NORMA LEGAL OFICIAL DEL DÍA 23 DE SEPTIEMBRE DEL AÑO 2011 (23/09/2011)

NORMAS LEGALES El Peruano Lima, viernes 23 de setiembre de 2011 450436 Tratándose de solicitudes formuladas por sus dependencias descentralizadas, la solicitud debe ser suscrita por la máxima autoridad de dichas dependencias. b) Las solicitudes de las instituciones educativas estatales son suscritas por: - El Director de la institución educativa y consignan el visto bueno del Jefe de la Dirección Regional de Educación o del Jefe de la Unidad de Gestión Educativa Local – UGEL, o - Tratándose de universidades estatales por el Rector de la universidad. c) Las solicitudes de las Fuerzas Armadas y Policía Nacional del Perú son suscritas por: - La máxima autoridad de la entidad o por el Jefe de Administración de dichas entidades o quien haga sus veces, para aquellas dependencias ubicadas en la provincia de Lima. Tratándose de solicitudes formuladas por sus dependencias descentralizadas ubicadas fuera de la provincia de Lima, la solicitud debe ser suscrita por la máxima autoridad de dichas dependencias y por la máxima autoridad militar o policial de la región correspondiente. d) Las solicitudes de la iglesia católica, son suscritas por: - La máxima autoridad eclesiástica de la circunscripción. Tratándose de solicitudes formuladas por sus dependencias (parroquias e iglesias), la solicitud debe ser suscrita por su titular y por la máxima autoridad eclesiástica de la circunscripción. e) Las solicitudes de los Gobiernos Regionales son suscritas por: - El presidente del Gobierno Regional o por el Jefe de la Ofi cina de Administración o quien haga sus veces. f) Las solicitudes formuladas por los Gobiernos Locales son suscritas por: - El Alcalde Provincial, Alcalde Distrital o Alcalde de Centro Poblado, según corresponda. g) Las solicitudes de las entidades asistenciales, educacionales o religiosas, sin fi nes de lucro ofi cialmente reconocidas, son suscritas por: - La máxima autoridad de la institución asistencial, educacional o religiosa. - Tratándose de instituciones religiosas distintas a la católica, por la máxima autoridad de la circunscripción. 7. Al Formato de Solicitud se deben adjuntar los siguientes documentos, según el caso: Entidades del Estado y la Iglesia Católica: - Copia del documento de identidad de la persona que suscribe el Formato de Solicitud. - Copia del documento que acredite la calidad de titular de la Entidad, titular de la Ofi cina de Administración o de la representatividad como autoridad máxima de una dependencia descentralizada. Instituciones Asistenciales, Educacionales o Religiosas sin fi nes de lucro, ofi cialmente reconocidas: - Copia del documento de identidad de la persona que suscribe el Formato de Solicitud. - Copia de la Escritura Pública de Constitución inscrita en los Registros Públicos mediante la cual se acredita su fi nalidad de ser entidad asistencial, educativa o religiosa sin fi nes de lucro. - Copia de la fi cha registral que acredite la vigencia de su calidad de representante legal de la Institución. Dicha fi cha no debe tener una antigüedad mayor de sesenta (60) días calendarios de emitida. 8. En el caso de la adjudicación de mercancías deterioradas, adicionalmente la entidad o institución solicitante debe presentar una Declaración Jurada mediante la cual el titular o la persona que suscribió el Formato de Solicitud se compromete a utilizar dichas mercancías únicamente como material de reciclaje. B. ADMISIÓN DE LA SOLICITUD 1. El personal encargado del área de trámite documentario verifica que conjuntamente con el Formato de Solicitud se presente necesariamente una copia del documento de identidad de la persona que la suscribe, y una copia del documento que acredite su condición de representante de la entidad o institución. 2. De no presentar el interesado los documentos indicados en el párrafo precedente, procede a notifi car inmediatamente al mismo a fi n que subsane la observación efectuada en el plazo de dos (2) días hábiles y actúe conforme a lo normado en el artículo 125º de la Ley del Procedimiento Administrativo General. 3. De ser conforme, el personal del área de trámite documentario recibe, registra y refrenda la solicitud de adjudicación a través del Modulo de Trámite Documentario y remite el Formato de Solicitud y los documentos adjuntos al Área Responsable a fi n que se proceda a su evaluación. 4. Si la solicitud de adjudicación es enviada por courier o por el servicio postal, el área de trámite documentario recibe la solicitud y la deriva al Área Responsable para su evaluación. C. EVALUACIÓN DE LA SOLICITUD POR EL ÁREA RESPONSABLE 1. Para la evaluación de las solicitudes de adjudicación se utiliza la Hoja de Califi cación (Anexo 02), a la que se le asigna para su identifi cación un número correlativo, año de emisión y código de identifi cación del Área Responsable. 2. El Área Responsable verifi ca que el Formato de Solicitud y los documentos adjuntos cumplen con las disposiciones establecidas en la parte A, Sección VII del presente procedimiento y que las mercancías solicitadas se encuentren disponibles. De cumplirse lo antes indicado, se encarga de gestionar la comunicación mediante la cual se pone en conocimiento de la entidad o institución la razón por la que su solicitud no puede ser atendida, dando por concluido el procedimiento y procediéndose al archivo de la solicitud. 3. De ser conforme, evalúa la solicitud de acuerdo con los siguientes criterios: a) Disponibilidad: Existencia de las mercancías solicitadas en adjudicación, o de mercancías similares o afi nes. b) Correspondencia: Relación entre la utilidad de las mercancías solicitadas en adjudicación y la fi nalidad de la entidad o institución. Se considera, además, la asignación de mercancías para el mejoramiento de su equipamiento o de su infraestructura. c) Trascendencia: Prioriza la atención de las solicitudes para cubrir necesidades de las poblaciones que desarrollan sus actividades en zonas declaradas en emergencia por desastre natural (sismo, friaje, otros), o en zonas califi cadas como de extrema pobreza según los registros del Instituto Nacional de Informática y Estadística - INEI. d) Efi ciencia: Prioriza la atención de las solicitudes de adjudicación donde la relación costo / benefi cio es favorable para la entidad solicitante, considerando para ello la capacidad logística y de gasto de la entidad o institución en aspectos como: í El traslado de su personal para la recepción de las mercancías adjudicadas. í La reparación o mantenimiento de aquellas mercancías que por su estado o tiempo de almacenamiento requieran de los referidos procesos previos para estar operativas. í El acondicionamiento y transporte de las mercancías adjudicadas hasta la sede de la entidad o institución benefi ciada.