Norma Legal Oficial del día 28 de enero del año 2002 (28/01/2002)

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TEXTO DE LA PÁGINA 31

MORDAZA, lunes 28 de enero de 2002

NORMAS LEGALES

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procesamiento y analisis de la misma, deberan adoptar las medidas de seguridad que correspondan para garantizar la inviolabilidad del caracter reservado de la informacion. Sin que sea una relacion limitativa, las medidas deberan incluir cuando menos: a. El acceso al "expediente confidencial" o a la parte reservada de un expediente quedara restringido exclusivamente a las personas designadas por el responsable de la unidad organica respectiva, para participar en la tramitacion del procedimiento o caso correspondiente. Sin perjuicio de ello, la obligacion de reserva se extiende a las personas que tengan acceso casualmente a la informacion considerada confidencial. b. La informacion confidencial (impresa, en medios magneticos, registros sonoros o audiovisuales, u otros) debera ser reunida en el "expediente confidencial". Los documentos declarados reservados deberan incluir la indicacion "confidencial" de forma expresa y visible y con un color claramente identificable con el objeto de facilitar su identificacion y manejo; estando prohibida su reproduccion total o parcial. c. Las resoluciones de las unidades organicas pertinentes y los informes tecnicos que requieran hacer referencia a informacion declarada confidencial, eliminaran en la version de los mismos que es comunicada o se encuentra al alcance de los interesados o a terceros en caso de su publicacion, las secciones que contengan informacion declarada en reserva, precisando que se trata de informacion confidencial. d. Los expedientes que contengan informacion declarada como confidencial y que MORDAZA remitidos al archivo general deberan incluir la catalogacion de "acceso restringido" y la relacion de personas autorizadas a tener acceso al expediente, informandose de ello al funcionario encargado del archivo quien establecera medidas especiales de seguridad. Sin perjuicio del obligatorio cumplimiento de las medidas senaladas y cuyo incumplimiento en si mismo constituiran una infraccion a los deberes de reserva, la ausencia de observancia de estas medidas no MORDAZA a quienes tengan acceso a la informacion considerada confidencial, del deber de reserva que le corresponde de acuerdo a lo establecido en los parrafos siguientes. V. DEBER DE RESERVA La SEPS garantizara la seguridad de la informacion confidencial, evitando el acceso a personas o instituciones no autorizadas. Todo documento calificado de confidencial sera guardado en un Archivo Especial de Informacion Confidencial, que posea las condiciones suficientes de seguridad, con excepcion de la informacion declarada confidencial en los procedimientos de controversias, en cuyo caso la Secretaria General del CECONAR sera la encargada de su custodia, mientras la controversia este en tramite. En el caso de documentos suministrados en medios magneticos, debera utilizarse para su archivo un sistema informatico que reuna las condiciones de seguridad requeridas. La administracion del Archivo Especial de Informacion Confidencial estara a cargo del Area de Registro, quien debera encargarse de aplicar las medidas tecnicas y logisticas necesarias para la proteccion de la informacion contenida en el Archivo Especial de Informacion Confidencial, evitando su destruccion accidental, perdida o alteracion, o cualquier otro tratamiento ilicito. Tratandose de informacion confidencial, se cuidara que esta circule unicamente por las unidades organicas involucradas hasta que se convierta en informacion publica. Tendran acceso a la informacion confidencial los miembros del Consejo Directivo, Intendente General, Intendentes de Linea, Jefe de Oficina que solicito la informacion, y los funcionarios de la SEPS debidamente autorizados por el responsable de la unidad organica correspondiente. Tratandose de procedimientos de solucion de controversias y reclamos de usuarios en tramite, tendran acceso los miembros del CECONAR y los funcionarios de la SEPS asignados al procedimiento, debidamente autorizados por las instancias que resuelven las controversias y los reclamos de usuarios segun el caso.

Asimismo, podran tener acceso los consultores externos contratados por la SEPS para algun proyecto o labor especifica, que MORDAZA autorizados expresamente por el Intendente General o Director de CECONAR. Todas las personas que accedan o puedan acceder a informacion declarada confidencial deberan firmar un convenio de confidencialidad con la SEPS, en el cual se indique: · Que conocen las normas sobre confidencialidad y las sanciones que corresponden a su incumplimiento y; · Se obliguen a cumplirlas. El responsable del area de Registro de la Intendencia de Supervision, Autorizacion y Registro - ISAR llevara un registro de acceso a la informacion confidencial en el que constara como minimo: · La relacion de funcionarios de la SEPS y consultores externos que hayan tenido acceso a informacion confidencial. · La informacion a la que hayan tenido acceso. · El trabajo o proyecto para el cual fue necesario acceder a la informacion confidencial. La obligacion de reserva debe mantenerse tanto para los funcionarios de la SEPS, como para los consultores que hubieran tenido acceso a informacion confidencial, aun despues del cese de sus funciones en la unidad organica respectiva, o despues de concluido con el trabajo o proyecto que le hubiese sido encargado, y mientras dicha informacion mantenga su caracter de confidencial. La condicion de confidencial se mantendra hasta que la informacion ya no cumpla con las condiciones en virtud a la cual se declaro como tal. La perdida de la calificacion de confidencial solo puede ser determinada por el Intendente General mediante resolucion expresa. En el caso de informacion presentada dentro de un procedimiento de solucion de controversias, correspondera a la instancia que se encuentre conociendo el procedimiento o al CECONAR, en caso que la controversia hubiera concluido en la via administrativa. Tratandose de informacion confidencial reservada, la SEPS comunicara a la entidad involucrada su intencion de levantar la reserva a efectos de que presenten, en el plazo de tres (3) dias habiles, su conformidad; de ser el caso, su disconformidad debidamente fundamentada, luego de los cuales la Intendencia General resolvera. Tratandose de una informacion confidencial restringida no es necesario la emision de una resolucion expresa para el levantamiento de la restriccion VI. DE LA REVELACION O DIVULGACION DE LA INFORMACION CONFIDENCIAL 6.1. Del personal de la SEPS La sola revelacion o divulgacion de informacion confidencial, por parte de algun miembro integrante de la SEPS, independiente de la calificacion de alto funcionario, funcionario publico o servidor publico, sin exclusion de ningun MORDAZA, constituye falta grave que sera sancionada objetivamente, de acuerdo a las sanciones previstas en la normatividad vigente, sin importar el perjuicio real que pueda causarse al MORDAZA de EPS, a la competencia o a la propiedad industrial de una entidad supervisada. 6.2. De las entidades y empresas consultoras o asesores Toda persona natural o juridica, sea esta de naturaleza publica o privada, que acceda a informacion confidencial con ocasion de la prestacion de servicios de asesoria a la SEPS o del cumplimiento de encargos especificos de esta, estan obligadas a guardar secreto o reserva respecto de los asuntos o informacion que por MORDAZA expresa tengan dicho caracter. Tampoco podran divulgar ni utilizar informacion que, sin tener reserva legal expresa, pudiera resultar privilegiada