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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, jueves 28 de julio de 2011 447543 IX. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS DE LAS FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS Y DEPENDENCIAS DEL MINISTERIO DE DEFENSA Las ofi cinas del Ministerio de Defensa, deberán regirse por las disposiciones establecidas en la presente Directiva para el logro del cumplimiento de sus objetivos: a) LOS VICEMINISTERIOS 1. De acuerdo a la estructura orgánica del Ministerio de Defensa e identifi cando las funciones de cada una de las áreas que la conforman, la Ofi cina General de Gestión Documentaria, al recibir la documentación dispondrá la derivación para su trámite correspondiente, el que podrá ser de competencia y atención del destinatario (persona/ área) y/o ser derivado a quien corresponda de acuerdo su competencia. 2. Los Proyectos de Ley remitidos por el Congreso de la República u otros organismos públicos, solicitando opinión técnica o legal, serán derivados, teniendo en cuenta la materia de su contenido, al Despacho Ministerial para su coordinación y trámite de respuesta correspondiente. 3. El Despacho Ministerial dispondrá, de acuerdo con la naturaleza del contenido de la petición formulada, la remisión del Proyecto de Ley al Viceministerio de Políticas para la Defensa o Viceministerio de Recursos para la Defensa, para su evaluación y/o opinión, la misma que deberá ser coordinada con la ofi cina de asesoría jurídica, quien emitirá la opinión legal que corresponda. b) LA SECRETARIA GENERAL 1. La Secretaria o Secretario General supervisará y coordinará el adecuado cumplimiento de la presente Directiva por parte de las Direcciones y Ofi cinas del Ministerio de Defensa, así como por las áreas de su competencia. 2. Los requerimientos de información, citaciones y otras acciones administrativas con respecto al personal de las Fuerzas Armadas en actividad y/o retiro, que son competencia de las Instituciones Armadas, serán derivados a los Secretarios Generales de las Instituciones Armadas para su conocimiento y fi nes, dentro de los plazos establecidos por la Ley. 3. Los recursos de apelación interpuestos por el personal de las Fuerzas Armadas en situación de retiro y/o disponibilidad, serán derivados a los Secretarios Generales de las Instituciones Armadas para su traslado y seguimiento de respuesta correspondiente dentro de los plazos establecidos por la Ley. 4. Los requerimientos de los demás Ministerios, empresas públicas y/o privadas y otros organismos públicos del Estado respecto a temas relacionados al Sector Defensa, serán derivados a la Unidad de Asuntos Comunes, o la que haga sus veces, por no estar sujetos al Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento. c) UNIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA (UAIP) Las solicitudes de ciudadanos y personas jurídicas en el marco de la Ley Nº 27806 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública serán derivadas a la Unidad de Acceso a la Información Pública que se encargará del cobro respectivo por la tasa de costo de reproducción y de brindar la información solicitada en el plazo perentorio de siete días de acuerdo a Ley. La información clasifi cada se rige por la Directiva Nº 008- 2011 MINDEF/SG-UAIP que regula los procedimientos para el Acceso, Clasifi cación, Reclasifi cación, Desclasifi cación, Archivo y Conservación de la Información del Sector Defensa, aprobada por la Resolución Ministerial Nº 362- 2011-DE/SG. d) OFICINA GENERAL DE TELECOMUNICACIONES, INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA (OGTIE).- Será la encargada de implementar, mantener activo y operativo el Sistema Informático de Trámite Documentario del Ministerio de Defensa. El Sistema Informático de Trámite Documentario es un software creado y diseñado exclusivamente para la facilitar, controlar y realizar el seguimiento del trámite documentario en el Ministerio de Defensa, teniendo las siguientes funciones: 1. Actualizar los datos internos utilizados en el manejo del sistema. 2. Distribuye internamente la documentación, a través del servidor encargado del trámite documentario de cada Ofi cina u Órgano. 3. Permite la distribución externa de la documentación elaborada en el Ministerio de Defensa, a través de Mesa de Partes, llevando un control de los documentos físicos enviados a las entidades destinatarias. 4. Permite la generación e impresión de una Hoja de Trámite que contiene un número de expediente único, el cual sirve para visualizar, hacer seguimiento y gestionar la ruta del documento. 5. Permite la obtención de datos estadísticos que servirán para evaluar la efi cacia y efi ciencia en la tramitación, derivación y trabajo de los documentos por parte de las ofi cinas, direcciones, unidades y órganos del Ministerio de Defensa. e) LA OFICINA GENERAL DE ASESORIA JURIDICA – OGAJ. Las opiniones o informes legales que emita la Ofi cina General de Asesoría Jurídica, deberán ser dirigidas al jefe de la ofi cina u órgano del Ministerio de Defensa solicitante, con la fi nalidad de agilizar el trámite interno de dicha documentación. Los órganos, ofi cinas y direcciones del Ministerio de Defensa, deberán tener en cuenta la presente directiva en el momento de elaborar y generar los documentos que emitan. X. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 10.1 La Secretaría General empleará el formato de “Hoja de Trámite” (Anexo 1), para realizar la distribución de todos los documentos que ingresen por la Ofi cina General de Gestión Documentaria. 10.2 Para efectuar el trámite de documentos, hacia los organismos y empresas del Ministerio de Defensa se debe emplear los documentos tradicionales (Ofi cios, múltiples, memorándum). 10.3 Las siglas que permitirán identifi car la procedencia u origen de los documentos que se elaboran en el Ministerio de Defensa deberán adecuarse a lo señalado en el Anexo 3. 10.4 Cuando se requiera efectuar trámites internos entre ofi cinas que pertenecen a un mismo órgano del Ministerio de Defensa, la documentación que se emita y/o curse deberán ser fi rmadas por el Jefe de la ofi cina que lo genere, con el fi n de agilizar y simplifi car el trámite administrativo. 10.5 Los proyectos de ofi cios que tengan que ser fi rmados por el señor Ministro de Defensa, Viceministros o Secretario (a) General deben consignar el Gran Sello del Estado con su denominación completa y el indicativo del Órgano promotor del documento. 10.6 Los Órganos del Ministerio de Defensa al formular los proyectos de ofi cio deberán sujetarse a la nueva estructura del mencionado documento, el cual se establece en el Anexo 02 de la presente Directiva. 10.7 La Secretaría General será la responsable de numerar todos los ofi cios fi rmados por el señor Ministro de Defensa y los del Secretario General, siempre que hayan sido ingresados a través de la Ofi cina General de Gestión Documentaria. 10.8 Los Órganos del Ministerio de Defensa deberán hacer llegar a la Ofi cina de Coordinación Parlamentaria o quien haga sus veces, una copia de la respuesta que se formule a los pedidos del Congreso de la República, para efectos que dicha ofi cina verifi que que se viene atendiendo en forma oportuna los pedidos formulados por los señores congresistas. XI. RESPONSABILIDAD 11.1 Los titulares de los Órganos, Direcciones, Ofi cinas y del personal del Ministerio de Defensa son responsables de la difusión y cumplimiento de la presente Directiva. JAIME THORNE LEÓN Ministro de Defensa