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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, domingo 30 de diciembre de 2007 362278 Administración Pública” y Directiva N° 003-82-INAP/DNR “Normas para la Formulación, Aplicación, Evaluación y Actualización de Políticas de Gestión Institucional” que establecen que el ROF es un documento que formaliza la estructura de organización y funciones, así como el de precisar las responsabilidades en forma coherente de las acciones de dirección y control. Al respecto, se precisa que estos hechos se generaron debido a que la Gerencia de Planeamiento, Presupuesto y Racionalización encargada de efectuar el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) omitió e inobservó la duplicidad de funciones entre las dos áreas en el logro de alcanzar los objetivos esperados. Como consecuencia de ello, se produjo el desaprovechamiento del recurso humano en la distribución del trabajo y la falta de efi ciencia y efi cacia en el cumplimiento de las funciones del personal que ahí laboraba. Más aún conforme se puede observar en el numeral 1.2 de la Directiva N° 005-82-INAP/DRR no excluye la participación mancomunada del área de Racionalización, en la elaboración del Anteproyecto del ROF, es más la misma norma señala al área de Racionalización como la encargada de hacer los ajustes y consolidación del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y elevarlo a la Alta Dirección para su aprobación; Que, asimismo, el numeral 4.1 y 4.3 del inciso 4 Capítulo VI de la citada Directiva reafi rma el accionar relevante de la Ofi cina de Racionalización respecto a su participación en la actualización del Reglamento de Organización y Funciones(ROF) la cual debe ser incluida en las actividades de su programación anual, conforme se detalla seguidamente: 4.1) La Ofi cina de Racionalización Institucional o la que haga sus veces es responsable de la actualización del Reglamento de Organización y Funciones, para lo cual deberá incorporar en su programación anual las actividades correspondientes, 4.3) La Ofi cina de Racionalización Institucional incluirá en sus planes de trabajo anual, las acciones que le permitan actualizar el Reglamento de Organización y Funciones en forma efi caz y oportuna. En cuanto a esto último, la Ofi cina de Planeamiento, Presupuesto y Racionalización debería haber controlado y evaluado en forma periódica y oportuna los documentos de Gestión Institucional como el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) a efecto de considerar las medidas correctivas necesarias. Respecto a esta Observación el Informe N° 005-2006-OCI/MDSA concluye que ha incurrido en responsabilidad administrativa el ex Gerente de Planeamiento, Presupuesto y Racionalización, Sr. Víctor Manuel Rodas Hernández por incumplimiento de lo establecido en los numerales 15, 16 y 18 del Artículo 45° del Reglamento de Organización y Funciones, aprobado mediante Ordenanza N° 021-2004-MDSA que dispone: “Programar, ejecutar, coordinar, controlar y evaluar las actividades del Sistema de Racionalización y ejecutar las acciones para la modernización orgánica funcional”, “Formular y evaluar los documentos de gestión institucional: Reglamento de Organización y Funciones (ROF),...modifi carlos y actualizarlos oportuna y periódicamente” y “Monitorear y coordinar la expedición de los Reglamentos Internos que aprueben los órganos de la Municipalidad” respectivamente, y el incumplimiento de lo dispuesto en el acápite a) del artículo 21° del D. Leg Nº 276 –Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público que establece “cumplir personal y diligentemente los deberes que le impone el servicio público”; Que, en la Observación N° 2 el Informe N° 005-2006- OCI/MDSA señala que existen bienes en el Almacén del período 2004-2005 en condición de obsolescencia, mantenimiento, reparación, destrucción, etc, que no fueron dados de baja por omisión a la normatividad vigente, al respecto en el período 2004 la Subgerencia de Logística y Servicios Generales no contaba con un área encargada del control patrimonial o Margesí de bienes, las funciones asignadas a esta área fueron cumplidas por la Subgerencia de Logística y Servicios Generales, tal como lo señala el artículo 84° del Reglamento de Organización y Funciones aprobado mediante