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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, sábado 26 de mayo de 2007 345990 de sufragio y asistencia al cargo de miembro de mesa y los formatos que integran el Kit Electoral, orientando a los ciudadanos que lo solicitan. Artículo 11°. La Secretaría General está conformada por la Subgerencia de Trámite Documentario, Constancias y Archivo Central. Artículo 12º. La Secretaría General tiene las siguientes funciones: a) Formular el Plan Anual de Actividades y proponer el Presupuesto de la Secretaría General para ser incorporado al Plan Operativo Institucional y evaluar su ejecución de acuerdo a la normatividad vigente. b) Coordinar las acciones administrativas de la Institución y realizar el seguimiento al cumplimiento de las disposiciones impartidas por la Jefatura Nacional. c) Coordinar con los órganos de la Institución las acciones derivadas de las disposiciones de la Jefatura Nacional. d) Coordinar con los organismos del sistema electoral las actividades operativas para el desarrollo de los procesos electorales. e) Revisar la documentación externa dirigida a la Institución, canalizando su atención a través de los órganos pertinentes o, de ser el caso, atenderla directamente. f) Revisar la documentación dirigida a la Jefatura Nacional para su derivación al órgano correspondiente y visar los documentos a ser suscritos por el o la Titular. g) Coordinar con las Fuerzas Armadas, Policía Nacional del Perú y el Ministerio Público los asuntos relacionados con la seguridad de los procesos electorales, en el marco de las disposiciones de la Jefatura Nacional. h) Impartir orientaciones a los órganos de la Institución en materia de seguridad electoral. i) Plani fi car, organizar, dirigir, controlar y supervisar la administración del Sistema Único de Trámite Documentario y del Sistema de Archivo Institucional. j) Realizar la digitalización o micro fi lmación de la documentación que constituye el acervo documentario de la Institución, exceptuando la documentación electoral. k) Organizar los expedientes recibidos por la O fi cina Nacional de Procesos Electorales de acuerdo a la Ley del Procedimiento Administrativo General vigente. l) Centralizar la información de los órganos de la O fi cina Nacional de Procesos Electorales que tengan personal a su cargo que debe ser dispensado al sufragio y tramitar dichas dispensas ante el Jurado Nacional de Elecciones, y distribuir los correspondientes hologramas. m) Formular, actualizar y expedir los formatos para la recolección de fi rmas de adherentes (kit electoral) para la inscripción de organizaciones políticas, candidatos u otras opciones para participar en procesos electorales e iniciativas de participación y control ciudadanos. n) Orientar a los promotores de las organizaciones políticas para la adquisición y utilización de los formatos para inscripción (kit electoral) en procesos electorales, así como para las iniciativas de participación y control ciudadanos. o) Expedir las constancias de sufragio y asistencia al cargo de miembro de mesa. p) Regularizar, en el Sistema de Omisos, los pagos en el Banco de la Nación, dispensas, pago en Consulados y excusas al cargo de miembro de mesa, y otras permitidas por ley. q) Brindar información general sobre la Institución a los ciudadanos que la soliciten. r) Supervisar el cumplimiento del acceso a la información pública conforme a las normas de la materia. s) Certi fi car la copia de las resoluciones de la Jefatura Nacional y de los órganos de la Institución. t) Archivar y custodiar los originales de las Resoluciones jefaturales, gerenciales y Directivas generales, especí fi cas y gerenciales y distribuir copias certi fi cadas de las mismas. u) Resolver en última instancia administrativa, los recursos administrativos interpuestos ante los diferentes órganos de la Institución. v) Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, y sus modi fi caciones. w) Aprobar las modi fi caciones presupuestarias en el nivel funcional programático.x) Coordinar con la Gerencia de Organización Electoral y Coordinación Regional las actividades, en el marco de su competencia, que deban desarrollar las O fi cinas Regionales de Coordinación. y) Emitir resoluciones gerenciales en materia de su competencia. z) Formular propuestas para el desarrollo de proyectos en el marco de sus competencias. aa) Elaborar, actualizar y aprobar, de acuerdo a los formatos establecidos, los procedimientos técnicos y/o administrativos, las directivas generales, especí fi cas y gerenciales en materia de su competencia. bb) Recibir, tramitar y resolver dentro de sus competencias las quejas, consultas y petitorios que se presenten a la Institución. cc) Implementar las Normas de Control Interno aprobadas por la Contraloría General de la República. dd) Brindar apoyo a la Procuraduría Pública de la Ofi cina Nacional de Procesos Electorales en el ámbito de su competencia. ee) Realizar otras actividades relacionadas a su ámbito de acción, que le sean encomendadas por la Jefatura Nacional. 01.2.1 Subgerencia de Trámite Documentario, Constancias y Archivo Central Artículo 13°. La Subgerencia de Trámite Documentario, Constancias y Archivo Central se encarga de coordinar, desarrollar y supervisar las actividades del Archivo Central, así como de supervisar y brindar asesoría para el adecuado desarrollo de las actividades relacionadas con el Trámite Documentario de la Institución y la expedición de constancias electorales. 03 ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL 03.1 OFICINA GENERAL DE CONTROL INSTITUCIONAL Artículo 14°. La O fi cina General de Control Institucional es el Órgano de Control de la O fi cina Nacional de Procesos Electorales. Artículo 15°. La O fi cina General de Control Institucional es el órgano que depende jerárquicamente de la Jefatura Nacional y funcionalmente de la Contraloría General de la República. Se encarga de dirigir, supervisar y evaluar las actividades que le son inherentes de conformidad con las normas del Sistema Nacional de Control. Artículo 16°. La O fi cina General de Control Institucional está conformada por la O fi cina de Control Institucional. Artículo 17°. La O fi cina General de Control Institucional tiene las siguientes funciones: a) Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control de acuerdo con los lineamientos de política y directivas emitidos por la Contraloría General de la República. b) Efectuar auditoría a los estados fi nancieros y presupuestarios de la entidad de acuerdo a los lineamientos de la Contraloría General de la República. c) Ejecutar oportunamente las acciones de control posterior y las actividades de control previstas y no previstas en el Plan Anual de Control, de acuerdo a las Normas del Sistema Nacional de Control. d) Remitir los informes resultantes de las acciones y actividades de control a la Contraloría General de la República; así como, al Titular de la Institución conforme a las disposiciones sobre la materia. e) Ejecutar el seguimiento de la implementación de las medidas correctivas que adopte la entidad como resultado de las acciones y actividades de control efectuadas en la entidad por la propia O fi cina General de Control Institucional, la Contraloría General de la República y por las Sociedades de Auditoría; así como efectuar el seguimiento de los procesos judiciales e investigatorios derivados de las acciones de control. f) Asesorar, sin carácter vinculante, a la Jefatura Nacional con el propósito de optimizar la supervisión y mejora de los procesos, prácticas e instrumentos de control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u opinión que comprometa el ejercicio de sus funciones, vía el control posterior.