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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, sábado 9 de diciembre de 2006 334259 El momento de la transferencia entre gestiones públicas que se suceden, en cualquier nivel gubernativo, debilita el ambiente de control interno de la entidad hasta que la nueva administración progresivamente se adapte o implemente sus propias medidas, lo cual crea un espacio propicio para disfunciones o actos irregulares. A ello se agrega que, las transferencias generalmente no permiten que la experiencia acumulada por la gestión saliente retroalimente a la nueva gestión. En tal sentido corresponde a las entidades tomar acciones dirigidas a evitar tales situaciones y propicien la continuidad del servicio. I. TRANSFERENCIA DE GESTIÓN DE AUTORIDAD A AUTORIDAD.- 1) ¿Qué aspectos principales se recomienda informar en la transferencia de gestión? La entrega de cargo formal y personal a la nueva autoridad que sucede en las funciones es la acción administrativa idónea para transmitir información, siendo conveniente tener presente la fecha de corte de gestión e informar como aspectos principales los siguientes: 1. La autoridad ejecutiva superior saliente recabará de los responsables de las unidades orgánicas competentes, un informe de situación, debidamente suscrito por éstos, sobre el estado y ubicación de: - Inventario físico detallado de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad, indicando si se encuentran pendientes de saneamiento. Asimismo, señalar si existen bienes afectados en uso y si sus contratos correspondientes se encuentran vigentes a la fecha de la transferencia. Por otro lado, precisar los activos que se encuentran en situación de baja, así como, aquellos que aún no han sido incorporados en el inventario de bienes de la entidad. - Inventario de las cuentas bancarias de la entidad debidamente conciliadas; asimismo se entregarán los talones de cheques utilizados, incluida la última chequera. Detallar si las hubiera, la utilización de otros medios defi nanciamiento ( fi nancieras, fondos mutuos, bonos, acciones, pagarés, papeles comerciales, operaciones de reporte, otros.) - Los libros de contabilidad y demás documentación sustentatoria de las operaciones contables y fi nancieras realizadas, así como las obligaciones de orden fi nanciero, de corto y mediano plazo, debiéndose tener presente la normativa vigente sobre la materia. - Relación del personal, indicando su régimen de contratación, y monto de la planilla de activos, cesantes y la nómina de trabajadores contratados por servicios no personales; así como outsourcing, contratos con empresas de servicios o cooperativas que brindan servicios de personal temporal. - Rendición de los anticipos y/o préstamos concedidos a todo el personal de la entidad, teniendo en cuenta la normativa interna. - Inventario de sistemas informáticos y bases de datos computarizadas de gestión (contribuyentes, trámite documentario, contabilidad, etc). - Evaluación Presupuestaria que muestre el grado de cumplimiento de las metas programadas, en base al presupuesto aprobado. Al efecto, tomar en cuenta la normativa vigente sobre el particular. - Informe de situación de los juicios seguidos por la Entidad o contra ella, indicando las implicancias administrativas y fi nancieras para el desarrollo de la gestión o las posibles contingencias que pudieran presentarse en contra de la entidad y si éstas se encuentran contabilizadas. - Acervo documentario de la entidad, incluido el referente a los programas sociales, de salud o de educación que administre. - Relación de normas expedidas por la entidad durante su gestión. - Documentos de gestión administrativa tales como la organización de la estructura de la entidad y de cada uno de los procesos de gestión (ROF, MOF, CAP, PAP, TUPA, y otros). 2. Informe sobre el estado situacional de las actividades inherentes a sus funciones, o en su caso de los servicios públicos administrados por la entidad. Esto incluye los niveles de calidad y productividad alcanzados, así como la información sobre los principales proyectos en ejecución y de aquellos cuyo inicio hubiese sido previsto en el corto plazo. 3. Presentación del Plan Operativo o Plan Estratégico Institucional e informe sobre su cumplimiento. En caso que la entidad sea sectorial, presentación del Plan Estratégico Multianual (2001-2005) e informe de su seguimiento. 4. Informe sobre el estado de los expedientes pendientes de resolución. 5. La indicación de los principales factores internos y externos que afectaron adversamente su gestión, para el logro de los objetivos y metas institucionales. 6. Relación de los Informes de Control recibidos del Sistema Nacional de Control durante su gestión, y del grado alcanzado en la implantación de recomendaciones, incluyendo las acciones judiciales que se hubiesen generado. 7. La constancia de presentación ante la administración institucional de la declaración jurada de ingresos y de bienes y rentas a que se encuentra sujeto la autoridad saliente. 8. La constancia de presentación ante la administración institucional de la declaración de compromiso de no incurrir en las prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores públicos o empleo de información privilegiada y/o reservada a la cual ha tenido acceso durante sus servicios a la entidad, previstas en la Ley Nº 27588 y su reglamento. 9. Demás informes que permitan conocer la situación real de la entidad Los aspectos contemplados precedentemente, guardan concordancia con las exigencias previstas en la Ley Nº 26997, para la Transferencia de la Administración Municipal y Disposiciones de la Contaduría Pública de la Nación, que regulan la transferencia de información contable de la gestión municipal, así como se toma en cuenta las Normas de Control Interno aprobadas por la Contraloría General de la República y las prácticas sanas de la gestión pública. 2) ¿Cuál es ¿ ¿Cuál es el procedimiento a seguir para efectuar una transferencia de gestión? La Contraloría General de la República ha previsto los siguientes criterios de carácter preventivo para la transferencia de gestión en las entidades del Estado: - Las autoridades ejecutivas superiores de las entidades públicas que culminan su mandato o cesan en el cargo convocarán la participación de la nueva autoridad que le sucede, para conformar una Comisión mixta con representantes de ambas partes, la que tendrá como función veri fi car la información y documentación que sustenta la transferencia. Resulta conveniente que la comisión de transferencia cuente con la participación entre otros, de representantes de las unidades orgánicas de logística, tesorería, contabilidad, presupuesto, bienes patrimoniales y archivo, a efecto de facilitar la información y entrega de la documentación y bienes a su cargo. - La Autoridad Ejecutiva Superior entrante otorgará las facilidades correspondientes a la Autoridad saliente, en los casos que resulten necesarios, para que ésta tenga acceso a la información pertinente a fi n de realizar su transferencia de gestión correspondiente. - Para el caso de Autoridad Ejecutiva Superior elegida por voto popular, dentro del plazo de cinco (5) días hábiles siguientes a la proclamación de las autoridades electas, la Autoridad Ejecutiva Superior en ejercicio convoca a la Autoridad Electa y conforma la comisión mixta. - Para el caso de Autoridad Ejecutiva Superior designada por con fi anza política originaria, se computará