TEXTO PAGINA: 21
NORMAS LEGALES El Peruano Lima, jueves 28 de julio de 2011 447541 3.6. Decreto Supremo Nº 056-2008-PCM, Dictan normas sobre información a ser consignada en la documentación ofi cial de los Ministerio del Poder Ejecutivo y los Organismos Públicos adscritos a ellos. 3.7. Decreto Supremo Nº 015-2006-MIMDES, declaran los años 2007 al 2016 como el “Decenio de las Personas Discapacitadas en el Perú”. 3.8. Decreto Supremo Nº 001-2011-DE, Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Defensa. 3.9. Resolución Ministerial N° 524 DE/SG, que aprueba la Directiva General N° 001-2008/MINDEF/SG/ VRD/DGGAD – Normas para la Formulación, Trámite, Aprobación y Actualización de Directivas. 3.10. Resolución Ministerial Nº 362-2011 DE/SG, que aprueba la Directiva General Nº 008-2011 MINDEF/ SG-UAIP que regula los procedimientos para el Acceso, Clasifi cación, Reclasifi cación, Desclasifi cación, Archivo y Conservación de la Información del Sector Defensa. 3.11. Resolución Ministerial Nº 611-2011-DE/SG, se aprobó la Directiva que implementa el Sistema Integrado de Atención al Ciudadano del Ministerio de Defensa SIAC – MINDEF. IV. ALCANCE La presente Directiva General es de aplicación obligatoria en todos los órganos, direcciones y ofi cinas del Pliego 026: Ministerio de Defensa. V. DE LA OFICINA GENERAL DE GESTION DOCUMENTARIA. La Ofi cina General de Gestión Documentaria es el órgano dependiente de la Secretaria General, encargado de normar y aplicar los sistemas de trámite documentario y los procesos de atención al ciudadano, adoptando los principios administrativos de oportunidad, efi ciencia, efi cacia y reserva de ser el caso. Sus funciones se encuentran establecidas en el artículo 21º del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Defensa aprobado por Decreto Supremo Nº 001-2011-DE. El horario para recibir documentos por parte de la Ofi cina de Gestión Documentaria será hasta las 12 horas. La entrega o derivación a cada una de las personas o áreas encargadas de la tramitación del documento se efectuará hasta las 18.00 horas como máximo. VI. DE LOS DOCUMENTOS. 6.1 Todo documento que ingresa o remite el Ministerio de Defensa, debe ser registrado por la Ofi cina de Gestión Documentaria quien antes de derivarlo al órgano responsable de su tramitación, deberá ingresar la información en el documento Hoja de Trámite y en el Sistema Informático de Trámite Documentario. 6.2 Toda documentación ofi cial de carácter externo e interno que emita el Ministerio de Defensa, deberá consignar en la parte superior del documento, la denominación “Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú”, independientemente de la denominación que se adopte cada año mediante Decreto Supremo. 6.3 El Ministerio de Defensa cuenta con los siguientes documentos ofi ciales: 6.3.1 Documentos ofi ciales de carácter externo.- Son todos los ofi cios u ofi cios múltiples que cursa la alta dirección, direcciones, y otras dependencias del Ministerio de Defensa a los organismos e instituciones públicas y/o privadas, así como a personas naturales. 6.3.2 Documentos ofi ciales de carácter interno.- Son todos los que se cursan entre los órganos, direcciones, ofi cinas y unidades, a excepción de las Instituciones Armadas y el Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, dentro del Ministerio de Defensa para tratar asuntos de su competencia. Estos documentos son los siguientes: • Directiva • Ofi cio • Ofi cio Múltiple • Memorando • Informe • Resumen Ejecutivo • Ayuda Memoria • Exposición de motivos • Nota de Elevación1 6.3.3 Documentos clasifi cados.- Los documentos clasifi cados son aquellos que tienen la calidad de secreto, confi dencial o reservado, de acuerdo al Texto Único de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, su Reglamento y la Directiva General Nº 008-2011 MINDEF/SG-UAIP, aprobada por Resolución Ministerial Nº 392-2011 DE/SG de 28 de abril de 2011. VII. DEL TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS. 7.1. Trámite de documentos dentro del Ministerio. 7.1.1 La Hoja de Trámite del Sistema de Trámite Documentario del Ministerio de Defensa (Anexo Nº 1) es el único documento que servirá para dar trámite y curso a los documentos remitidos a los diferentes órganos, unidades, direcciones y ofi cinas del Ministerio de Defensa, de acuerdo a las funciones asignadas por el Reglamento de Organización y Funciones y demás disposiciones legales aplicables. 7.1.2 Esta hoja reemplaza a todos los documentos ofi ciales internos (decretos, hojas de tramitación, hojas de respuesta, entre otros), utilizados por cada una de las áreas para efectuar una derivación entre funcionarios o entre ofi cinas dentro del Ministerio. Esto permitirá simplifi car los trámites, ahorrar tiempo, esfuerzo, y optimizará los recursos humanos y materiales del Ministerio. Asimismo, constituye una herramienta importante, por cuanto permite uniformizar y simplifi car el trámite interno a través de un solo documento en el que se observarán todas las indicaciones que este haya recibido. 7.1.3 El procedimiento para el uso de la Hoja de Trámite es el siguiente: a) Una vez ingresado el documento a la ofi cina receptora con la hoja de trámite, el servidor o servidora encargada de la recepción de documentos, ingresará la información en el Sistema Informático de Trámite Documentario, para el seguimiento respectivo. Se encuentra terminantemente prohibido reproducir y/o fotocopiar la citada hoja, ni colocar una numeración distinta a la que aparece en el número de registro. b) Luego del ingreso al Sistema, efectuado por el servidor o servidora de la ofi cina receptora, se derivará el documento a la persona o área que corresponda, adjuntando los documentos técnicos o anexos adjuntos al expediente, debiendo especifi car el número de folios con los que cuenta. Los funcionarios o servidores públicos que requieren una constancia de la elaboración del informe o acción asumida, deberán presentar a la Secretaría de su despacho, una copia del documento elaborado, para el sello de recepción con la fecha presentada, información que además debe ser colocada en el rubro que corresponde de la hoja de trámite (Ejemplo: indicación u observación). El documento con el sello de recepción constituye el cargo y la verifi cación de la entrega del documento original por parte del funcionario o servidor público, lo cual deja constancia que dicho documento ha sido atendido y continúa su trámite correspondiente. c) Por su parte, el personal encargado de registrar la información deberá contar con un cuaderno de cargo que será utilizado como registro formal y, a su vez, registrará en el Sistema Informático de Trámite Documentario para el descargo de las acciones a realizar con relación a los documentos, con la descripción de sus anexos, si los tuviese, lo que permitirá realizar su seguimiento virtual. d) La información en el Sistema debe ser actualizada permanentemente por el personal a cargo, de manera que exista coherencia entre la hoja de trámite y la información virtual. Cabe precisar que, para que el documento sea aceptado por el destinatario, se deberá realizar la derivación virtualmente para que la recepción conste tanto en la hoja de ruta como en el sistema informático, ambos deberán contener la misma información. e) La hoja de trámite es un documento interno del Ministerio de Defensa, en tal sentido no debe remitirse a otra entidad o sector como anexo de los documentos tramitados en el Ministerio. 1 Documento mediante el cual, los Funcionarios de la Alta Dirección se dirigen al Ministro de Defensa. (Anexo 2)