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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, jueves 1 de abril de 2010 416569 o benefi ciario, adjuntando la documentación sustentatoria pertinente, dentro del plazo mencionado en la póliza y certifi cado correspondiente, conforme a la normatividad vigente. El cargo de la respuesta brindada al asegurado deberá incorporarse al expediente de la póliza. Respecto de los siniestros que las empresas determinen que no cumplen con las condiciones para su cobertura, deben de ser reportados a esta Superintendencia conforme a lo establecido por la Circular N° S-610-2004 y sus normas modifi catorias. 13. Gestión de Riesgos de Cauciones Las empresas deberán establecer estrategias, políticas y procedimientos (i) para la suscripción y seguimiento de las cauciones; (ii) para la evaluación, califi cación, seguimiento y recuperación de las contragarantías; las que deberán estar aprobadas por el Directorio y ser evaluadas al menos una vez al año. Dicha evaluación estará sustentada por el Informe que deberá emitir la Unidad de Riesgos. Asimismo, deberá contar con manuales, aprobados por el Directorio, que contengan las citadas políticas y procedimientos, así como los criterios sobre los límites de responsabilidades asumidas. Los manuales antes señalados deberán cubrir al menos los siguientes aspectos: a) Emisión: (i) Políticas para defi nir la aceptación de riesgos (ii) Límites o prioridades para aceptación de riesgo en función a estructura jerárquica (iii) Mecanismos idóneos que permitan determinar la existencia o materialización del siniestro (iv) Políticas y Procedimiento para constitución de contragarantías b) Seguimiento: (i) Políticas de seguimiento del riesgo asumido (ii) Procedimiento de requerimiento de información al tomador o contratante para efectuar el seguimiento requerido. c) Renovación: Políticas y Procedimiento para comunicación oportuna con el asegurado o benefi ciario. d) Pago: Políticas y Procedimiento para la atención y pago del siniestro e) Reclamo: (i) Políticas de atención de reclamos, debiendo establecerse la independencia de funciones del área de atención de reclamos respecto al área de atención de siniestros. (ii) Procedimiento para archivo de información en expediente documentado. f) Recuperación: Procedimientos para la ejecución de las contragarantías u otros medios de recuperación de acreencias. Complementariamente, las empresas de seguro deberán contar con sistemas informáticos que permitan un adecuado registro y control de las pólizas emitidas y renovadas, con mecanismos de seguridad que eviten registrar información con fecha valor atrasada o efectuar modifi caciones sin guardar el historial correspondiente. 14. Registro contable de los siniestros e información de los siniestros rechazados Las empresas deberán registrar contablemente las solicitudes de ejecución de las garantías en su fecha de presentación por los asegurados o benefi ciarios, acompañadas de la documentación sustentatoria. La cuantifi cación del monto a registrar debe estar sustentada en estudios que permitan determinar de manera razonable el monto a pagar generado por el presunto incumplimiento del contratante o tomador. Las contragarantías entregadas por el contratante podrán ser deducidas del monto provisionado en el pasivo según lo indicado anteriormente, en la medida que sean de inmediata realización. Para tales efectos, la estimación del importe de realización de las referidas contragarantías, deberá estar sustentado adecuadamente, tomando en cuenta lo señalado en el numeral precedente. En caso el pago del siniestro se vea afectado por algún mecanismo de solución de controversias o litigios en el Poder Judicial, el registro de la obligación de pago por parte de la empresa deberá mantenerse vigente, sobre la base de informes legales que acrediten la situación de la controversia o litigio, situación que puede determinar el ajuste de la cuantía inicial, bajo responsabilidad de la empresa. Artículo Segundo.- Efectuar las siguientes modifi caciones al Reglamento de Sanciones aprobado por Resolución SBS N° 816-2005, según se indica a continuación a) Incorporar las siguientes infracciones en las secciones I, y II, del Anexo 3 “Infracciones específi cas del Sistema de Seguros”: Sección I: Infracciones Leves - Emitir pólizas de caución sin haber requerido previamente a los contratantes o tomadores la documentación sustentatoria que acredite la naturaleza de la obligación garantizada y/o no haber evaluado los antecedentes y características del contratante, conforme a lo establecido en el Reglamento de Pólizas de Caución. - No comunicar al asegurado o benefi ciario, según corresponda, las condiciones relevantes bajo las cuales se emitan las pólizas de caución, a través del correspondiente certifi cado de garantía y/o carta complementaria, según corresponda. - No ejecutar las pólizas de caución de acuerdo a las condiciones que se hubieran pactado y/o inobservando el marco normativo vigente. - No contar con un sistema de archivo ordenado de los expedientes correspondientes a las pólizas que hayan emitido, que permita contar con toda la información y documentación objeto del Reglamento de Pólizas de Caución. - Incumplir los requerimientos establecidos en las normas dictadas por la Superintendencia para la renovación de las pólizas. - No establecer políticas y/o procedimientos para la renovación de las pólizas de seguro, de acuerdo a las exigencias y requerimientos establecidos en las normas dictadas por la Superintendencia. Sección II: Infracciones Graves - Rechazar solicitudes de ejecución cobertura de seguros sin cumplir con remitir las respectivas comunicaciones de rechazo sustentando tal decisión y/o dentro del plazo establecido en la póliza o certifi cado de garantía, conforme a la normatividad vigente. - No establecer las estrategias, políticas y procedimientos para la gestión de riesgos de cauciones y/o no contar con los respectivos manuales debidamente aprobados, en ambos casos, de acuerdo a los requerimientos establecidos en las normas dictadas por la Superintendencia. - No registrar contablemente, como siniestros, las solicitudes de ejecución de las pólizas de caución, de acuerdo a los requerimientos de las normas emitidas por la Superintendencia. b) Modificar el numeral 14 de la Sección II, del Anexo 3 “Infracciones específi cas del Sistema de Seguros con el texto que se indica a continuación: 14) Emitir pólizas de seguros y/o certifi cados de garantía y/o certifi cados de seguros que no cumplan con los requisitos mínimos de información y características establecidos en la Ley General y la correspondiente reglamentación emitida por esta Superintendencia. c) Modifi car el numeral 1 de la Sección III del Anexo 3 “Infracciones específi cas del Sistema de Seguros con el texto que se indica a continuación: 1) Exigir a los asegurados o benefi ciarios de los contratos de seguros, el cumplimiento de condiciones no previstas legal o contractualmente para el pago de las indemnizaciones, así como utilizar prácticas que persigan evitar o dilatar injustifi cadamente el cumplimiento de obligaciones nacidas del contrato de seguros. Sanción Específi ca: Revocación de autorización de la empresa para operar en el ramo que se comprueba la conducta infractora.