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Pág. 186213 NORMAS LEGALES Lima, jueves 4 de mayo de 2000 c) Los dependientes1 que trabajen bajo la dirección o supervisión directa de los directores, gerentes, administra- dores de la sociedad administradora, en la medida que puedan tener acceso a información privilegiada. (Artículo 42, inciso g) de la Ley). d) Los funcionarios2 de la sociedad administradora, en la medida que puedan tener acceso a información privile- giada. (Artículo 42, inciso j) de la Ley). e) La propia sociedad administradora. f) Demás personas que considere puedan tener acceso a información privilegiada. El ámbito de aplicación de las normas internas de conducta para los custodios, deberá comprender por lo menos, a las personas que le presten servicios directa o indirectamente, respecto de la custodia para fondos mu- tuos, incluyendo al propio custodio y a sus accionistas, así como otras personas que considere puedan tener acceso a información privilegiada. Para efectos del establecimiento de las normas internas de conducta, no obstante lo señalado en el artículo 40 de la Ley, la información privilegiada comprende: a) La información relativa a las decisiones de inversión, la cual comprende las discusiones, análisis y acuerdos de inversión que realicen los miembros del comité de inversio- nes, así como la ejecución de dichas operaciones. b) La información referida a la conformación de la cartera del fondo mutuo que aún no ha sido difundida al público. c) La información que no ha sido difundida al público y que puede influir en la decisión de suscribir o rescatar cuotas como por ejemplo: conocimiento del valor de cuota, cambio de comisiones antes de su divulgación, conocimiento de rescates significativos que puedan afectar el valor de cuota, etc. Asimismo, la sociedad administradora deberá elaborar y mantener actualizada la relación de personas comprendi- das en el artículo 41, incisos b) y d) de la Ley, incluyendo sus nombres, cargos o relación, fecha de incorporación y de cese, de ser el caso. Dicha información deberá estar a disposición de CONASEV. IV. REGLAS ESPECÍFICAS (Murallas Chinas) .- La sociedad administradora y el custodio deberán esta- blecer reglas específicas que impidan el flujo indebido de información privilegiada, debiendo tomar en consideración lo siguiente: a) Establecer las medidas de seguridad o barreras de información, que eviten el flujo indebido de información privilegiada, como por ejemplo: restringir el uso de celula- res, archivo de actas u otra información relevante, restric- ciones a la presencia de personas distintas a los miembros del comité de inversiones en las sesiones que éstos realicen, restricciones de acceso a los sistemas informáticos. b) Establecer qué áreas deberán estar separadas entre sí, como por ejemplo: el lugar de sesión del comité de inversiones, el lugar de ejecución de las operaciones. c) Fijar las condiciones para que las personas compren- didas en el ámbito de aplicación puedan efectuar inversio- nes por cuenta propia en diferentes activos financieros, incluyendo la suscripción o rescate de cuotas. Estas condi- ciones pueden incluir diferentes medidas como autorizacio- nes previas, limitaciones, obligación de negociación en mecanismos centralizados de negociación o a través de determinados agentes de intermediación. d) Establecer de forma explícita, las prohibiciones seña- ladas en el artículo 43 de la Ley y las demás que considere pertinentes. Dichas prohibiciones se aplicarán a las perso- nas comprendidas dentro del ámbito de aplicación. e) Establecer mecanismos de información sobre las operaciones señaladas en el inciso c) precedente, las cuales deberán ser comunicadas al órgano de seguimiento desig- nado por la sociedad administradora y el custodio, respecti- vamente. Estos mecanismos deberán considerar aspectos mínimos como la oportunidad y el medio de comunicación. f) Establecer reglas específicas a las demás personas comprendidas en el artículo 42, incisos a) y h) de la Ley, en la medida que puedan tener acceso a información privile- giada. V. CONFLICTOS DE INTERÉS .- La sociedad administradora y el custodio, deberán con- templar como una exigencia de conducta, que las personas que participan en la gestión del fondo mutuo, así como las personas que le prestan servicios al custodio relacionados con el fondo mutuo, se obliguen a priorizar en todo momentolos intereses de éste, así como el de los partícipes, sobre sus propios intereses. A estos efectos deberá determinar en las normas inter- nas de conducta aquellos conflictos de interés genéricos o específicos en que pudieran incurrir las personas compren- didas en el ámbito de aplicación, derivados de sus relaciones familiares (p.e. que un pariente trabaje en la sección de inversiones de otra empresa), patrimonio personal (p.e. tener inversiones en activos susceptibles de ser adquiridos por el fondo mutuo) y/o cualquier otra causa, así como las medidas o restricciones a adoptar para evitarlos, tales como impedir ciertas vinculaciones laborales. VI. CONTROL INTERNO DEL CUMPLIMIENTODE LAS NORMAS INTERNAS DE CONDUCTA .- Con la finalidad de dar cumplimiento a las normas internas de conducta, la sociedad administradora y el cus- todio, deberán determinar el procedimiento de control a seguir, debiendo considerar por lo menos lo siguiente: 1. Recabar de cada una de las personas comprendidas en el ámbito de aplicación, una carta con carácter de declara- ción jurada, que contenga la siguiente información, como mínimo: a) Compromiso de no utilizar información privilegiada en su propio beneficio o de terceros. b) Obligación de preferir en todo momento los intereses del fondo mutuo y de los partícipes. c) Compromiso de no utilizar la información no pública de los partícipes del fondo mutuo, la cual comprende sus datos personales, número de cuotas suscritas, etc. d) La relación de sus parientes3, la participación en el directorio de otras compañías, la propiedad indirecta en otras compañías y los potenciales conflictos de interés en que pudieran incurrir con el fondo mutuo. La sociedad administradora y el custodio deberán seña- lar la periodicidad en la que se deberá actualizar la decla- ración jurada. No obstante, cuando se produzca algún cambio de lo señalado en el inciso d) precedente, deberá disponer su inmediata actualización. 2. Establecer el procedimiento interno de comunica- ción4 y/o autorización previa de la adquisición o enajena- ción de valores por parte de las personas comprendidas en el ámbito de aplicación. La sociedad administradora y el custodio deberán determinar al órgano responsable de canalizar la información y evaluarla, y/o otorgar la autori- zación respectiva. Para la solicitud de autorización previa deberá prever un plazo de antelación mínimo a la ejecución de la operación, así como la obligación que las solicitudes y la autorización correspondiente, deban realizarse en forma escrita. Esta información deberá incluirse en un archivo de justificantes. 3. Describir el método de control a seguir, indicando el órgano encargado de efectuar el seguimiento del cumpli- miento de las normas internas de conducta. 4. Establecer el órgano encargado de realizar las modi- ficaciones a las normas internas de conducta, las cuales deberán ser comunicadas previamente a su aplicación a CONASEV, para su conformidad. VII. REGIMEN INTERNO DE SANCIONES .- La sociedad administradora y el custodio deberán tipifi- car en las normas internas de conducta las faltas o infrac- ciones derivadas de su incumplimiento, así mismo deberá establecer un régimen de sanciones, su graduación y el órgano que será el encargado de evaluar las faltas, aplicar dichas sanciones y comunicar al responsable de control interno. El término dependientes incluye a las personas que laboran directa o indirecta- mente para la sociedad administradora, que no tienen cargos de gerencia, jefatura o similar. 2El término funcionario incluye a los gerentes, jefes y demás personas que desempeñen labores afines. 3De acuerdo a la definición del artículo 8, inciso n, de la Ley del Mercado de Valores. 4La comunicación a que se alude deberá realizarse, por lo menos, con una periodicidad mensual. 4911