y Egresos, basados en estimados significativos que implican inusualmente cri- terios subjetivos o incertidumbres. l) Estructura Organizacional demasiado compleja, que implica entidades o unidades numerosas, excesivas o inusuales. m) Dificultad para identificar las responsabilidades de los funcionarios o trabajadores que controlan la Enti- dad. n) Susceptibilidad de que los activos en una Entidad sean utilizados para otros fines o que se encuentran sujetos a apropiación. o) Falta de controles clave para prevenir y detectar uso indebido de activos. p) Exceso de confianza de la administración en anun- cios prematuros de resultados operativos o expectativas positivas. q) Despido injustificado y anticipado de personal cla- ve, con acceso a los activos. r) Cambios inusuales reconocidos en el comporta- miento o estilo de vida con los empleados con acceso a losactivos (desbalance patrimonial, signos exteriores de ri- queza). B.4 Componentes referidos a los informes de auditorías anteriores. Su finalidad consiste en identificar aquellas reco- mendaciones más significativas que se encuentran pen- dientes o en proceso de implantación por la Entidadexaminada. Los aspectos a los que se debe efectuar seguimiento y evaluación corresponden principalmente a: a) Salvedades y aspectos de los dictámenes de audito- rias financieras de años anteriores realizados por losÓrganos del Sistema. b) Principales observaciones y recomendaciones sobre los Informes largos resultantes de las auditorias financie-ras encargadas a Sociedades de Auditoría. c) Principales Observaciones y Recomendaciones de los Informes Previos emitidos por los Órganos de Au-ditoría Interna, contenidos en sus planes anuales de control o acciones inopinadas. d) Principales Observaciones y Recomendaciones de los Informes Previos emitidos por la Contraloría General de la República. Su propósito es de: - Evaluar la necesidad de profundizar los componentes que fueron examinados previamente. - Evaluar la receptividad y oportunidad de las medidas correctivas implantadas por la Entidad. - Determinar las implicancias financieras y legales por la no adopción de medidas correctivas a fin de informarlas debidamente. Los componentes identificados y documentados serán la base para determinar los objetivos de auditoría y riesgos, enfoque, técnicas, procedimientos y alcances deauditoría y diseño de programa. Ver formato referenciado con L.6 Identificación de los componentes importantes del Proyecto. PLANIFICACIÓN ESPECIFICA O DETALLADA 8. ENTREVISTAS CON FUNCIONARIOS Y AC- TUALIZACIÓN DEL ARCHIVO PERMANENTE A. Esta fase de la auditoría constituye el inicio del desarrollo del trabajo en las oficinas de la entidad, para tal efecto se deberá solicitar una reunión con el titular de la entidad, en la que se debe desarrollar una agenda quecontenga como mínimo los siguientes puntos: • Reunión de inicio con funcionarios de USAID y de la entidad; • Acreditación de la Comisión;• Comunicación de los objetivos y del alcance de la auditoría; • Requerimiento de una oficina adecuada y del apoyo logístico necesario para el desarrollo del trabajo de la Comisión (computadora, impresora, fotocopiadora, de serel caso); • Comunicación de nuestra visita a todas las Jefaturas de la entidad, con la finalidad de poder efectuar lascoordinaciones pertinentes; • Programar a la brevedad posible una reunión con los Directores y/o Gerentes de la Entidad, con la finalidad derecibir una exposición acerca del cumplimiento de los objetivos y metas previstas, problemática de la entidad y de las medidas adoptadas para darles atención. B. Durante esta fase se debe requerir la documenta- ción necesaria para concluir con la actualización del“Archivo Permanente”, y dar atención a los puntos pen- dientes resultantes del “Conocimiento y Entendimiento de las Actividades de la Entidad”. C. Es importante precisar que como resultado del trabajo realizado en gabinete, se identificaron los compo- nentes que en forma preliminar se han decidido exami-nar; en tal sentido, es necesario que desde la revisión inicial sostenida con las Jefaturas de las diferentes áreas de la entidad, se tome conocimiento de los aspectos rela-cionados con dichos componentes. Ver formato referenciado con L.7 Entrevista con fun- cionarios de la entidad examinada. CUESTIONARIO DE PREGUNTAS A SER ABSUELTAS POR FUNCIONARIOS DE PRIMER NIVEL DE LA ENTIDAD Aspectos Generales: 1. Nombres y Apellidos _________________________ 2. Profesión: ___________________________________ 3. Cargo: ______________________________________ 4. Resolución o documento de nombramiento y/o desig- nación ___________________________________________ Organización y Normativa Interna. 5. Cuenta la entidad con una estructura orgánica aprobada? 6. Cuenta la entidad con Reglamento y Manual de Organización y Funciones debidamente aprobados? 7. Con qué documento y fecha fueron aprobados? 8. Cuenta la entidad con Cuadro de Asignación de Personal aprobado? 9. Cuáles son sus principales funciones y actividades? 10. Sus funciones están consideradas íntegramente dentro del Manual de Funciones? 11. Están dentro de sus funciones y responsabilidades, labores de control concurrente o previo como: • Firmar documentos, vales recibos, etc. • Firmar cheques • Tomar arqueos 12. Es miembro de alguna comisión o comité especial? Registro de Información y Cautela. 13. Las labores de registro e información de la entidad están informatizadas total o parcialmente? 14. Utilizan en el registro e información el mismo lenguaje o software? 15. El sistema informatizado fue elaborado por el personal de la entidad? 16. Si fue elaborado por terceras personas, el diseño se elaboró en la entidad, estaba ya previamente elaborado o simplemente se implantó? 17. Participó personal de la entidad en el diseño de los programas informatizados? 18. El sistema informatizado le brinda información y/o reportes de utilidad? 19. Los sistemas presentan deficiencias que necesitan ser modificadas? 20. Los programas informáticos cuentan con sistemas de seguridad que restrinjan el acceso a la información, cuentan los sistemas con copias de seguridad?