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Pág. 181627 NORMAS LEGALES Lima, domingo 19 de diciembre de 1999 glar una reunión con los funcionarios a cargo de las áreas a examinar por la comisión auditora. • Paralelamente, la entidad debe disponer un ambien- te adecuado para instalar a la comisión considerando: - Amplitud y mobiliario en función al número de sus integrantes. Por lo menos un armario, archivador o similar dotado con llave para salvaguarda de los pape- les de trabajo y documentos que proporcione la enti- dad. - Según disponibilidad, equipo básico de oficina en calidad de préstamo y algunos útiles de oficina mínimos. • Si la comisión lo solicita, arreglar un recorrido por la instalaciones de la entidad, incidiendo en las áreas que serán motivo de examen. La persona desig- nada por la entidad auditada, deberá tener conoci- miento suficiente de las actividades y personal para las explicaciones y presentaciones que sean requeri- das. 05. La DGCP circularizará internamente la carta de presentación, requiriendo se preste a la comisión las facilidades necesarias para el cumplimiento de su trabajo. 06. La Contraloría General designará un coordinador que centralice y coordine todos los requerimientos de la comisión de auditoría, así como las devoluciones de docu- mentos y otros. 07. También se deberá hacer conocer a la comisión los procedimientos en vigor para fotocopias, ingreso a zonas restringidas, uso de vehículos y otros equipos, así como los horarios de trabajo y otros. 08. Las comisiones de auditoría no están autorizadas a requerir: • Apoyo a tiempo completo de personal de la entidad. • Vehículos a tiempo completo, para uso personal o fuera del horario normal de actividades. • Servicio telefónico a larga distancia, excepto llama- das oficiales previamente convenidas. 09. La fase de planeamiento de la auditoría al Estado de la Deuda Pública comprende el desarrollo de una estrategia global para entender la entidad y las actividades que lleva a cabo y la conducción del examen, al igual que el establecimiento de un enfo- que apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar, de modo de permitir al equipo identificar las áreas más importantes y los problemas potenciales de la entidad. 10. La DGCP participa en el planeamiento proporcio- nando a la comisión toda la documentación que le sea requerida, previa solicitud de ésta al coordinador desig- nado. Asimismo, facilitará los servicios de fotocopiado, cuyas órdenes deberán estar firmadas por el auditor encargado. 11. La DGCP facilitará el acceso de la comisión a los registros e informes, proporcionando la informa- ción adicional que le sea requerida. El acceso a la información contenida en el sistema de cómputo será coordinado y proporcionado vía copias (diskette) o listados. 12. Cuando sea requerida, la DGCP dará las explica- ciones, orales o escritas, que sean necesarias para permi- tir a la comisión satisfacerse en cuanto a los requerimien- tos de información. 13. La demora o negativa a facilitar la información requerida significa una limitación al alcance del examen, lo que será merituado por la Comisión Auditora e incluirá este incidente en su informe final. 14. Tratándose de una auditoría de gestión, al final de la fase de planeamiento, la comisión de auditoría solicitará llevar a cabo una reunión para comunicar las áreas específicas seleccionadas para la revisión en profundidad y discutir los criterios que serían utiliza- dos en las evaluaciones a efectuar durante la fase de ejecución.Durante la ejecución 15. Durante la fase de ejecución, la comisión auditora profundizará sus pruebas en las áreas o transacciones seleccionadas en la fase planeamiento. La entidad bajo examen deberá continuar facilitando la documentación, informes, registros y explicaciones orales y escritas que le sean solicitadas. 16. Durante esta fase la DGCP recibirá las comunica- ciones escritas mediante las cuales la comisión auditora transmite los Hallazgos de auditoría a las personas com- prendidas en los mismos para que, en el plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados para su evaluación. 17. Los Hallazgos de auditoría se refieren a presuntas deficiencias identificadas como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría. 18. Los hallazgos comunicados deberán contener los atributos de Condición y Criterio. 19. La condición está referida a la descripción de la deficiencia identificada, cuyo grado de desviación debe ser explicado. 20. El criterio está constituido por las normas no cumplidas y son de carácter legal, operativo y de control que regulan el accionar de la entidad examinada. El desarrollo del criterio en la presentación de la observa- ción debe citar específicamente la normativa pertinente y el texto aplicable de la misma. 21. El coordinador designado por la DGCP deberá coordinar con el encargado de la comisión auditora, a fin de recibir copia de todas las comunicaciones sobre hallaz- gos, de modo que pueda controlar el flujo de respuestas que sean alcanzadas (sólo oficio). 22. Tratándose de auditorías de gestión, la entidad auditada deberá comprobar que el criterio utilizado en la redacción del hallazgo sea exactamente el convenido al final de la fase de planeamiento. 23. La DGCP y los funcionarios comprendidos en los hallazgos de auditoría deben tener en cuenta que éstos sólo pueden ser desvirtuados por: • La presentación de nuevos elementos de juicio que modifiquen la percepción de la condición observada. • La demostración de la aplicación equívoca del crite- rio de auditoría. • La existencia de normas específicas no consideradas en el momento de la estructuración del criterio de audito- ría. • La demostración que la responsabilidad por el ha- llazgo corresponde a otra persona, en cuyo caso la comi- sión deberá trasladar este hallazgo a tal persona. 24. Consecuentemente, la insistencia en emplear los mismos argumentos y documentación presentada ante- riormente no modificará el hallazgo comunicado. 25. Asimismo, todo hallazgo de auditoría no respondi- do será considerado en el informe final. 26. Concluida la fase de ejecución, la entidad auditada cautelará que le sea devuelta la documentación examina- da y los equipos de la oficina concedidos en calidad de préstamo. 27. La entidad examinada debe entregar a la Comi- sión Auditora la carta de representación que deberá firmar como reconocimiento de haber puesto a su disposición la información requerida, así como cual- quier hecho significativo ocurrido durante el período bajo examen y hasta la fecha de terminación del traba- jo de campo. A la recepción del informe 28. A la recepción del informe final la entidad auditada deberá cautelar que las partes correspon- dientes del mismo, se distribuyan a los funcionarios comprendidos en las observaciones, para la formula- ción de los descargos a que hubieran lugar, así como la implementación de las recomendaciones formula- das. 15757