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/G50/GE1/G67/G2E/G20 /G32/G39/G30/G30/G34/G34 /G4E/G4F/G52/G4D/G41/G53/G20/G4C/G45/G47/G41/G4C/G45/G53 Lima, sábado 2 de abril de 2005 c. Establecer mecanismos de coordinación, comuni- cación y participación individual o conjunta, con las enti-dades e instituciones involucradas en la problemáticaambiental. d. Establecer mecanismos de comunicación con las autoridades públicas competentes, respecto a la res-puesta ante eventuales emergencias y otras contingen-cias. Documentación de la gestión ambientalLa entidad debe documentar y mantener en archivo físico y/o digital, lo siguiente: 9. Descripción y documentación adecuada de los prin- cipales elementos, componentes o procesos de la ges-tión ambiental, asegurándose que dicha documentaciónsea legible, fechada en cuanto a su formulación, revisióny aprobación, y fácilmente identificable. 10. Orientación sobre la documentación relacionada o indicaciones para poder obtener información detalladasobre el funcionamiento de dichos procesos y el impac-to real o potencial que pueden generar en el ambiente.La documentación relacionada puede incluir, entre otros: a. Información de los procesos b. Organigramasc. Normas internas y procedimientos de operaciónd. Planes de emergencia. 11. Establecer y mantener actualizados los procedi- mientos y responsabilidades relativos a la elaboración ymodificación de los distintos tipos de documentos. Control de la documentaciónLa entidad debe establecer y mantener procedimien- tos para el control y seguimiento de los documentosconcernientes a la gestión ambiental, para asegurar que: 12. Sean conservados en buenas condiciones, de manera ordenada, archivados por un período determi-nado, y puedan ser fácilmente localizados. 13. Puedan ser examinados periódicamente, revisa- dos y aprobados por personal autorizado. 14. Las versiones vigentes de los documentos res- pectivos estén disponibles en los lugares donde se lle-ven a cabo operaciones de gestión ambiental. 15. Los documentos obsoletos se retiren oportuna- mente de los lugares de distribución y uso, evitando quese haga un uso inadecuado. 16. Los documentos obsoletos que se guarden con fines legales o de conocimientos, sean adecuada y fácil-mente identificables. Control operacionalLa entidad debe identificar aquellas operaciones y ac- tividades que estén asociadas a los aspectos ambienta-les, conforme a su política, objetivos y metas, mediante: 17. El establecimiento, mantenimiento y operación de procedimientos documentados para cubrir situacionesen las que su ausencia podría llevar a desviaciones dela política, objetivos y metas ambientales. 18. El establecimiento y mantenimiento de procedi- mientos relacionados con aspectos ambientales identifi-cables en los bienes y servicios utilizados por la entidad,y la comunicación de los procedimientos y requisitospertinentes a los proveedores y contratistas. Preparación y respuesta ante emergenciasLa entidad debe:19. Establecer y aplicar procedimientos para identifi- car y responder ante riesgos potenciales y situacionesde emergencia, y para prevenir y mitigar los impactosambientales que dichos incidentes ocasionen. 20. Examinar y revisar cuando sea necesario, los proce- dimientos de preparación y respuesta ante emergencias.21. Comprobar periódicamente tales procedimientos, a través de simulacros o ensayos. 800-04 VERIFICACIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA La entidad debe establecer y mantener procedimien- tos documentados para el seguimiento y medición de lasprincipales características de sus actividades, la eva-luación periódica del cumplimiento de la normativa am-biental, la investigación de las desviaciones, la imple-mentación de acciones correctivas y preventivas, la ade-cuación y conservación de los registros ambientales,así como la programación de auditorías periódicas so-bre la gestión ambiental. Comentario:La verificación y acción correctiva debe realizarse teniendo en cuenta lo siguiente: Seguimiento y mediciónLa entidad debe asegurarse que:1. Se establezcan y mantengan procedimientos do- cumentados para efectuar el seguimiento y la mediciónen forma periódica, de las características de sus opera-ciones y actividades, que puedan ocasionar impactosambientales. Esto debe incluir el registro de la informa-ción de seguimiento del funcionamiento de los controlesoperacionales pertinentes y de la conformidad con losobjetivos y metas ambientales de la entidad. 2. Los equipos de seguimiento estén calibrados y reciban periódicamente mantenimiento preventivo y ope-rativo. Los registros de este proceso deben conservar-se de acuerdo con los procedimientos de la entidad. 3. Se establezca y mantenga un procedimiento docu- mentado para la evaluación periódica del cumplimientode la legislación y reglamentación ambiental y de losrecursos naturales. Desviaciones, acción correctiva y acción preven- tiva La entidad debe asegurarse que:4. Se establezcan y mantengan procedimientos que definan la responsabilidad y la autoridad para manejar einvestigar las desviaciones, llevando a cabo accionesencaminadas a mitigar cualquier impacto ambiental ne-gativo generado, así como para iniciar y completar lasacciones correctivas y preventivas apropiadas a la mag-nitud del problema. 5. Se implemente y registre, en los procedimientos documentados, cualquier cambio que resulte como con-secuencia de las acciones correctivas y preventivas. RegistrosLa entidad debe asegurarse que:6. Se establezcan y mantengan procedimientos para la creación, identificación, conservación y utilización delos registros ambientales, incluyendo los de capacita-ción y resultados de auditorías. 7. Los registros sean legibles y fácilmente identifica- bles desde el inicio hasta el término de la actividad, pro-ducto o servicio implicado; que sean archivados, con-servados y protegidos contra daños, deterioro o pérdi-da, por un plazo determinado, de forma tal que puedanrecuperarse fácilmente, y sean suficientes para demos-trar el grado de cumplimiento de los objetivos y metasplanificados y/o el desempeño de la gestión ambientalante revisiones o auditorías. Pudiendo incluir entre otros: a. Información sobre la legislación ambiental aplica- ble u otros requisitos. b. Registro de quejas.c. Registros de formación, capacitación y entrena- miento. d. Información sobre procesos.