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02. En su caso, las conclusiones deberán indicar la naturaleza de las responsabilidades en las que hubieranincurrido los funcionarios o servidores públicos, sea ésta administrativa, civil o penal. 03. La definición de responsabilidades administrativa, civil o penal deberá contar con la asesoría legal necesaria. Para este efecto, el auditor y el supervisor encargado coordinarán los aspectos pertinentes ante la gerencia correspondiente. 04. La redacción de las observaciones deberá conside- rar los cuatro (4) atributos de las mismas: condición, criterio, causa y efecto, además de la sumill a que precede a cada observación. 05. El criterio incluido en la observación presentada deberá ser el mismo que fuera concordado con la entidaddurante la fase planeamiento, a menos se hubiera coordi- nado algún ajuste o modificación. Recomendaciones. 01. La formulación de las recomendaciones deberá ser el resultado de un análisis cuidadoso de las diversas alternativas consideradas para superar la causa y condi- ción de las observaciones. 02. En este análisis se deberá tener en cuenta aspectos tale s como: - Evidencia suficiente competente pertinente. - La normativa aplicable vigente - La naturaleza y magnitud de la entidad. - Condición aislada o recurrente del problema - Relación beneficio/costo. - Medios disponibles al alcance de la entrdad. 03. Anexo se presenta modelos de conclusiones. obser- vaciones y recomendaciones, formulados conforme a losrequisitos contenidos en la NAGU 04.40. MODELOS DE OBSERVACIONES, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DE UN INFORME DE AUDITORIA FINANCIERA CONCLUSIÓN N” 1 El Proyecto tiene en vigencia procedimientos conta- bles inadecuados para el registro de las transacciones inherentes a la divisionaria 102- Fondo para pagos en efectivo. OBSERVACIÓN N” 1 Sumilla El control contable del “Fondo para pagos en efectivo” requiere ser mejorado. CondiciónMediante Resolución Directoral N” 000-X 1 del OO de xxxxxx de 19X1 fueron establecidas las normas para el manejo del fondo para pagos en efectivo del programa OO “Rehabilitación Fluvial” fijándose el monto maximo auto- rizado en S/.280,00 0 para el ejercicio 199.. . . . . De ias veri- ficaciones efectuadas sobre el movimiento y regrstr o de operaciones del citado fondo, se observa que el procedi- miento contable seguido no asegura un adecuado control del efectivo en poder de los servidores responsables. Al respecto, la mecánica contable seguida por la enti- dad es como sigue: a) A la preparación de la solicitud de reembolso del fondo para pagos en efectivo: Cargo: 60 Gastos de operación 601 Mat. auxiliares y suministros 604 Teléfono. energía y agua 609 Otros gastos de operación Abon o - - 42 Cuentas por pagar 421 Bienes422 Servicios429 Cuentas por pagar diversas b) Al reembolso de la solicitud presentada Cargo 42 Cuentas por pagar 421 Bienes 422 Servicios423 Cuentas por pagar servicios Abono 10 Caia v Bancos 106Bancos cuentas corrientes - Tesoro Público 108.01 Gastos corrientes Como se aprecia, el fondo para pagos en efectivo no registra movimiento, figurando en todo momento con el monto originalmente asignado. Criterio El Plan Contable Gubernamental establece que la cuenta Caja-Bancos agrupa a las cuentas divisionarias que representan medios de pago, como son efectivo, fon- dos en Bancos, etc. La divisionaria 102 “Fondo para pagos en efectivo” debe ser utilizada para registrar el movimien- to de pagos en efectivo de monto menor. Causa El procedimiento establecido en el área contable para el registro de las operaciones relacionadas con el fondo para Pagos en Efectivo determina que el efectivo encustodia no esté registrado en la cuenta Caja-Bancos de acuerdo al plan de cuentas gubernamental. Es así que no es registrado, contablemente, la dismi- nución del fondo para pagos en efectivo al formularse la solicitud de reembolso del mismo, considerándose que losasientos contables deberían ser como sigue: a) A la preparación de la solicitud de reembolso del fondo para pagos en efectivo: Cargo: 60 Gastos de operación 601 Mat. auxiliares y suministros604 Teléfono, energía y agua609 Otros gastos de operación Abono 10 Caja y Bancos 102 Fondo para pagos en efectivo b) Al reembolso de la solicitud presentada Cargo 10 Caja y Bancos 102 Fondo para pagos en efectivo Abono 10 Caia v Bancos 106Bancos cuentas corrientes - Tesoro Público 108.01 Gastos corrientes Efecto Se debilita el control contable que debe ejercerse sobre el efectivo que maneja el personal a cargo del fondo para pagos en efectivo. La cuenta 10 Caja Bancos no refleja, en su divisionaria 102 Fondo para pagos en efectivo, el disponible realmente en poder del responsable del fondo durante el período de trámite de la solicitud de reembolso de gastos, que en algunas oportunidades ha mediado mas de 40 días. RECOMENDACIÓN N” 1 Se sugiere que el área contable registre las operacio- nes relacionadas del fondo para pagos en efectivo en la subcuenta 102, en concordancia con la normativa estable- cida en el Plan Contable Gubernamental. Comentarios de la entidad La Gerencia de Administración y Finanzas de la enti- dad ha aceptado la observación y dispondrá las acciones correctivas necesarias. Para este efecto, se llevarán a cabocoordinaciones con el área de informática, para las modi-