Norma Legal Oficial del día 19 de diciembre del año 1999 (19/12/1999)

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TEXTO DE LA PÁGINA 45

MORDAZA, MORDAZA 19 de diciembre de 1999

NORMAS LEGALES
Durante la ejecucion

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glar una reunion con los funcionarios a cargo de las areas a examinar por la comision auditora. · Paralelamente, la entidad debe disponer un ambiente adecuado para instalar a la comision considerando: - Amplitud y mobiliario en funcion al numero de sus integrantes. Por lo menos un armario, archivador o similar dotado con llave para salvaguarda de los papeles de trabajo y documentos que proporcione la entidad. - Segun disponibilidad, equipo basico de oficina en calidad de prestamo y algunos utiles de oficina minimos. · Si la comision lo solicita, arreglar un recorrido por la instalaciones de la entidad, incidiendo en las areas que seran motivo de examen. La persona designada por la entidad auditada, debera tener conocimiento suficiente de las actividades y personal para las explicaciones y presentaciones que MORDAZA requeridas. 05. La DGCP circularizara internamente la carta de MORDAZA, requiriendo se preste a la comision las facilidades necesarias para el cumplimiento de su trabajo. 06. La Contraloria General designara un coordinador que centralice y coordine todos los requerimientos de la comision de auditoria, asi como las devoluciones de documentos y otros. 07. Tambien se debera hacer conocer a la comision los procedimientos en MORDAZA para fotocopias, ingreso a zonas restringidas, uso de vehiculos y otros equipos, asi como los horarios de trabajo y otros. 08. Las comisiones de auditoria no estan autorizadas a requerir: · Apoyo a tiempo completo de personal de la entidad. · Vehiculos a tiempo completo, para uso personal o fuera del horario normal de actividades. · Servicio telefonico a larga distancia, excepto llamadas oficiales previamente convenidas. 09. La fase de planeamiento de la auditoria al Estado de la Deuda Publica comprende el desarrollo de una estrategia global para entender la entidad y las actividades que lleva a cabo y la conduccion del examen, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria a aplicar, de modo de permitir al equipo identificar las areas mas importantes y los problemas potenciales de la entidad. 10. La DGCP participa en el planeamiento proporcionando a la comision toda la documentacion que le sea requerida, previa solicitud de esta al coordinador designado. Asimismo, facilitara los servicios de fotocopiado, cuyas ordenes deberan estar firmadas por el auditor encargado. 11. La DGCP facilitara el acceso de la comision a los registros e informes, proporcionando la informacion adicional que le sea requerida. El acceso a la informacion contenida en el sistema de computo sera coordinado y proporcionado via copias (diskette) o listados. 12. Cuando sea requerida, la DGCP MORDAZA las explicaciones, orales o escritas, que MORDAZA necesarias para permitir a la comision satisfacerse en cuanto a los requerimientos de informacion. 13. La demora o negativa a facilitar la informacion requerida significa una limitacion al alcance del examen, lo que sera merituado por la Comision Auditora e incluira este incidente en su informe final. 14. Tratandose de una auditoria de gestion, al final de la fase de planeamiento, la comision de auditoria solicitara llevar a cabo una reunion para comunicar las areas especificas seleccionadas para la revision en profundidad y discutir los criterios que serian utilizados en las evaluaciones a efectuar durante la fase de ejecucion.

15. Durante la fase de ejecucion, la comision auditora profundizara sus pruebas en las areas o transacciones seleccionadas en la fase planeamiento. La entidad bajo examen debera continuar facilitando la documentacion, informes, registros y explicaciones orales y escritas que le MORDAZA solicitadas. 16. Durante esta fase la DGCP recibira las comunicaciones escritas mediante las cuales la comision auditora transmite los Hallazgos de auditoria a las personas comprendidas en los mismos para que, en el plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados para su evaluacion. 17. Los Hallazgos de auditoria se refieren a presuntas deficiencias identificadas como resultado de la aplicacion de los procedimientos de auditoria. 18. Los hallazgos comunicados deberan contener los atributos de Condicion y Criterio. 19. La condicion esta referida a la descripcion de la deficiencia identificada, cuyo grado de desviacion debe ser explicado. 20. El criterio esta constituido por las normas no cumplidas y son de caracter legal, operativo y de control que regulan el accionar de la entidad examinada. El desarrollo del criterio en la MORDAZA de la observacion debe citar especificamente la normativa pertinente y el texto aplicable de la misma. 21. El coordinador designado por la DGCP debera coordinar con el encargado de la comision auditora, a fin de recibir MORDAZA de todas las comunicaciones sobre hallazgos, de modo que pueda controlar el flujo de respuestas que MORDAZA alcanzadas (solo oficio). 22. Tratandose de auditorias de gestion, la entidad auditada debera comprobar que el criterio utilizado en la redaccion del hallazgo sea exactamente el convenido al final de la fase de planeamiento. 23. La DGCP y los funcionarios comprendidos en los hallazgos de auditoria deben tener en cuenta que estos solo pueden ser desvirtuados por: · La MORDAZA de nuevos elementos de juicio que modifiquen la percepcion de la condicion observada. · La demostracion de la aplicacion equivoca del criterio de auditoria. · La existencia de normas especificas no consideradas en el momento de la estructuracion del criterio de auditoria. · La demostracion que la responsabilidad por el hallazgo corresponde a otra persona, en cuyo caso la comision debera trasladar este hallazgo a tal persona. 24. Consecuentemente, la insistencia en emplear los mismos argumentos y documentacion presentada anteriormente no modificara el hallazgo comunicado. 25. Asimismo, todo hallazgo de auditoria no respondido sera considerado en el informe final. 26. Concluida la fase de ejecucion, la entidad auditada cautelara que le sea devuelta la documentacion examinada y los equipos de la oficina concedidos en calidad de prestamo. 27. La entidad examinada debe entregar a la Comision Auditora la carta de representacion que debera firmar como reconocimiento de haber puesto a su disposicion la informacion requerida, asi como cualquier hecho significativo ocurrido durante el periodo bajo examen y hasta la fecha de terminacion del trabajo de campo. A la recepcion del informe 28. A la recepcion del informe final la entidad auditada debera cautelar que las partes correspondientes del mismo, se distribuyan a los funcionarios comprendidos en las observaciones, para la formulacion de los descargos a que hubieran lugar, asi como la implementacion de las recomendaciones formuladas. 15757