NORMA LEGAL OFICIAL DEL DÍA 23 DE SEPTIEMBRE DEL AÑO 2001 (23/09/2001)

Pág. 210348 NORMAS LEGALES Lima, domingo 23 de setiembre de 2001 D. DEL INVENTARIO 1. PROGRAMACION a) El inventario físico de mercancías, como medida de control interno, permite conocer en detalle y valor, la mercancía, a nivel de todo el almacén, así como sustentar el saldo contable, por lo que el personal designado debe proceder a tomarlo de acuerdo a la siguiente indicación: - Inventario general, al finalizar cada ejercicio presu- puestal. El 31 de diciembre se debe generar el listado del inventario general de mercancías y dar inicio al inventa- rio físico. - Inventario parcial, selectivo o dirigido, cuando lo disponga el jefe del almacén o el intendente, por lo menos, dos veces al año; independiente de las acciones de control que realice la Oficina de Auditoría Interna (OAI). b) El jefe de almacén debe elaborar el Plan de Trabajo del inventario físico que comprende en forma detallada cada una de las actividades y tareas, personal requerido, entrenamiento, material logístico y cronograma de eje- cución, el mismo que debe ser aprobado por el Intenden- te. c) Asimismo, debe prever y cautelar, que el personal que hace el inventario esté debidamente capacitado, asegurándose de su cabal entendimiento y comprensión y que ha recibido el referido entrenamiento, así como la entrega de cartillas de instrucciones, antes de iniciarse la acción administrativa. d) El Jefe de almacén dispone la conformación de los grupos de trabajo necesarios, de acuerdo al volumen de la mercancía a inventariarse. Estos deben estar integra- dos por especialista u oficiales en aduanas, técnicos, digitadores y auxiliares, de preferencia, con conocimien- to y/o experiencia en la materia, siendo conveniente la necesidad de fijar con anticipación el perfil idóneo de dichos trabajadores. El personal seleccionado para el inventario debe ser independiente de aquel que efectúa el registro y manejo de las mercancías. La supervisión selectiva debe estar a cargo del jefe de almacén y de personal designado por la INAR. e) El Jefe de almacén dispone la separación de la mercancía en proceso de inventario, de la que, por la dinámica de su movimiento, ingresa con fecha posterior al cierre del inventario. f) Previamente a la emisión de los listados que genera el Módulo, el jefe de almacén debe tener la certeza que la información a emitirse comprende el movimiento total de la mercancía, para lo cual, bajo su estricta responsa- bilidad debe verificar permanentemente el registro y actualización de las operaciones. 2. EJECUCION a) El jefe de almacén, solicita al operador de sistemas o al personal designado para tal efecto, la generación del Inventario de almacén en el Módulo y la emisión de los formatos de inventario de almacén correspondientes, los que deben ser entregados a los jefes de grupo, para su distribución entre el personal designado, de acuerdo a las instrucciones sobre la toma del inventario físico. b) El jefe de almacén o persona delegada, asigna a cada grupo de trabajo las zonas de inventario, los cuales realizan directamente la toma de inventario, abarcando la totalidad de las zonas internas, externas y restringi- das, siguiendo un orden lógico y secuencial, según la ubicación de las mercancías. c) Durante la toma del inventario, el personal desig- nado confronta los datos que figuran en el formato impreso con las mercancías ubicadas en el almacén y verifica su conformidad, anotando, de no haberse consig- nado, sus características técnicas y referenciales en cuanto a la cantidad (total o saldos) peso, descripción, marca, modelo, serie, estado (nueva, usada, en mal o buen estado) y ubicación y otros datos. De encontrarse conforme se marcará el check correspondiente o de encontrarse diferencias, se hacen las anotaciones res- pectivas en el mismo formato con lapicero de tinta líquida.d) Terminada la verificación física, el formato de inventario es suscrito por el personal que intervino y se procede a colocar en la mercancía o en el bulto que las contenga, una etiqueta autoadhesiva "INVENTARIO - FECHA: ________". El jefe de grupo remite los formatos de Inventario al personal designado que lo registra en el módulo para su procesamiento y emisión del listado de inventario. e) Posteriormente, los resultados deben ser confron- tados de manera selectiva - un mínimo del 1% del stock - con los registros de ingreso de mercancía (acta o manifiesto), como parte del proceso de consistenciación respectiva. f) De existir diferencias, deben ser comunicadas al jefe de grupo para su análisis y recuento. De persistir éstas, se anotan en el rubro “observaciones” del formato, debiendo verificarse la documentación original o fuente, agotando por seguridad, todos los medios que permitan el registro y control en el Módulo. De ubicarse parte o la totalidad de la mercancía faltante, debe practicarse los ajustes correspondientes con autorización del jefe del almacén, luego de lo cuál, el personal designado efectúa el cierre del inventario en el Módulo, generándose auto- máticamente el listado “Relación de ajuste de Inventa- rio”. 3. RESULTADOS a) El inventario físico debe culminar a más tardar el 15 de enero del año siguiente al vencimiento del ejercicio presupuestal anterior, debiéndose prever la programa- ción del inventario con la debida anticipación. b) Si concluidas las acciones señaladas y teniendo la seguridad que el resultado del inventario es consistente y confiable, se determina la existencia de mercancías faltantes, el Intendente de Aduana de conformidad con el Procedimiento PP-PG.01, efectúa la denuncia ante la dependencia policial del sector en el término de 24 horas de conocido el hecho, y lo comunica a la Intendencia Nacional de Administración y Recaudación Aduanera para los efectos de la cobertura del seguro respectivo. c) Sin perjuicio de ello, el jefe de almacén, realiza las acciones correspondientes, para determinar las respon- sabilidades administrativas por las mercancías faltan- tes, dando cuenta de los resultados a la Oficina de Auditoría Interna. De igual manera, luego de coberturada la pérdida, dispone la emisión de la respectiva Acta por la mercancía faltante, a fin de proceder a la baja correspondiente. De existir diferencias no cubiertas por el seguro, el jefe de recaudación proyecta la resolución, para su aprobación por el Intendente, a fin de proceder al castigo contable. De existir mercancías sobrantes, el personal desig- nado ingresa la información correspondiente en el Módulo identificándola como sobrante, a fin de hacer los extornos en caso de corresponder emitiendo el acta de recepción y el informe, dando cuenta de dicha incidencia. d) El jefe de almacén informa al intendente dentro del término de cinco días de vencido el plazo señalado en el numeral C.3.a) del presente rubro, sobre el resultado del inventario físico, dando cuenta de las acciones realizadas así como de su evaluación y con- clusiones. Dicho Informe, el Inventario físico y las notas conta- bles respectivas son remitidas al área de recaudación para su conciliación e integración con la información contable y posterior remisión a la INAR. VIII. FLUJOGRAMA IX. INFRACCIONES Y SANCIONES El personal que incumpla lo dispuesto en el presente procedimiento, se sujeta a las sanciones establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo. X. REGISTROS - Acta de Traslado/Entrega de mercancías - Acta de Recepción - Formatos de Inventario - Listado de Diferencias de Inventario - Relación de Ajustes de Inventario