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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, jueves 28 de julio de 2011 447542 7.2. Trámite de documentos externos. 7.2.1 Si el documento versa sobre un asunto preexistente, la Ofi cina de Gestión Documentaria o quien genere el nuevo registro, deberá vincularlo, en el Sistema Informático al documento primigenio, para evitar la dispersión documental y contar con un expediente único que permita consolidar la información. 7.2.2 Si erróneamente se crea un nuevo registro de uno preexistente, la Oficina de Gestión Documentaria deberá eliminar el primero, recuperando la información relevante que será incorporada en el expediente primigenio. 7.2.3. Ningún servidor público del Ministerio de Defensa puede recibir documentación en forma directa. Excepcionalmente, y cuando por razón de la naturaleza de la información contenida en el documento y otras razones conexas, podrá recibir en forma directa, siendo obligación del servidor receptor, solicitar que la Ofi cina de Gestión Documentaria genere una hoja de trámite e ingrese la información en el Sistema Informático de Trámite Documentario. 7.2.4 Cuando una dependencia del Ministerio recibe faxes o correos electrónicos que dan origen a un nuevo expediente, el responsable de la ofi cina que recibe el documento, deberá disponer su registro en la Ofi cina de Gestión Documentaria. 7.2.5 Cuando se trate de documentos clasificados conforme a la Directiva N° 008-2001 MD/SG-UAIP, se deberá ingresar los documentos en dos sobres y colocar un sello en tinta roja con la denominación SECRETO, RESERVADO O CONFIDENCIAL, según corresponda. VIII. CONTENIDO DE LA HOJA DE TRÁMITE. La hoja de trámite tiene tres (3) rubros y se desarrolla de la siguiente manera: (1) Datos principales: En este rubro se consignará el nombre de la ofi cina que emite el primer documento que da origen al expediente. (a) Número de registro: Es el número que identifi ca al documento desde el inicio hasta el fi nal del trámite dentro del Ministerio. No puede variar por cuanto permite mantener el registro y la sistematización adecuada de la información. (b) Fecha y hora del registro: En este espacio se coloca la fecha de ingreso del documento a Mesa de Partes, Trámite Documentario o de alguna de las ofi cinas del Ministerio que lo haya generado. La hora de registro precisa el momento de presentación del documento, debiendo respetar el horario de atención del Ministerio. (c) Clasifi cación: En este espacio se consigna la clasifi cación otorgada al documento, la cual puede ser: común; ordinario; o clasifi cado (Secreto, Reservado o Confi dencial). (d) Procedencia: En este rubro, se coloca el nombre del solicitante, pudiendo ser: Organismo público, organismo privado, ciudadano promotor, ofi cina interna u otros, que da inicio al trámite. Por ejemplo: Asociación de Discapacitados de las Fuerzas Armadas; Dirección de Apoyo al Desarrollo, etc. (e) Tipo de documento: Se deberá indicar el tipo de documento. Este puede ser: Ofi cio, memorándum, informes, resoluciones, pedidos, dictámenes, entre otros. (f) Número de documento y fecha: Es el número y fecha que se señala en el documento ingresado por Mesa de Partes o a una de las ofi cinas del Ministerio de Defensa. En caso se trate de una solicitud sin número, se consignará la siguiente información: “Solicitud de fecha…”. (g) Dirigido a: Se indicará el nombre del funcionario, servidor o dependencia a la que está dirigido el pedido. (h) Remitente: Se indicará el nombre de la persona que suscribe el documento, con la fi nalidad de identifi car a la persona con quien se efectuarán las coordinaciones vinculadas a la tramitación del documento presentado. En caso el documento provenga de otras entidades o sociedad civil, se consignará el número de documento de identidad. (2) Asunto: Este rubro debe contener la sumilla del pedido o contenido del documento que da origen al expediente. Debe ser breve, conciso y preciso a fi n de facilitar su adecuada derivación y tramite. (3) Ruta del documento: El tercer rubro de la hoja de trámite muestra la ruta que sigue un documento desde el momento que ingresa o genere por alguno de los órganos del Ministerio para su derivación a otra entidad, conclusión o disposición de archivo defi nitivo. Se debe llenar la información tomando en cuenta los siguientes ítems: (a) Derivar a: En este rubro se indica el área o nombre de la persona a la que se entregará el documento para su tramitación. (b) Prioridad de Atención: En la parte fi nal izquierda de la hoja de trámite se observan 3 formas de atención del documento. 1) NORMAL, es cuando el documento o expediente debe tramitarse respetando los plazos generales establecidos en la legislación vigente. 2) URGENTE, supone dar prioridad al documento por cuanto requiere celeridad en su tramitación. 3) MUY URGENTE, en este caso deberá tramitarse y efectuar la acción correspondiente dentro de las 24 horas de recibido el documento hasta el plazo máximo de 72 horas, de acuerdo a su naturaleza. (c) Para: En la parte fi nal derecha del documento se señalan 27 ítems sobre el trámite que corresponde a este. El ítems 28 es utilizado para describir otras acciones que no se encuentran dentro de las anteriores. En este espacio se puede señalar una o dos acciones como máximo. En caso se considere otras acciones adicionales que se precisará en la línea de “indicación u observación”. (d) Fecha de derivación: Se indicará la fecha en la cual, el jefe de la ofi cina que tiene el documento, fi rmó o rubricó la hoja de trámite, disponiendo correr traslado al área o funcionario correspondiente, para que continúe con el trámite. (e) Folios: Se indicará el número de páginas del expediente o documento en el momento de realizar la derivación respectiva. (f) Indicación u observación: Se precisarán las indicaciones y/observaciones que se tenga sobre el documento para hacer de conocimiento al área a derivar para que adopte la acción que corresponda de acuerdo a lo indicado. (g) Fecha de devolución: Se indicará la fecha cuando el servidor encargado del trámite documentario hace entrega física del expediente, indicando en la casilla “Derivar A” el nombre de la dependencia o persona a quien se remite. (h) V° B° de Atención: Es el Visto Bueno del funcionario o servidor público que dispone la derivación del documento. En este rubro se consignará la rúbrica y sello del mencionado servidor o funcionario, quien, además, puede colocar el sello respectivo del área que efectúa la derivación. En caso se requiera otra hoja adicional para registrar el movimiento del expediente dentro del Ministerio, se podrá imprimir una segunda hoja conteniendo los mismos datos principales del original para garantizar el seguimiento interno al trámite, sin generar un nuevo número de ingreso. Para precisiones en el llenado del contenido de la Hoja de Trámite, se coordinará directamente con la Ofi cina General de Gestión Documentaria, quien brindará la orientación y las pautas necesarias para su adecuada implementación. Asimismo, la Ofi cina General de Telecomunicaciones, Informática y Estadística deberá mantener actualizado y operativo el Sistema Informático de Trámite Documentario y coordinar permanentemente con los servidores encargados del trámite documentario en cada una de las ofi cinas, direcciones y unidades del Ministerio para garantizar el fl ujo documental.