Ordenanza N° 032-2003-MDSA de fecha 16.10.2003; Que, con respecto a esta observación el citado informe precisa que el área de Logística encargada (según ROF2003) de actualizar y controlar el margesí de bienes no efectuó la baja de los bienes muebles de la Municipalidad durante el período 2004, que se encontraban en el almacén en calidad de depositado, a pesar de tener bienes que se encontraban inoperativos o en condiciones para su baja, por lo que el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) aprobado mediante Ordenanza N° 021-2004-MDSA de fecha 30.10.2004 consideró en el artículo 68° el control patrimonial como una de las áreas de las Subgerencia de Logística y Servicios Generales y que mediante Resolución Gerencial debió nombrarse un encargado del área de control patrimonial a efecto de que el mismo cumpla con las funciones encargadas en el artículo 68° del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) aprobado mediante Ordenanza N° 021-2004-MDSA, y que de acuerdo a las observaciones efectuadas por el Órgano de Control Institucional en el período 2005, la Subgerencia de Logística y Servicios Generales omitió designar a un encargado responsable del Área de Control Patrimonial que administre, organice y cautele la baja de bienes de la Municipalidad, ocasionando de manera reiterada que no se efectúe la baja de bienes patrimoniales; Que, el Reglamento de Organización y Funciones aprobado mediante Ordenanza N° 032-2003-MDSA señalo lo siguiente: artículo 84° Son funciones de la Subgerencia de Logística y Servicios Generales: e) Controlar y actualizar el Margesí de bienes de la Municipalidad conforme lo dispone la Ley Orgánica de Municipalidades y normas vigentes. El Reglamento de Organización y Funciones aprobado mediante Ordenanza N° 021-2004-MDSA señala lo siguiente: artículo 68° Son funciones de la Subgerencia de Logística y Servicios Generales: El Área de Control Patrimonial, 17. Supervisar, administrar, controlar, registrar y cautelar el patrimonio mobiliario de la Institución, así como proporcionar los documentos y las instrucciones técnicas necesarias para el cumplimiento de los fi nes, 20. Tramitar ante el respectivo Comité de Bajas y Ventas de bienes patrimoniales de la Municipalidad, las solicitudes de baja de los bienes muebles, en los casos descritos en el respectivo Reglamento. Al respecto el Informe N° 005-2006-OCI/MDSA señala que los hechos ocurridos motivaron que en el período 2004, la Subgerencia de Logística y Servicios Generales no efectúo de acuerdo con la Normatividad la baja de los bienes patrimoniales en condición de inservibles; y en el período 2005, la Subgerencia de Logística omitió designar al jefe o encargado del Área de Control Patrimonial, a efecto de que el mismo tramite ante el Comité de Bajas y Ventas de Bienes Patrimoniales, la baja de los bienes muebles. Asimismo, los bienes del período 2004-2005 que se encontraban en el almacén en condición de inservibles y que no representaban un valor real se siguieron contabilizando como activos de la Municipalidad a valores históricos. Respecto a esta Observación el Informe N° 005-2006-OCI/MDSA concluye que ha incurrido en responsabilidad administrativa el Sr. Roque Fernando Barrón Guardia, ex Subgerente de Logística y Servicios Generales por incumplir lo dispuesto en los incisos 17 y 18 del artículo 68° del Reglamento de Organización y Funciones, aprobado mediante Ordenanza N° 021-2004-MDSA que dispone:”Supervisar, administrar, controlar, registrar y cautelar el patrimonio mobiliario de la institución, así como proporcionar los documentos y las instrucciones técnicas necesarias para el cumplimiento de los fi nes” y “Tramitar, ante el respectivo Comité de Bajas y Venta de Bienes Patrimoniales de la Municipalidad, las solicitudes de baja de los bienes muebles, en los casos descritos en el respectivo Reglamento” y el incumplimiento de lo dispuesto en el acápite a) del artículo 21° del D. Leg Nº 276 –Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público que establece “cumplir personal y diligentemente los deberes que le impone el servicio público”; Que, en la OBSERVACIÓN N° 3 del Informe N° 005- 2006-OCI/MDSA señala que en el período 2004-2005 se ha observado que los bienes que se encontraban en el almacén en calidad de depositado para la baja fueron