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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, jueves 21 de diciembre de 2006 335081 confi rmación de las cuentas por cobrar y por pagar; inventario físico de existencias, de bienes muebles e inmuebles, etc.). 4.2.5 Informes de Auditoria Interna y Externa, y los exámenes especiales practicados a la información fi nanciera y presupuestaria hasta la fecha de transferencia. 4.2.6 Carpetas con la información fi nanciera y presupuestaria de periodicidad anual, trimestral o semestral, según corresponda, presentadas a la Contaduría Pública de la Nación, hoy Dirección Nacional de Contabilidad Pública, así como de cualquier otra información que de acuerdo a la normatividad vigente, estén obligados a presentar; adjuntando copia de los o fi cios y de la Hoja de Recepción. 4.2.7 Informe sobre Contingencias, cuanti fi cables o no. 4.2.8 Informe sobre litigios judiciales en proceso, en ejecución de sentencia y en situación de cosa juzgada, con el visto bueno del Asesor Jurídico o funcionario quien haga sus veces. 4.2.9 Remisión del Reporte de Cuentas de Gestión de Operaciones Recíprocas entre entidades y empresas del Sector Público, a la fecha de transferencia, debiendo entregar dicha información en forma detallada a la nueva Administración Regional. 4.2.10 En caso de contar con empresas regionales fi nancieras y/o no fi nancieras, así como Organismos Públicos Descentralizados, debe consignarse los datos siguientes: - Dirección de la Empresa u Organismo - Número de teléfono- Número de RUC- Datos del Directorio- Nombre del representante legal actual.- File que contenga la documentación legal de constitución de la entidad o empresa. La Subgerencia de Contabilidad o la dependencia que haga sus veces brindará a las autoridades electas, toda la orientación que requiera, así como las facilidades del caso para que el proceso de transferencia se realice en forma ordenada y transparente. 4.3. LA INFORMACIÓN A QUE SE REFIERE EL NUMERAL 4.2 DEBE ESTAR SUSTENTADA CON LA DOCUMENTACIÓN QUE GENERAN LAS DIFERENTES ÁREAS DEL GOBIERNO REGIONAL, TAL COMO SE DETALLA A CONTINUACIÓN: 4.3.1 SUBGERENCIA DE CONTROL PATRIMONIAL El Subgerente de Control Patrimonial o quien haga sus veces, deberá brindar la documentación sustentatoria, que se detalla a continuación: - Inventario físico de los bienes muebles e inmuebles con que cuenta la entidad, incluyendo bienes no depreciables. - Hoja del cálculo de la depreciación de bienes del activo fi jo, con identi fi cación por cada uno de los ítems que lo conforman. Para la veri fi cación del inventario físico de los bienes patrimoniales, las autoridades electas podrán contar con el apoyo de profesionales expertos en la materia, de considerarlo necesario, adicionando las actas de conciliación con la Subgerencia de Contabilidad de la entidad, o la dependencia que haga sus veces. 4.3.2 SUBGERENCIA DE ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS AUXILIARES (LOGÍSTICA) El Subgerente de Abastecimientos y Servicios Auxiliares de la entidad o quien haga sus veces, deberá conservar y brindar, según corresponda, la documentación sustentatoria que se detalla a continuación: - Órdenes de Compra, Órdenes de Servicio, Notas de Entrada al Almacén, Pedido Comprobante de Salida, entre otros documentos, que se generen en el área, archivados y ordenados cronológica y numéricamente. - Inventario de las existencias en el almacén de la entidad. - Informe de mermas o desvalorización de existencias. 4.3.3 SUBGERENCIA DE TESORERÍA El Subgerente de Tesorería de la entidad o quien haga sus veces, deberá brindar la documentación sustentatoria que se detalla a continuación:- Saldos de las cuentas corrientes bancarias a la fecha de transferencia, así como los talones de los cheques utilizados, incluyendo la última chequera. - Extractos bancarios de todas las cuentas corrientes por Fuentes de Financiamiento: Canon, Sobrecanon, Regalías, Participación en Renta de Aduanas, Recursos Directamente Recaudados, entre otras; para facilitar la elaboración de las conciliaciones bancarias, en los plazos establecidos para el proceso de transferencia y en el cronograma de cierre contable. - Detalle de los cheques en tránsito, cheques en cartera, entre otros, indicando los trámites y procesos efectuados al respecto. - Los Comprobantes de Pago deben permanecer adecuadamente archivados, en orden cronológico, con la documentación sustentatoria original (facturas, boletas, contratos, valorizaciones, resoluciones, etc.). - Los Recibos de Ingreso, Convenios, Cartas Fianza recibidas o entregadas, Cartas de Garantía de proveedores y contratistas, entre otros, que correspondan al área, tendrán el mismo tratamiento que los Comprobantes de Pago. 4.3.4 SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS El Subgerente de Recursos Humanos de la entidad o quién haga sus veces, deberá brindar la información relacionada con el personal de la entidad, así como el cálculo de Bene fi cios Sociales de los trabajadores, entre otros. 4.3.5 GERENCIA REGIONAL DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL El Gerente Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial de la entidad o quien haga sus veces en el Pliego, deberá brindar la información relacionada con la formulación de los estados presupuestarios que se detalla: - Informe y documentación sustentatoria del Presupuesto Institucional de Apertura – PIA, aprobado para el ejercicio 2006 y de las modi fi caciones que se hubieran efectuado, indispensables para la formulación y presentación de los Estados Presupuestarios. - Los Estados Presupuestarios: - Programación del Presupuesto de Ingresos PP-1 - Programación del Presupuesto de Gastos PP-2- Clasi fi cación Funcional del Gasto EP-3 - Distribución Geográ fi ca del Gasto EP-4 - Anexos- Información Complementaria - Hoja de Conciliación del Marco Legal del Presupuesto al Primer Semestre del ejercicio respectivo, realizada con la Dirección Nacional de Contabilidad Pública. - Los o ficios y carpetas de la información presupuestaria, que contienen los presupuestos institucionales de apertura, modi fi caciones, entre otros, presentados a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo a la normatividad vigente, deben ser conservados por el tiempo no menor de diez años, de conformidad con lo establecido por el literal c) del artículo 38° de la Ley Nº 28708 - Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. 4.3.6 GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUC- TURA El Gerente Regional de Infraestructura de la entidad o quien haga sus veces deberá brindar la información relacionada a la ejecución de obras, mantenimiento y liquidación de obras ejecutadas por administración directa, por contrata o cualquier otra modalidad prevista, de acuerdo a las normas legales vigentes, entre otros, que le corresponda. 5. INFORMACIÓN A PRESENTAR PARA LA CUENTA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Las autoridades regionales electas y reelectas que asuman funciones, tienen responsabilidad en la presentación de la rendición de cuentas al Órgano Rector del Sistema Nacional de Contabilidad, para la elaboración de la Cuenta General de la República; por lo que deberán brindar a la Subgerencia de Contabilidad del Gobierno Regional o quien haga sus veces, todo el apoyo necesario para el proceso de cierre contable.