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/G50/GE1/G67/G2E/G20 /G32/G35/G32/G35/G31/G30 /G4E/G4F/G52/G4D/G41/G53/G20/G4C/G45/G47/G41/G4C/G45/G53 Lima, sábado 4 de octubre de 2003 H. EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTROL 1. El seguimiento del avance de las Acciones de Control Posterior es una función permanente y sistemática a cargo de los Jefes de OCI de Entidades, Sector o Región, correspon- diendo la supervisión de éste a las unidades orgánicas delínea de la Contraloría General, de tal modo que permita deter- minar de ser el caso, las desviaciones producidas en la ejecu- ción, para la adopción oportuna de los correctivos necesarios. 2. Las Acciones de Control Posterior que se efectúan en aplicación del porcentaje de 20% reservado para Encargos, se consideran no programadas, debiendo coordinarse previamentea su ejecución con la unidad orgánica de línea correspondien- te de la Contraloría General e informar en forma oportuna al ente técnico rector, su inicio tanto en forma impresa como endiskette, conteniendo la información registrada en el Formato A-1 "Programación de Acciones de Control Posterior". 3. Los OCI podrán solicitar la modificación de su Plan Anual de Control aprobado, siempre que existan razones justificadas de interés institucional, como por ejemplo: reorganización insti- tucional, fusión de entidades, absorción, entre otras; para locual solicitarán y sustentarán la modificación a la Contraloría General, debiendo seguirse el procedimiento de evaluación y aprobación establecido en la presente directiva. En los casosque no lo amerite a criterio del ente técnico rector, será dene- gado el requerimiento de modificación de la programación ini- cial. Cuando se supere el porcentaje de 20% asignado a Encargos de Acciones de Control Posterior, y el ente técni- co rector disponga que el OCI efectúe una Acción de Con-trol adicional no programada, afectando su programación anual, el OCI deberá solicitar la modificación de su Plan Anual a la Contraloría General de la República. 4. Las Acciones de Control Posterior que se encuentren en situación de "Pendientes" a la fecha de elaboración del pro- yecto de Plan Anual de Control (y se determine que no podránser iniciadas durante el año), podrán ser "Canceladas" e incor- poradas en la programación del año siguiente, de considerarlo pertinente. Asimismo, las Acciones de Control Posterior y Acti-vidades de Control que se encuentren en situación de "Pen- dientes" al 31 de diciembre de cada año de ejecución, debe- rán ser "Canceladas" y registradas como tal en el SAGU". 5. La ejecución de las Acciones de Control Posterior se registrará de acuerdo a lo establecido en el Formato B-1 "Estado de Ejecución de las Acciones de Control Poste-rior" que forma parte de la presente Directiva. En el referido formato, se consignará en tanto por ciento, el grado de avance obtenido por cada una de las Acciones deControl Posterior durante cada trimestre, considerándose que: - Las Acciones de Control Posterior que se encuentran en situación de "En Proceso" y "Suspendidas" presentan un avance mayor a 0% y menor a 100%. - Una Acción de Control que se encuentra en situación de "Concluida" presenta un valor de 100%. - Una Acción de Control que se encuentra en situación de "Pendiente" presenta un valor de 0%. 6. La ejecución de las Actividades de Control se regis- trará de acuerdo a lo establecido en el Formato B-2 "Esta-do de Ejecución de las Actividades de Control" que forma parte de la presente Directiva. En el referido formato, se consignará en tanto por cien- to, el grado de avance obtenido por cada una de las Acti- vidades de Control Posterior durante cada trimestre, consi- derándose que: - Las Actividades de Control que se encuentran en situación de "En Proceso" y "Suspendidas" presentan unavance mayor a 0% y menor a 100%. - Una Actividad de Control que se encuentra en situación de "Concluida" presenta un valor igual o mayor de 100%. - Una Actividad de Control que se encuentra en situa- ción de "Pendiente" presenta un valor de 0%. I. EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE LA EJECU- CIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTROL La evaluación del cumplimiento del Plan Anual de Control es el análisis periódico trimestral para determinar las metas logradas, comparándose la ejecución respecto a su programa- ción, la cual busca la adopción oportuna de las acciones nece-sarias para corregir los desfases identificados. El grado de avance de ejecución de la Acción de Con- trol Posterior en su conjunto se registra en el Formato B-1,y se informará según los siguientes parámetros:Grado de Avance de la Etapa Ejecución Planificación Específica De 0% a 20% Ejecución Mayor a 20% hasta 80% Elaboración y Aprobación del Informe Mayor a 80% hasta 100% En la evaluación, se emplearán los indicadores de "Efi- cacia de la Ejecución" y "Desempeño", los cuales quedan definidos de la siguiente manera: Indicador de Eficacia de la Ejecución: Relaciona el gra- do de avance de la ejecución de las Acciones de Control Posterior programadas que se encuentran "Concluidas", "En Proceso" y "Suspendidas", respecto a la meta progra- mada de Acciones de Control Posterior. Grado de avance de la ejecución de las Acciones de Control Posterior Programadas EFICACIA ("Co ncluidas", "En Proceso" y "Suspendidas") DE LA = —————————————————————- EJECUCIÓN (Nº Acc. de Contr. Programadas = Meta) Indicador de Desempeño: Relaciona el grado de avan- ce de la ejecución de las Acciones de Control Posterior Iniciadas y que se encuentran "Concluidas", "En Proceso" o "Suspendidas", respecto al total de las Acciones de Con- trol Posterior que se han iniciado en el período (tanto pro- gramadas como no programadas). Grado de avance de la ejecución de las Acciones de Control Posterior Iniciadas Programadas y No Programadas ("Concluidas", "En Proceso" y "Suspendidas") DESEMPEÑO = ——————————————————————— Nº Total de Acciones de Control Posterior Iniciadas Programadas y No Programadas Para fines de la evaluación de cumplimiento, se de- berá considerar en el momento de registro en los For- matos B-1 y B-2 del SAGU, que para la Evaluación al 1er., 2do., 3er., y 4to. trimestre del año, la Fecha de Avance de la ejecución a ser registrada en el SAGU será : 31 de marzo, 30 de junio, 30 de setiembre y 31 de diciembre respectivamente. La evaluación trimestral del Plan Anual de control se presentará en las fechas siguientes: Período de Evaluación Fecha de Presentación Enero-Marzo 01.ENE - 31.MAR 15 de abril Abril-Junio 01.ENE - 30.JUN 15 de julio Julio-Setiembre 01.ENE - 30.SET 15 de octubre Octubre-Diciembre 01.ENE - 31.DIC 15 de enero del año siguiente a su ejecución Los Órganos de Control Institucional de los órganos desconcentrados que son Unidades Ejecutoras del Sector o Región (excepto el Ministerio de Defensa y sus órganos desconcentrados), deberán remitir la Evaluación de sus Acciones de Control Posterior y Actividades de Control al Sector o Región, dentro de los 5 días de vencido el trimes- tre a ser evaluado. I.1 Estructura y Contenido del documento "Evalua- ción de Cumplimiento del Plan Anual de Control" Los OCI deberán elaborar la evaluación de cumplimien- to del Plan Anual de Control, en base a la estructura y contenido siguientes: EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN ANUAL DE CONTROL - Introducción - Evaluación de Cumplimiento de Metas (Formato B-1 y B-2) - Conclusiones / Recomendaciones