Norma Legal Oficial del día 11 de julio del año 2015 (11/07/2015)
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TEXTO DE LA PÁGINA 48
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- Proveedores: Entidades, órganos, unidades orgánicas que prestan insumos al proceso nivel 0, 1, 2 o n. Pueden ser externos o internos. - Entradas/insumos: Elementos que emplea el proceso nivel 0, 1, 2 o n. Pueden ser recursos humanos, materiales, información, etc. - Salidas: Productos que genera el proceso nivel 0, 1, 2 o n. Pueden ser bienes y/o servicios, información, documentación, etc. - Usuarios/clientes: Ciudadanos, entidades, órganos o unidades orgánicas que se benefician de las salidas que genera proceso nivel 0, 1, 2 o n. - Listado de procesos nivel n/actividades o tareas: Nombre de los procesos o actividades que componen el proceso nivel 0, 1, 2 o n. - Código del listado de procesos de nivel n/actividades o tareas: Código asignado para identificar los proceso o actividades que componen el proceso nivel 0, 1, 2 o n. - Nombre del puesto ejecutor: Para el caso de las actividades, se deberá indicar el puesto, en base a la información del Mapeo de Puestos, que actualmente ejecuta la actividad o tarea del proceso. iv. El producto de esta fase es un Informe aprobado por la Comisión de Tránsito, que contiene lo siguiente: Mapa de procesos nivel 0, descripción de los procesos (fichas y flujogramas diagramas de bloque) y la Matriz de Procesos (Anexo N° 1 de la presente directiva). Las entidades pueden utilizar el modelo del informe de la sección 4 del Manual para el Dimensionamiento de las entidades públicas. v. El informe será remitido a SERVIR por el titular de la entidad, en un plazo no mayor a 15 días calendario, posteriores a la aprobación de la Comisión de Tránsito. vi. SERVIR verificará el cumplimiento de las reglas establecidas en la presente directiva y, de corresponder, emitirá recomendaciones al informe, que deberán ser subsanadas por la entidad antes de iniciar el desarrollo de la siguiente fase. 5.2.2. FASE 2: ANÁLISIS E IDENTIFICACIÓN, PRIORIZACIÓN Y APLICACIÓN DE MEJORAS a. El objetivo de esta fase es analizar e identificar las posibles mejoras (que pueden estar relacionadas con la mejora de procesos, administración interna, provisión de bienes y servicios a la ciudadanía o estructura organizacional), establecer su priorización y aplicarlas en el orden de priorización establecido. b. Para la aplicación de la fase 2 se deben cumplir las siguientes disposiciones: i. La entidad debe identificar mejoras a los resultados del análisis de los procesos levantados por la entidad (informe de la fase 1). Las mejoras podrán sustentarse en el análisis de la demanda de sus servicios y prestaciones, el alineamiento a las políticas públicas, el análisis de la arquitectura organizacional y, de los factores que representen una limitación al adecuado desempeño de la entidad. ii. En el análisis e identificación de mejoras la entidad asegura, como mínimo, la aplicación de lo siguiente: - Contraste entre las funciones establecidas en la norma de creación u otros documentos de gestión de la entidad y los procesos contenidos en el Informe desarrollado en la fase 1 de la presente directiva. - Evaluación de la consistencia al interior y entre los distintos niveles de procesos registrados en el Informe referido en la fase 1. - Revisión integral de los aspectos de los procesos que pudieran estar afectando negativamente la calidad, los costos o la atención al ciudadano. iii. La priorización de las oportunidades de mejora identificadas deberá darse en función a los siguientes criterios: - Impacto: Se refiere a los efectos positivos que podría tener la implementación de la oportunidad de mejora en una entidad y, finalmente, en relación a la satisfacción de las necesidades del segmento de la ciudadanía que le corresponde atender de acuerdo a su mandato legal. - Demanda de recursos: Grado en que se tiene disponibilidad de los recursos que permitirían asegurar el
El Peruano Sábado 11 de julio de 2015
