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/G50/GE1/G67/G2E/G20 /G32/G36/G36/G36/G37/G33 /G4E/G4F/G52/G4D/G41/G53/G20/G4C/G45/G47/G41/G4C/G45/G53 Lima, viernes 16 de abril de 2004 CAPÍTULO II DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Artículo 24º.- ACTIVIDADES PREVIAS A LA CERTI- FICACIÓN DE DOCUMENTOS CUANDO ÉSTA SE REA- LIZA A PETICIÓN DE PARTE 24.1 UNIDAD16 DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA a. Recepciona la solicitud escrita del administrado en la que éste señale con claridad el(los) documento(s) del(delos) cual(es) desea obtener copia certificada. Cuando un administrado 17 presenta una solicitud a nom- bre de otra persona o de una persona jurídica debe de es-tar premunido de una carta poder con firma del interesado que contenga la información siguiente: (1) Apellidos y nombres completos del poderdante y del apoderado. (2) Domicilio del poderdante. (3) Número del documento de identidad del poderdante. (4) Objeto y alcances del poder otorgado.(5) Fecha y lugar de otorgamiento del poder b. Registra la información de acuerdo a las normas y disposiciones establecidas para la administración documen- taria y adjunta la carta poder original o copia autenticada. c. Entrega el documento al funcionario responsable de asig- nar los documentos de acuerdo a la responsabilidad funcional. 24.2 UNIDAD DE ARCHIVO PERIFÉRICO O CEN- TRAL a. Ubica el(los) documento(s) solicitado(s). b. Obtiene copia fotostática. c. Estampa sello o por los medios más adecuados en el reverso de la copia obtenida se señala lo siguiente: Es copia fiel del documento que se ha tenido a la vista. d. Se entrega a la autoridad administrativa competente el(los) documento(s) del archivo cuya copia(s) certificada ha(n) sido solicitada(s) por el administrado y la(s) copia(s) obtenida(s). Artículo 25º.- ACTIVIDADES PREVIAS A LA CERTI- FICACIÓN DE DOCUMENTOS CUANDO ÉSTA SE REA- LIZA EN CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DELCARGO: a. Emitida la Resolución Suprema, Ministerial o Direc- toral pertinente el servidor encargado obtiene la cantidad de fotocopias que sean necesarias. b. Estampa sello o por los medios más adecuados en el reverso de la copia obtenida se señala lo siguiente: Es co- pia fiel del original. c. Se entrega a la autoridad administrativa competente las fotocopias que serán certificadas. Artículo 26º.- AUTORIDAD ADMINISTRATIVA COM- PETENTE a. Recepciona los documentos. b. Revisa, coteja y comprueba personalmente que el contenido de la(s) copia(s) coincida(n) con el del documento que se tiene a la vista o se encuentra en el archivo. c. Estampa firma y coloca sello de postfirma. 18 d. Devuelve a la unidad de Archivo Periférico o Central. Artículo 27º.- ACTIVIDADES POSTERIORES A LA CERTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 27.1 La Unidad de Archivo Periférico o Central realiza lo siguiente: a. Recepciona la documentación. b. Formula cargo y entrega a la Unidad de Administra- ción Documentaria. 27.2 La Unidad de Administración Documentaria o la que hace sus veces realiza las actividades siguientes: a. Recepciona la documentación. b. Formula cargo. c. Indica al administrado solicitante registre su firma tal como figura en el Documento Nacional de Identidad, Car- né de Identidad PNP o Tarjeta de Identidad Personal o pro- cede a la distribución de las copias certificadas a las de-pendencias que corresponde. d. Entrega la(s) copia(s) certificada(s) solicitada(s) previa presentación del recibo de pago del Banco de la Nación porderecho de tramitación relativo al acceso a la información establecido en el respectivo Texto Único de Procedimientos Administrativos del Ministerio del Interior (TUPA-IN) . CAPÍTULO III DE LAS FUNCIONES, OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES DEL PERSONAL QUE INTERVIENE EN EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN Artículo 28º.- DE LAS FUNCIONES a. Recepcionar la solicitud de los administrados. b. Revisar, cotejar y comprobar que el contenido de una copia coincida con el documento cuyo original se tiene a la vista o que obra en el archivo o expediente. c. Exigir la presentación de carta poder cuando el ad- ministrado que solicita la copia certificada no es el propio interesado o representa a una persona jurídica. d. Certificar mediante firma y postfirma que el contenido de una copia coincide con el documento cuyo original se tie- ne a la vista o que se encuentra en el archivo o expediente. Artículo 29º.- DE LAS OBLIGACIONES a. Certificar copias de documentos que obran en los archivos, previa determinación de si el particular es el inte- resado directo en un proceso o que acredite ser titular de un derecho o de intereses que pudieran ser afectados porel acto administrativo. b. Conocer exhaustivamente las labores del cargo y ca- pacitarse para un mejor desempeño. c. Observar buen trato hacia los administrados. d. Cumplir con puntualidad y responsabilidad con el horario de atención establecido por el Director General respectivo. Artículo 30º.- DE LAS PROHIBICIONES a. Certificar copia(s) de documentos con información secreta o información reservada sin que haya transcurridoel tiempo establecido o haya desaparecido la causa que motivó dicha clasificación, salvo que en forma parcial for- me parte de un documento. b. Certificar copia(s) de Resoluciones Ministeriales o Reso- luciones Supremas o Decretos Supremos. El Secretario Gene- ral del Ministerio del Interior o de la Policía Nacional del Perúson los únicos funcionarios funcionalmente competentes para certificar copia(s) de los documentos anteriormente señalados. c. Solicitar un donativo, una promesa o cualquiera otra ventaja a los administrados para favorecer u omitir el cum- plimiento de las funciones del cargo. d. Colocar su sello y firma sobre carillas en blanco.e. Permitir que los sellos (de certificación, postfirma y redondo) sean utilizados por otras personas y para fines distintos a los que están destinados. f. Certificar copias legibles con borrones y enmendadu- ras y los ilegibles. ANEXO Nº 01 FORMATO HOJA DE INFORMACIÓN BÁSICA 1. DATOS GENERALES: (1) Apellidos y Nombres Fecha de Nacimiento Tiempo de Servicio al Estado Tiempo de Servicio en el MININTER 2. CARGO CLASIFICADO Y FUNCIONAL ACTUAL: (2) 3. ESTUDIOS: (3) Profesionales Técnicos Capacitación 16El término unidad es empleado en el sentido más amplio. Puede corresponder a la denominación de Secretaría General, Oficina, Unidad o simplemente Mesa de Partes. 17Artículo 115.1 de la Ley del Procedimiento Administrativo General - Ley Nº 27444 18En el caso que la copia a certificar contenga varios folios, el funcionario rubricará cadauna de las páginas, colocará el sello redondo y la fecha. Al final del documento se estampará el sello de certificación, firma completa, postfirma, sello redondo y fecha.