Norma Legal Oficial del día 23 de septiembre del año 2001 (23/09/2001)

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D. DEL INVENTARIO 1. PROGRAMACION

NORMAS LEGALES

MORDAZA, MORDAZA 23 de setiembre de 2001

a) El inventario fisico de mercancias, como medida de control interno, permite conocer en detalle y valor, la mercancia, a nivel de todo el almacen, asi como sustentar el saldo contable, por lo que el personal designado debe proceder a tomarlo de acuerdo a la siguiente indicacion: - Inventario general, al finalizar cada ejercicio presupuestal. El 31 de diciembre se debe generar el listado del inventario general de mercancias y dar inicio al inventario fisico. - Inventario parcial, selectivo o dirigido, cuando lo disponga el jefe del almacen o el intendente, por lo menos, dos veces al ano; independiente de las acciones de control que realice la Oficina de Auditoria Interna (OAI). b) El jefe de almacen debe elaborar el Plan de Trabajo del inventario fisico que comprende en forma detallada cada una de las actividades y tareas, personal requerido, entrenamiento, material logistico y cronograma de ejecucion, el mismo que debe ser aprobado por el Intendente. c) Asimismo, debe prever y cautelar, que el personal que hace el inventario este debidamente capacitado, asegurandose de su cabal entendimiento y comprension y que ha recibido el referido entrenamiento, asi como la entrega de cartillas de instrucciones, MORDAZA de iniciarse la accion administrativa. d) El Jefe de almacen dispone la conformacion de los grupos de trabajo necesarios, de acuerdo al volumen de la mercancia a inventariarse. Estos deben estar integrados por especialista u oficiales en aduanas, tecnicos, digitadores y auxiliares, de preferencia, con conocimiento y/o experiencia en la materia, siendo conveniente la necesidad de fijar con anticipacion el perfil idoneo de dichos trabajadores. El personal seleccionado para el inventario debe ser independiente de aquel que efectua el registro y manejo de las mercancias. La supervision selectiva debe estar a cargo del jefe de almacen y de personal designado por la INAR. e) El Jefe de almacen dispone la separacion de la mercancia en MORDAZA de inventario, de la que, por la dinamica de su movimiento, ingresa con fecha posterior al cierre del inventario. f) Previamente a la emision de los listados que genera el Modulo, el jefe de almacen debe tener la certeza que la informacion a emitirse comprende el movimiento total de la mercancia, para lo cual, bajo su estricta responsabilidad debe verificar permanentemente el registro y actualizacion de las operaciones. 2. EJECUCION a) El jefe de almacen, solicita al operador de sistemas o al personal designado para tal efecto, la generacion del Inventario de almacen en el Modulo y la emision de los formatos de inventario de almacen correspondientes, los que deben ser entregados a los jefes de grupo, para su distribucion entre el personal designado, de acuerdo a las instrucciones sobre la toma del inventario fisico. b) El jefe de almacen o persona delegada, asigna a cada grupo de trabajo las zonas de inventario, los cuales realizan directamente la toma de inventario, abarcando la totalidad de las zonas internas, externas y restringidas, siguiendo un orden logico y secuencial, segun la ubicacion de las mercancias. c) Durante la toma del inventario, el personal designado confronta los datos que figuran en el formato impreso con las mercancias ubicadas en el almacen y verifica su conformidad, anotando, de no haberse consignado, sus caracteristicas tecnicas y referenciales en cuanto a la cantidad (total o saldos) peso, descripcion, MORDAZA, modelo, serie, estado (nueva, usada, en mal o buen estado) y ubicacion y otros datos. De encontrarse conforme se marcara el check correspondiente o de encontrarse diferencias, se hacen las anotaciones respectivas en el mismo formato con lapicero de tinta liquida.

d) Terminada la verificacion fisica, el formato de inventario es suscrito por el personal que intervino y se procede a colocar en la mercancia o en el bulto que las contenga, una etiqueta autoadhesiva "INVENTARIO FECHA: ________". El jefe de grupo remite los formatos de Inventario al personal designado que lo registra en el modulo para su procesamiento y emision del listado de inventario. e) Posteriormente, los resultados deben ser confrontados de manera selectiva - un minimo del 1% del stock - con los registros de ingreso de mercancia (acta o manifiesto), como parte del MORDAZA de consistenciacion respectiva. f) De existir diferencias, deben ser comunicadas al jefe de grupo para su analisis y recuento. De persistir estas, se anotan en el rubro "observaciones" del formato, debiendo verificarse la documentacion original o fuente, agotando por seguridad, todos los medios que permitan el registro y control en el Modulo. De ubicarse parte o la totalidad de la mercancia faltante, debe practicarse los ajustes correspondientes con autorizacion del jefe del almacen, luego de lo cual, el personal designado efectua el cierre del inventario en el Modulo, generandose automaticamente el listado "Relacion de ajuste de Inventario". 3. RESULTADOS a) El inventario fisico debe culminar a mas tardar el 15 de enero del ano siguiente al vencimiento del ejercicio presupuestal anterior, debiendose prever la programacion del inventario con la debida anticipacion. b) Si concluidas las acciones senaladas y teniendo la seguridad que el resultado del inventario es consistente y confiable, se determina la existencia de mercancias faltantes, el Intendente de Aduana de conformidad con el Procedimiento PP-PG.01, efectua la denuncia ante la dependencia policial del sector en el termino de 24 horas de conocido el hecho, y lo comunica a la Intendencia Nacional de Administracion y Recaudacion Aduanera para los efectos de la cobertura del seguro respectivo. c) Sin perjuicio de ello, el jefe de almacen, realiza las acciones correspondientes, para determinar las responsabilidades administrativas por las mercancias faltantes, dando cuenta de los resultados a la Oficina de Auditoria Interna. De igual manera, luego de coberturada la perdida, dispone la emision de la respectiva Acta por la mercancia faltante, a fin de proceder a la baja correspondiente. De existir diferencias no cubiertas por el seguro, el jefe de recaudacion proyecta la resolucion, para su aprobacion por el Intendente, a fin de proceder al castigo contable. De existir mercancias sobrantes, el personal designado ingresa la informacion correspondiente en el Modulo identificandola como sobrante, a fin de hacer los extornos en caso de corresponder emitiendo el acta de recepcion y el informe, dando cuenta de dicha incidencia. d) El jefe de almacen informa al intendente dentro del termino de cinco dias de vencido el plazo senalado en el numeral C.3.a) del presente rubro, sobre el resultado del inventario fisico, dando cuenta de las acciones realizadas asi como de su evaluacion y conclusiones. Dicho Informe, el Inventario fisico y las notas contables respectivas son remitidas al area de recaudacion para su conciliacion e integracion con la informacion contable y posterior remision a la INAR. VIII. FLUJOGRAMA IX. INFRACCIONES Y SANCIONES El personal que incumpla lo dispuesto en el presente procedimiento, se sujeta a las sanciones establecidas en el Reglamento Interno de Trabajo. X. REGISTROS Acta de Traslado/Entrega de mercancias Acta de Recepcion Formatos de Inventario Listado de Diferencias de Inventario Relacion de Ajustes de Inventario