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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, viernes 15 de agosto de 2008 378163 artículos y una Disposición Transitoria, de conformidad con el Anexo que forma parte integrante de la presente Resolución. Regístrese, comuníquese y publíquese. ENRIQUE VEJARANO VELÁSQUEZ Superintendente Nacional (a.i.) ANEXO PROCEDIMIENTO PARA LA RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS QUE SE TRAMITEN ANTE LA SUNAT Artículo 1º.- DEFINICIONES Para efectos del presente procedimiento, se entenderá por: a)Procedimiento administrativo: Al conjunto de actos y diligencias tramitados en las entidades, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados. b)Expediente: Al conjunto de documentos, actuaciones, solicitudes, recursos o escritos, vinculados a un procedimiento administrativo a cargo de las dependencias de la SUNAT, en ejercicio de sus facultades, conforme a lo previsto en las normas procedimentales respectivas. Este término comprende además a aquellos documentos y actuaciones que son objeto de custodia o archivo. c)Extravío: A la pérdida total o parcial del Expediente. d)Siniestro: Al daño o destrucción del Expediente por caso fortuito o fuerza mayor. e)Robo o Hurto: Al apoderamiento ilegítimo de un Expediente, habiéndose sustraído del lugar que se encuentra con violencia o sin ella. f)Deterioro: Al menoscabo parcial o total del contenido del expediente, debido al desgaste u otras circunstancias. g)Administrado: Se considera respecto de algún Procedimiento Administrativo concreto a quienes lo promuevan como titulares de derechos o intereses legítimos individuales o colectivos, o a aquellos que, sin haber iniciado el procedimiento, posean derechos o intereses legítimos que pueden resultar afectados por la decisión a adoptarse. h)Jefe : A la persona quien tiene la competencia para tramitar y resolver el expediente o quien es responsable de la custodia del mismo, o a quien se le haya delegado la fi rma para efectos de la resolución que declara el extravío, siniestro, robo o hurto de los expedientes, así como su reconstrucción. i)Encargado: Al funcionario o trabajador asignado para la realización de las investigaciones y acciones de reconstrucción de expedientes. j)Trabajador: A la persona que se encontraba en uso o a cargo del Expediente al momento de su extravío, siniestro, robo o hurto. Artículo 2º.- PROCEDIMIENTO PREVIO AL INICIO DEL PROCEDIMIENTO DE RECONSTRUCCIÓN DEL EXPEDIENTE Si luego de un requerimiento del administrado o de ofi cio el trabajador constata el extravío del expediente, deberá poner el hecho en conocimiento del Jefe mediante un Informe. El Jefe a través de memórandum designará al Encargado para el caso específi co, el cual deberá iniciar inmediatamente las investigaciones pertinentes, por un plazo máximo de cinco (5) días hábiles contados desde su designación, las que consistirán en la revisión física y documentaria de archivos, en el sistema de trámites documentarios, el Sistema de Control Administrativo de Documentos (SCAD), Sistema Integrado de Gestión y Administración Documentaria (SIGAD), la determinación de si el Expediente ha sido remitido a otras áreas, si se encuentra adjunto a los papeles de trabajo de otro Expediente, si ha sido remitido al archivo (Plan Anual de Eliminación y Transferencias de Documentos) u otras instituciones (Poder Judicial, Ministerio Público o Tribunal Fiscal), entre otras acciones. Si el Expediente fuera ubicado, el Encargado informará al Jefe, según corresponda, del hallazgo mediante Informe. Si realizada la investigación no se ubica el Expediente, el Encargado informará ello, documentando tal hecho, de ser el caso, y lo presentará al Jefe para el inicio del procedimiento de reconstrucción del mismo. En caso de siniestro del Expediente, se seguirá el mismo procedimiento antes señalado, teniendo en cuenta que: En los casos que el siniestro involucre la pérdida de no más de cinco (5) expedientes por unidad organizacional, el Encargado deberá incluir en su informe las razones y causas que han originado el siniestro y el grado de deterioro ocasionado al(los) Expediente(s), y deberá adjuntar la constancia policial, la comunicación ante la Ofi cina de Seguridad de la SUNAT, o la que corresponda a la naturaleza del siniestro, emitida por la entidad competente y que acredite el caso fortuito o fuerza mayor, así como la documentación que verifi que la preexistencia del Expediente y detalles del mismo. Asimismo, deberá adjuntarse el Expediente siniestrado, de ser posible. Cuando se haya afectado más de cinco (5) expedientes, por unidad organizacional, a lo antes señalado se deberá añadir un inventario físico, en el cual se detallará la etapa y condición de los Expedientes incursos en el siniestro, precisando de ser posible, el grado de deterioro de los mismos. El inventario constará en una acta, la misma que será suscrita por todos los Trabajadores involucrados. En caso el Trabajador detecte el robo o hurto del Expediente, deberá informar dicha situación al Jefe mediante un informe en el que precisará el estado del expediente, así como las circunstancias probables en las que se habría producido el robo o el hurto parcial o total. A dicho informe, deberá adjuntarse la constancia policial que acredite la denuncia del robo o hurto parcial o total del Expediente. El trámite de la respectiva denuncia, así como lo referente al procedimiento a seguirse, deberá realizarse previa coordinación con la División Penal de la Gerencia Procesal y Administrativa de la Intendencia Nacional Jurídica. Artículo 3º.- DELEGACIÓN Para efectos del Procedimiento de Reconstrucción del Expediente, el Jefe, mediante memorándum, podrá delegar la fi rma de las Resoluciones que correspondan expedirse en dicho Procedimiento, a los titulares de los órganos o unidades administrativas que de ellos dependan. Quien fi rme por delegación lo hará con la anotación “por”, seguido del nombre y cargo del delegante. Artículo 4º.- PROCEDIMIENTO DE RECONSTRUCCIÓN DEL EXPEDIENTE El procedimiento de reconstrucción del expediente se iniciará con la Resolución emitida por el Jefe que declara el extravío, siniestro, robo o sustracción del expediente, según corresponda, y ordena su reconstrucción. Se emitirá una resolución por cada expediente salvo que éstos correspondan a un mismo administrado, en cuyo caso podrá emitirse una sola resolución.Descargado desde www.elperuano.com.pe