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PÆg. 306331 NORMAS LEGALES Lima, viernes 16 de diciembre de 2005 - Número del Comprobante de Pago por la cancelación del servicio de despacho, en los despachos quecorresponda; - Incidencias en el despacho, si fuera el caso;- Observaciones. d) Declaraciones cuyos despachos no concluyeron - Por abandono legal; - Declaradas sin efecto por la intendencia de aduana correspondiente; - Por endoso a otro agente de aduana, indicando al despachador de aduana que continuó el despacho. e) Copias autenticadas de la documentación original de despacho - Número de la DUA o Declaración Simplificada, según corresponda; - Nombre del solicitante;- Denominación del documento: factura comercial, documento de transporte, etc.; - Motivo;- Cantidad de copias;- Fecha de emisión de las copias. E.2 DE LA CONSERVACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS 1. Transportistas o sus representantes en el país Los transportistas o sus representantes en el país deben conservar y archivar los siguientes documentos,ordenados según la numeración de los manifiestos decarga: a) Manifiestos de carga; b) Asignaciones y rectificación de manifiesto de carga; c) Relaciones de bultos faltantes y sobrantes;d) Copias de las actas de inventario, que formulan con los almacenes aduaneros. 2. Agentes de carga internacional Los agentes de carga internacional deben conservar y archivar las copias de los documentos de transportemaster e hijos, en función de la numeración de losmanifiestos de carga de las mercancías consolidadas ydesconsolidadas. 3. Almacenes aduaneros a) Los terminales de almacenamiento, deben conservar y archivar los siguientes documentos porfecha de emisión: - Notas de tarja; - Tarjas al detalle;- Actas de reconocimiento previo;- Actas de Inventario;- Solicitudes de movilización de la carga para reconocimiento físico; - Actas de entrega, en el caso de mercancías en abandono legal y en comiso; - Documentos de disposición, en caso de destrucción o entrega de mercancía a los sectores competentes; - Actas de inmovilización / comiso decretados por la SUNAT; - Constancias de peso de balanza, que deben emitirlas inmediatamente de producido el ingreso o la salida de lasmercancías. b) Los depósitos aduaneros autorizados, deben conservar los siguientes documentos por número de la DUA de Depósito: - Actas de apertura de contenedores, cuando corresponda; - Actas de reconocimiento previo; - Actas de inventario; - Constancias de peso de balanza, que deben emitirlas inmediatamente de producido el ingreso o la salida de lasmercancías;- El acta de entrega, en el caso de mercancías en abandono legal y en comiso; - El documento de disposición, en caso de destrucción o entrega de la mercancía al sector competente; - Actas de inmovilización / comiso decretados por la SUNAT. 4. Agentes de aduana y concesionarios postales a) Los agentes de aduana y concesionarios postales deben conservar la documentación original de losdespachos en los que han intervenido durante cinco (5) años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de la numeración de las declaraciones. Transcurridosesos plazos, o producida la cancelación o revocaciónde sus autorizaciones o acreditaciones, deben entregarlaa las intendencias de aduana en cuyas circunscripcionestramitaron los despachos, conforme al procedimiento que al respecto emita la SUNAT. En caso que no contaran con los originales de los conocimientos de embarque, facturas y documentos deseguro, en su lugar pueden archivar la siguientedocumentación: - Copias de los conocimientos de embarque firmadas y selladas por el transportista o su representante en elpaís. - Los documentos impresos de las facturas y documentos de seguro obtenidos o remitidos por víaelectrónica, entregados por los dueños o consignatarios para el despacho de sus mercancías. - El requerimiento notarial que hayan efectuado a sus comitentes, quienes no hayan cumplido con entregarleslas facturas originales si el despacho se hubiererealizado con factura de trámite provisional. b) La INTA puede autorizar que el archivo para la documentación original de despacho sea instalado enlocal externo al de la oficina autorizada al agente deaduana o concesionario postal, sin que esto afecte elárea mínima establecida. El local debe contar con medidasde seguridad tales como extintores, detectores de incendio, entre otras, así como con anaqueles y cerradura de seguridad. Se puede autorizar también quela documentación sea custodiada por empresaespecializada en archivo de documentos, para lo cuallos despachadores deben presentar la documentaciónsegún los Anexos 14 y 14-A. c) La SUNAT puede requerir al agente de aduana la entrega de toda o parte de la documentación original queconserva, antes del plazo señalado en el inciso anterior,en cuyo caso la obligación de conservarla está a cargode la SUNAT. d) Los agentes de aduana deben archivar en carpetas individuales el original de la DUA y sus documentos sustentatorios, incluyendo a los que segeneren en el proceso de despacho. La carátula dedichas carpetas debe contener los datos indicados enel Anexo 13. e) Las carpetas señaladas en el inciso precedente, deben: - Contener ordenadamente los documentos de acuerdo con los Procedimientos establecidos para cadarégimen u operación aduanera; - Ordenarse por fecha de numeración de las DUAs; - Archivarse por régimen u operación aduanera. f) Las declaraciones simplificadas deben ordenarse por orden de numeración y ser depositadas en cajasarchivísticas por régimen y destino aduanero especial ode excepción, así como los formatos utilizados en Transbordo, Rancho de Nave, Duty Free y Depósito de Material de Uso Aeronáutico, debidamente identificadosen el exterior y que indiquen además, la numeracióncorrespondiente a la primera y última declaraciónarchivada. g) Las carpetas y cajas archivísticas se deben depositar en el espacio destinado para el archivo de la documentación original de despacho. h) Cuando se desempeñen en más de una circunscripción aduanera, deben llevar los archivos de