NORMA LEGAL OFICIAL DEL DÍA 11 DE SEPTIEMBRE DEL AÑO 2009 (11/09/2009)

NORMAS LEGALES El Peruano Lima, viernes 11 de setiembre de 2009 402416 transparencia e igualdad de oportunidades a todos los actores del mercado, acorde con los principios y normas establecidas en el SPP. 2. Defi nición y facultades.- Serán reconocidos como veedores a aquellas personas naturales que participan, únicamente, en calidad de observadores del proceso de contratación de rentas y retiros en el SPP, con la particularidad establecida en el último párrafo del presente numeral. Los veedores tendrán por función la observación del proceso de contratación de la pensión que realicen los afi liados y/o benefi ciarios al interior del SPP, no estando facultados a intervenir en el proceso de selección que se lleve a cabo al efecto ni a mantener contacto de ningún tipo con el afi liado y/o benefi ciarios a efectos de brindarle algún tipo de asesoramiento con relación a los productos que ofrecen las empresas de seguros, con excepción de recabar la información a la que se refi ere el numeral 8. Los veedores podrán tener, adicionalmente, la condición de notarios públicos a fi n de cumplir el rol de observadores y, adicionalmente, dar fe pública respecto de las conductas que determinan el cumplimiento o incumplimiento de las disposiciones establecidas por el SPP. 3. Proceso de designación y condiciones del cargo.- Los veedores deberán ser propuestos por una o más empresas de seguros y designados por la entidad gremial que los agrupa, la que será responsable de verifi car que los veedores seleccionados reúnan las condiciones de solvencia moral e idoneidad que se requieren respecto de la labor que desarrollarán en el SPP. Del mismo modo, las empresas de seguros serán responsables de las acciones que realice el veedor propuesto y posteriormente designado, en el marco del proceso de contratación en el SPP. 4. Acreditación de los veedores ante el SPP.- La entidad gremial que agrupa a las empresas de seguros deberá remitir a las AFP y a la Superintendencia la relación de personas que desempeñarán las labores de veedores en los procesos de contratación de retiros y rentas que se celebren en el SPP, así como la empresa de seguros que la propuso, en las condiciones señaladas en el acápite siguiente. Al momento de su presentación ante la agencia de la AFP, los veedores deberán identifi carse debidamente ante los funcionarios de la Administradora. 5. Responsabilidad de las AFP y procedimiento de notifi cación.- Las AFP son responsables de brindar todas las facilidades y acceso a los veedores a fi n que cumplan su función de observadores del proceso de contratación de rentas y retiros en el SPP. Asimismo, dentro del plazo a que se refi ere el artículo 53º del Título VII del Compendio de Normas Reglamentarias del SPP -posterior a la suscripción de la Solicitud de Cotizaciones de Pensión (Sección III)-, la AFP informará a las empresas de seguros -a través de la Plataforma del Mercado Electrónico de Retiros y Rentas del SPP (MELER)- la oportunidad (lugar, fecha y hora) en la que se cite al afi liado para culminar con el proceso de contratación. La fecha y hora de cita que deberá informar la AFP deberá ser la fecha con ocasión a la apertura del Acta de Presentación de Cotizaciones (Sección IV), conforme a lo dispuesto por el artículo 54° del Título VII del Compendio de Normas Reglamentarias del SPP. Dentro de los dos días (2) siguientes a la notifi cación vía Plataforma MELER, la entidad gremial que agrupa a las empresas de seguros deberán notifi car, mediante comunicación con cargo a las AFP y a la Superintendencia, la designación de los veedores que asistirán o no a cada proceso de contratación, indicando el nombre del veedor que asistiría a cada proceso en particular. Las AFP deberán contar, en las agencias que correspondan, con lugares plenamente identifi cables al público para la celebración de la suscripción de la secciones IV y V de las solicitudes de pensión que asegure un proceso de atención adecuado a sus afi liados y/o benefi ciarios. Dichos lugares deberán publicitar, externamente y de modo visible, la relación de las citas programadas en el día, indicando su horario, para un adecuado seguimiento del proceso de selección de cotizaciones por parte de los veedores. La AFP deberá garantizar que el proceso de selección de cotizaciones asegure las condiciones de imparcialidad exigidas, bajo apercibimiento de sanción en caso ello no se cumpla a cabalidad. 6. Reprogramación de citas.- En caso el proceso de contratación no culminara -es decir, no se suscribiera la Sección V: Producto Previsional Elegido- inmediatamente después de la apertura del Acta de Presentación de Cotizaciones (Sección IV), la AFP deberá levantar un acta en la que se señale dicha situación e indicar la nueva fecha y hora en la que se culminará efectivamente con el proceso de contratación (Sección V). Cabe señalar que, la nueva cita se otorgará siempre en fecha posterior y deberá remitirse oportunamente, a las empresas de seguros y a la entidad gremial que agrupa a estas, con copia a esta Superintendencia, al menos, con tres (3) días de anticipación de la nueva fecha a través de un medio que acredite objetiva e indubitablemente su notifi cación. Para todos los casos, las administradoras deberán conceder un tiempo de tolerancia de quince (15) minutos a los afi liados y/o benefi ciarios para la celebración de las citas programadas. La Superintendencia, podrá establecer, alternativamente, que los procedimientos de comunicación de las citas a la entidad gremial que agrupa a las empresas de seguros y a éstas se lleven a cabo bajo la Plataforma MELER. 7. Mecanismos de grabación (video y audio) durante el proceso de contratación de pensiones al interior del SPP.- Las AFP deberán implementar mecanismos de grabación (video y audio), de manera obligatoria, durante el proceso de contratación de pensiones –Secciones IV y V- con la fi nalidad de poder monitorear que los procesos de contratación se efectúen acorde con los principios y normas establecidas en el SPP. La Superintendencia establecerá, las condiciones en las que las AFP implementarán las grabaciones durante el proceso de contratación antes señalado, con sujeción a lo que se establezca en el numeral 12 de la presente circular. 8. Reportes presentados a la Superintendencia y acciones de supervisión.- Las actas preparadas por los veedores deberán consignar a todas las personas que estuvieron presentes en el proceso de contratación de pensión, indicando nombres, DNI y relación con el afi liado y/o benefi ciario. Por otro lado, los reportes presentados por alguna empresa de seguros que denuncien sucesos irregulares encontrados en los procesos de contratación deberán ser presentados ante la Superintendencia, los que serán materia de evaluación en las acciones de supervisión que realiza este organismo de control. Dichos reportes, deben precisar el hecho o conducta que constituye el suceso a informar con la debida individualización de los participantes. La Superintendencia se encuentra facultada a establecer las medidas administrativas que considere necesarias en aquellos casos en los que los reportes presentados contengan una denuncia indebidamente sustentada o con falta de acreditación. La remisión de reportes efectuados por notarios públicos designados como veedores, brindarán fe pública de los hechos reportados respecto de las conductas que determinan el cumplimiento o incumplimiento de las disposiciones establecidas por el SPP. 9. Responsabilidad administrativa durante el proceso de contratación en el SPP.- Producto de alguna medida de supervisión, programada o no, la Superintendencia verifi cará el estricto cumplimiento –por parte de las AFP y las empresas de seguros- de la normativa del SPP y en particular, aquella relacionada a la contratación de productos previsionales. Los veedores que participen del proceso de selección de cotizaciones en el SPP, deberán velar porque los procedimientos llevados a cabo por la AFP se ajusten estrictamente a las disposiciones del SPP y, en particular, a las instrucciones previstas en los numerales 5, 6, 7 y 8 de la presente circular, especialmente en aquellos aspectos