Norma Legal Oficial del día 11 de julio del año 2015 (11/07/2015)
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TEXTO DE LA PÁGINA 47
El Peruano Sábado 11 de julio de 2015
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p. Diagrama de Flujo: Representación gráfica de las etapas de un proceso, útil para investigar las oportunidades de mejora, al obtener un conocimiento detallado del modo real de funcionamiento del proceso en ese momento. q. Arquitectura organizacional: Conjunto de elementos organizacionales (objetivos estratégicos, departamentos, procesos, tecnología, servidores civiles, etc.) que describen a la entidad y se relacionan entre sí garantizando la alineación desde los niveles más altos (estratégicos) hasta los más bajos (operativos), con el fin de optimizar la generación de productos y servicios que conforman la propuesta de valor entregada a los ciudadanos. 5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 5.1. Dimensionamiento en el marco del proceso de tránsito La metodología de Dimensionamiento comprende tres (03) fases: (1) Mapeo de procesos, (2) Análisis e identificación, priorización y aplicación de mejoras, y (3) Determinación y análisis de dotación de recursos humanos de la entidad. La aplicación del Dimensionamiento se inicia con el mapeo de procesos en la etapa 2 del proceso de tránsito y culmina con el cálculo de la dotación en la etapa 3 de dicho proceso. Para iniciar el desarrollo del dimensionamiento, las entidades públicas tendrán que haber realizado o estar realizando el mapeo de puestos, de acuerdo a las pautas establecidas en la "Guía de Mapeo de Puestos", aprobada mediante la Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 1062014-SERVIR/PE. Durante la aplicación del dimensionamiento, las entidades deben usar de forma obligatoria la Matriz de Dimensionamiento. 5.2. Fases del Dimensionamiento
la familia de puestos y que sirven de base para que las entidades elaboren su Manual de Perfiles de Puesto. d. Titular de la entidad: Para efectos del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos, se entiende que el titular de la entidad es la máxima autoridad administrativa. En el caso de los Gobiernos Regionales y Locales, la máxima autoridad administrativa es el Gerente General del Gobierno Regional y el Gerente Municipal, respectivamente. e. Órgano: Son las unidades de organización que conforman la estructura orgánica de la entidad. f. Unidad Orgánica: Son las unidades de organización en que se dividen los órganos contenidos en la estructura orgánica de la entidad. g. Puesto: Es el conjunto de funciones y responsabilidades que corresponden a una posición dentro de una entidad, así como los requisitos para su adecuado ejercicio. h. Posición: Cada uno de los ocupantes que puede tener un puesto con un único perfil. Las posiciones de un puesto pueden variar en cuanto a condiciones del puesto y aspectos directamente relacionados. i. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas entre sí, que tienen el propósito de producir un bien y/ o servicio para un cliente dentro o fuera de la entidad. Generalmente los procesos involucran combinaciones de personas, máquinas, herramientas, técnicas, materiales y mejoras en una serie definida de pasos y acciones. Los procesos raramente operan en forma aislada y deben ser considerados en relación con otros procesos que pueden influir en ellos. Los niveles de desagregación de los procesos son: - Proceso de Nivel 0: Usualmente se utiliza el término macroproceso para denominar grupos de procesos. - Proceso de Nivel 1: Primer nivel de desagregación de un Proceso de Nivel 0. - Proceso de Nivel 2: Segundo nivel de desagregación de un Proceso de Nivel 0. - Proceso de Nivel N: Último nivel de desagregación de un Proceso de Nivel 0. j. Tipos de procesos: Clasificación de los procesos en función de su tipología: - Procesos estratégicos: Procesos relacionados a la determinación de las políticas, estrategias, objetivos y metas de la entidad, así como a asegurar su cumplimiento. - Procesos misionales: Procesos de producción de bienes y servicios de la cadena de valor, denominados también Proceso de Realización o Clave. - Procesos de soporte o apoyo: Procesos que se encargan de brindar soporte o apoyo a los procesos misionales. k. Actividad: Conjunto de tareas necesarias para realizar un proceso. l. Tarea: Pasos a seguir para la ejecución de una actividad. m. Consistencia: Grado de cohesión y secuencia lógica entre y dentro de los niveles de procesos. n. Mejoras de los procesos: Son las siguientes: - Mejoras Estructurales: Impactan en la estructura orgánica de una entidad. - Mejoras Funcionales: Impactan, en base a criterios de simplificación u optimización, los pasos al interior de un proceso, sin cambiar los sistemas de información ni la estructura orgánica de la entidad. - Mejoras Sistemáticas: Impactan los sistemas de información de una entidad. Puede implicar el desarrollo, actualización o modernización de dichos sistemas. o. Dotación: Número de puestos y posiciones en una entidad.
5.2.1. FASE 1: MAPEO DE PROCESOS a. El mapeo de procesos constituye el primer paso de la entidad en el camino hacia la gestión por procesos y es un insumo indispensable para calcular la carga laboral y la dotación de personal necesaria en la entidad. b. En esta fase se identifican los procesos que ejecuta la entidad para cumplir con sus funciones, los bienes y/o servicios que brinda, y los destinatarios de dichos bienes y/ o servicios, todo ello conforme a sus fines institucionales. c. La implementación de la fase 1 comprende el cumplimiento de las siguientes disposiciones: i. La entidad debe obtener una descripción de todos sus procesos, con un nivel de desagregación que va desde el nivel cero hasta el nivel dos, como mínimo, con el fin de obtener actividades para la posterior identificación de mejoras y el cálculo de la dotación. En caso la entidad no pueda obtener actividades a partir de los procesos de nivel 2, deberá seguir analizando sus procesos hasta el nivel "n"; es decir, hasta el nivel en donde encuentre la información suficiente para poder identificar actividades o tareas. ii. Los procesos identificados son debidamente recogidos en las Fichas de Procesos (tomar como referencia lo contenido en la sección 1 del Manual para el Dimensionamiento de la entidades públicas) y en la Matriz de Procesos, conforme al Anexo Nº 1 de la presente directiva. iii. Las fichas de procesos deben contener como mínimo la siguiente información: - Código del proceso: Código asignado para identificar al proceso nivel 0, 1, 2 o n. - Nombre: Nombre del proceso nivel 0, 1, 2 o n. - Clasificación: Indicar si es estratégico, misional o de apoyo. - Objetivo: Objetivo del proceso nivel 0, 1, 2 o n. Finalidad que se persigue, lo que se espera alcanzar en beneficio de un cliente. - Responsable: Nombre del órgano y unidad orgánica que ejecuta o tiene responsabilidad principal sobre el proceso nivel 0, 1, 2 o n. - Alcance: Órganos o unidades orgánicas involucradas en la ejecución del proceso nivel 0, 1, 2 o n.