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07. Entre los procedimientos de auditoría más utiliza- dos en los exámenes especiales figuran: l Declaraciones de funcionarios. l Confirmaciones. l Inspecciones físicas. l Revisión documentaria. Declaraciones de funcionarios o empleados 08. Las declaraciones obtenidas de los funcionarios y empleados de la entidad, en el curso de investigaciones o entrevistas, debe ser siempre por escrito y firmadas por el autor de las mismas. Debe considerarse la faxpresión libre de los declarantes, a quienes debe permitírseles la revi- sión del borrador del texto de su declaración y su firma a continuación del párrafo final siguiente: “He leído integrame&~ el contenido del presente docu- mento, considerando que el mismo refleju fielmente mis declaraciones en relación al . . . (asunto, entidad) y firmo la presente en señal de conformidad ". Las declaraciones deben siempre corroborar los resul- tados de otros procedimientos aplicados por los auditores en relación al asunto evaluado. 09. Cuando w considere apropiado revelar indicios y/ o actos relacionados con ilegales o irregulares debe solici- tarse la asesoría legal pertinente, de modo de evitar situaciones que se deriven de la falta de respaldo de las observaciones. Los Organos de Auditoría Interna son responsables de obtener la operación legal correspon- diente, como paso previo a la emisión del informe especialque hubieren elaborado en el cumplimiento de su trabajo. Confirmaciones 10. Las confirmaciones son procedimientos destinados a corroborar la información obtenida de la entidad, a traves de aquella obtenida de la contraparte externa de la transacción ocurrida, En el siguiente cuadro se presentan algunos ejemplos sobre el tema: Rubro Confirmar de: l Cuentas por cobran Clientes l Cuentas por pagar Proveedores l Bancos Entidad bancaria l Bienes o valores en custodia Entidad exammada l Donaciones recibidas Donante l Donaciones concedidas Donatario l Saldos presupuestarios Dirección general Presupuesto l Propiedad inmueble Registros Públicosde la premisa que cada paso, fase o etapa de una transacción debe dejar siempre una huella documental -bien sea por laemisión de un documento o por anotaciones en el mismo (VB”, afectaciones a cuentas, pases a otros departamentos, informes, etc.), es posible reconstruir una transacción enbase a la documentación disponible y llegar a conclusiones sobre faltantes documentarios, de autorizaciones, procedi-mientos omitidos y/o falta de oportunidad de los mismos, transgresiones a la normatividad vigente y otros. 16. La revisión documentaria constituye un comple- mento excelente de la inspección física, pues esta última aporta evidencia en torno a la existencia física de losbienes, lo cual no puede ser proporcionado a través del primer procedimiento. 17. Los procedimientos descritos y otros que considere necesario llevar a cabo el auditor, deben permitirle estable-cer conclusiones en relación a los objetivos del examen Para este propcísito, obtenida la evidencia, debe evaluarse la misma para definir su competencia, pertinencia y suficien- cia, conforme alo tratado en las partes II y III de este Manual. 18. A continuación, el auditor debe evaluar la eviden- cia contra el criterio acordado para cada objetivo, tenien- do en consideración: l La necesidad de confirmar o modificar las premisas establecidas durante la fase planeamiento. l El desarrollo de conclusiones relativas a los objetivos de auditoría. l El sustento apropiado del trabajo llevado a cabo y de las observaciones y conclusiones formuladas. Desarrollo de hallazgos de auditoria 19. Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación realizado entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen. Es toda informa- ción que ajuicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden e n la gestión de los recursos en la entidad bajo examen y, que por su naturaleza merecen ser comunicados en el informe (Ver sección 560, Parte II). 20. Los hallazgos de auditoría están relacionados con asuntos significativos e incluyen información (evidencia 1 suficiente, competente y pertinente, que emerge de la eva-luación practicada en la entidad bajo examen. Generalmen- te, los hallazgos corresponden a cualquier situación deficien- te que se determina como consecuencia de la aplicación deprocedimientos de auditoría. Sus elementos son: condición, criterio, causa y efecto (Ver sección 560 de la parte III). 21. Los resultados de las evaluaciones efectuadas y las conclusiones deben ser documentados apropiadamente, confirmando que: ll. Al requerir la confirmación, el auditor debe adop- tar las precãuciones necesarias para asegurarse que la respuesta sea remitida directamente a su persona. En caso de no recibir respuesta a la solicitud de confirmación, deberá remitirse un segundo requerimiento y, de no obtenerse respuesta, debe aplicar procedimientos alter-nativos para asegurarse de la validez de la información proporcionada por la entidad.l Los procedimientos programados han sido llevados a cabo satisfactoriamente. l Los cambios a la programación inicial están plena- mente identificados y autorizados. l Están plenamente identificadas las causas y los efectos de las condiciones observadas. 12. Si los procedimientos alternativos no confirman la información en evaluación, el auditor debe considerar al mismo como punto especial de atcnciórl y ahondar su investigación hasta quedar satisfecho del mismo y definir su inclusión en el informe.22. Tratándose de hallazgos negativos, el auditor debe desarrollar recomendaciones, señalando la necesidad de efectuar mejoras, teniendo en cuenta su análisis de las causas y efectos en las condiciones identificadas. A este respecto, debe tener en cuenta: Inspección física 13. La inspección física es empleada por el auditor rlara cerciorarse medlante percepc ión sensorial ylo prue- as especiales, de la existencia de un activo o bien en poder de una entidad. El arqueo de efectivo y/o valores y el inventario de bienes en almacén y/o de activo fijo, constituyen la aplicación práctica de esta técnica. 14. Debe siempre tenerse en cuenta que la percepción sensorial está referida a los cinco (5) sentidos con que está dotado el ser humano. Por ejemplo: la determinación de la existencia de ciertas sustancias requerircín una combinacirjn de percepción vi- sual (color), olfativa (olor), gustativa (sabor,, táctil (textura) más las pruebas de laboratorio que se estime necesarias. Revisión documentaria 15. La revisión documentaria es, probablemente, el pro- cedimiento más utilizado en un examen especial. Partiendol La factibilidad y costo de adoptar la recomendación (relación costo-beneficio). l Cursos alternativos de acción. l Efectos positivos y negativos que podrían resultar de la implementación de la recomendación. 24. Sin perjuicio de las coordinaciones llevadas a cabo con los funcionarios y empleados de la entidad tendentesa dilucidar las condiciones negativas determinadas, antes de concluir esta fase el auditol: debe dar cumplimiento a la NAGU 3.60 “Comunicación de hallazgos”. 25. La comunicación de los hallazgos debe ser por escrito, guardando las formalidades necesarias para otorgar el derecho de ejercer su legítima defensa a los funcionarios y empleados comprendidos en las observa- ciones, incluyendo aun a aquellos que ya no laboran en la entidad. En caso de no ser posible su ubicación. deberáemplearse el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación en la ciudad donde esté ubicada la entidad. 26. Para comunicar las hallazgos debe evaluarse apro- piadamente su materialidad y señalarse un plazo pe-