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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, sábado 9 de diciembre de 2006 334261 todos sus niveles, información sobre el estado de sus respectivas unidades orgánicas, a fi n de levantar un Acta del estado de la gestión, que le permita conocer la situación administrativa, operativa y económica - fi nanciera de la entidad. El levantamiento del Acta corresponde efectuarse con la presencia del jefe del Órgano de Control Institucional, quien actúa en calidad de veedor y, en caso de carecer de dicho órgano, con la presencia de notario público o juez de paz de la jurisdicción. Copia de dicha acta será remitida a la Contraloría General de la República, para el ejercicio de funciones del Sistema Nacional de Control. 10) ¿Qué acciones inmediatas sería conveniente que la nueva autoridad ejecutiva superior realice una vez instalada? Siguiendo los principios de las normas de control interno, una vez instalada la nueva autoridad sería conveniente que las unidades orgánicas competentes realicen un inventario de los actos institucionales efectuados durante el último semestre de la gestión anterior que bajo cualquier denominación y forma impliquen: - Decisiones administrativas en materia de personal, a todo nivel y situación, que importen mayor egreso de recursos. - Decisiones sobre la administración de patrimonio que impliquen mayor egreso de recursos que el presupuestado. - Celebración de contratos de bienes y servicios o compromisos de pagos asumidos por la gestión saliente y que superen el periodo de su gestión. - Procesos judiciales a favor y en contra de la administración, así como procesos coactivos de cobranzas. II. TRANSFERENCIA DE GESTIÓN DE FUNCIONARIOS EN UNA ENTIDAD En el caso de transferencia de gestión de unidades orgánicas a cargo de funcionarios resulta aplicable las recomendaciones sugeridas en el rubro I del presente, en cuanto le sea aplicable, y bajo las siguientes particularidades: 1) ¿Cuándo se efectúa una transferencia de gestión de unidades orgánicas? Este proceso administrativo es efectuado en forma obligatoria, cuando los funcionarios en cualquier nivel de las entidades del Estado culminan sus funciones; deben elaborar y presentar su informe de transferencia ante el nuevo funcionario que le sucede o ante el funcionario inmediato superior. 2) ¿Qué aspectos principales es recomendable informar en la transferencia de gestión? La entrega de cargo formal y personal al nuevo funcionario que sucede en las funciones es la acción administrativa idónea para poder transmitir información sobre el estado de la gestión, debiendo tenerse presente la fecha de corte de gestión e informar como aspectos principales los siguientes: 1. Situación sobre el estado y ubicación de los siguientes aspectos administrativos: - Bienes muebles e inmuebles asignados a su unidad orgánica (Inventario físico). - Cuentas bancarias, si las hubiera, indicando el saldo de cada una de ellas. (Inventario).- Caja Chica, de ser el caso. - Inventario de sistemas informáticos y bases de datos computarizadas de gestión utilizadas en la unidad orgánica. - Acervo documentario de la unidad orgánica.- Organización de la estructura de la unidad orgánica. - Relación del personal a su cargo, especi fi cando las labores encomendadas y el estado de ejecución. 2. Informe sobre el estado de la actividad o función de la unidad orgánica o servicios públicos administrados por la entidad, esto incluye los niveles de calidad y productividad alcanzados, así como la información sobre los principales proyectos en ejecución y de aquellos cuyo inicio hubiese sido previsto en el corto plazo. 3. Presentación del Plan Operativo o Plan Estratégico Institucional e informe sobre su cumplimiento. 4. Informe sobre el estado de los expedientes pendientes de atención o de resolución. 5. La indicación de los principales factores internos y externos que afectaron adversamente su gestión, para el logro de los objetivos y metas de la unidad orgánica. 6. Relación de los Informes de Control recibidos del Sistema Nacional de Control durante su gestión, y del grado alcanzado en la implantación de recomendaciones, incluyendo las acciones judiciales que se hubiesen generado. 7. La constancia de presentación ante la administración institucional de la declaración jurada de ingresos y de bienes y rentas a que se encuentra sujeto. 8. La constancia de presentación ante la administración institucional de la declaración de compromiso de no incurrir en su tránsito a otra entidad en con fl icto de interés o empleo de información privilegiada a la cual ha tenido acceso durante sus servicios. 9. Demás informes que permitan conocer la situación real de la gestión de la unidad orgánica. 3) ¿Cuál es el procedimiento a seguir para efectuar la transferencia de gestión? De acuerdo a las recomendaciones dadas anteriormente para la transferencia de gestión institucional, y las prácticas sanas de gestión, se puede sugerir el siguiente procedimiento de transferencia: - El Funcionario saliente convocará a su sucesor afi n de brindar la información materia de la entrega de cargo; levantándose un Acta de Transferencia, suscrita por ambas partes con la presencia del Órgano de Control Institucional, quien asiste en calidad de observador y, en caso de carecer de dicho órgano, con la presencia de la autoridad ejecutiva superior de la entidad o su representante. - El Funcionario entrante veri fi cará la información contenida en el acta de transferencia, dando cuenta de ello al Órgano de Control Institucional. - El Funcionario entrante informará a la Autoridad Ejecutiva Superior de su Entidad, sobre el resultado del proceso de transferencia en su unidad orgánica. 4) ¿Qué acciones sería conveniente efectuar en caso de incumplimiento del acto de transferencia? Cuando por cualquier circunstancia, el Funcionario saliente no haya efectuado la transferencia de gestión, el directivo inmediato superior o el nuevo Funcionario, tomará las acciones del caso para veri fi car el estado de la gestión, levantando el Acta correspondiente, en presencia del Órgano de Control Institucional, y a falta de éste en presencia de Notario o Juez de Paz. Copia de dicha acta se remitirá al Órgano de Control Institucional, para el ejercicio de sus funciones. 5) ¿Qué acciones inmediatas sería conveniente que realice el nuevo Funcionario, una vez asumido el cargo? Siguiendo los principios de las normas de control interno, una vez instalado el nuevo Funcionario es recomendable tomar conocimiento de los actos de gestión efectuados durante el último semestre, a fi n de proseguir con el cumplimiento de los objetivos de la unidad orgánica.