éxito de la implementación de una oportunidad de mejora, así como la sostenibilidad en el tiempo de la situación nueva que se logre y sus efectos positivos. - Horizonte de implementación: Tiempo que debe transcurrir desde el inicio de la implementación de la oportunidad de mejora hasta que se puedan visibilizar los resultados esperados (corto, mediano o largo plazo). iv. Las mejoras identificadas deben comprender, como mínimo, la siguiente información: Problema identificado, resultado esperado, tipo de mejora (estructural, funcional o sistemática), medio de verificación, inicio y fin estimados de implementación de la mejora, órgano o unidad orgánica responsable, calificación de criterios de priorización y su justificación, puestos involucrados, y acciones y plazos específicos. Para el desarrollo de esta disposición, las entidades pueden utilizar la sección 4 del Manual para el Dimensionamiento de las entidades públicas. v. La aplicación de mejoras de los procesos se inicia con la modificación de la Matriz de Procesos (Anexo 1 de la presente directiva) en base al listado de mejoras priorizadas. Lo anterior debe plasmarse en la Matriz de Procesos Ajustados (Anexo Nº 1 de la presente directiva). vi. El producto de esta fase es un Informe aprobado por la Comisión de Tránsito y avalado por el titular de la entidad, que constituye un compromiso de implementación de las mejoras, que deberá tener en cuenta las limitaciones técnicas y presupuestales, así como la capacidad operativa de la entidad. El informe contiene lo siguiente: - Introducción: Marco general y fechas de desarrollo de la fase 2. - Metodología: Herramientas y/o acciones realizadas para el análisis e identificación de mejoras. - Oportunidades de mejoras identificadas: Lista de oportunidades de mejora identificadas por la entidad. - Fichas de oportunidades de mejora: Se debe elaborar una ficha para cada una de las oportunidades de mejora identificadas por la entidad, esta ficha incluye la priorización de mejoras de los procesos. - Resumen de oportunidades de mejora destacadas: Se deben describir a detalle las oportunidades de mejora (entre 1 y 3) que, a criterio de la Comisión de Tránsito, son las más destacadas de la entidad y que podrían ser tomadas en consideración en los reportes y otras publicaciones que, en el marco de la reforma del servicio civil, desarrolle la Autoridad Nacional del Servicio Civil. La entidad podrá utilizar el formato de informe contenido en la sección cuatro del Manual de Dimensionamiento. vii. El informe será remitido a SERVIR por el titular de la entidad, en un plazo no mayor a 15 días calendario, posteriores a la aprobación de la Comisión de Tránsito. viii. De ser el caso, SERVIR podrá emitir opinión en relación a los resultados obtenidos del desarrollo de la presente fase y al cumplimiento de las disposiciones en la presente directiva. ix. Remitido el informe de la fase 2 a SERVIR, la entidad se encuentra habilitada a solicitar a SERVIR la emisión de la "Resolución de Inicio de Proceso de Implementación", de acuerdo a lo establecido en la Directiva Nº 0032015-SERVIR/GPGSC aprobada por la Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 137-2015-SERVIR/PE. 5.2.3. FASE 3: DETERMINACIÓN Y ANÁLISIS DE LA DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS DE LA ENTIDAD a. La Fase 3 implica el análisis de los factores que determinan la composición (grupo, familia rol y nivel) y cantidad de servidores que necesita la entidad. Para lograrlo, ésta se basa en un estudio de cargas de trabajo, cuyos parámetros se encuentran descritos en el Anexo 2 de la presente directiva, mediante el cual se identifica la brecha existente entre la dotación actual y la dotación necesaria para desarrollar adecuadamente sus procesos. b. Para la aplicación de la fase 3 se deben cumplir las siguientes disposiciones: i. La entidad debe determinar la carga de trabajo asociada a la ejecución de cada actividad o tarea, a fin de establecer el número de posiciones que requiere para cada uno de sus puestos. Para esto, se deberá efectuar un cálculo del tiempo que cada puesto dedica al mes