TEXTO PAGINA: 23
El Peruano Martes 16 de junio de 2015 555145 de Reclamaciones del Portal Institucional” verifi cará diariamente si se han registrado o no reclamos. De encontrar el registro de un reclamo, el procedimiento continuará conforme lo dispuesto en los Literales b), c) y d) del Sub Numeral 7.2.2 de la presente Directiva. 7.3. De la base de datos de los reclamos El Responsable del Libro de Reclamaciones del OEFA en una base de datos llevará el registro de los reclamos que presenten los usuarios, con la fi nalidad de poder detectar las incidencias más frecuentes en el servicio de atención que brinda el OEFA. La base de datos deberá indicar: a) Si el reclamo fue presencial o no, b) El número de Hoja de Reclamación, c) Datos del usuario, d) La fecha del reclamo, e) El resumen del reclamo, f) El área involucrada, g) El funcionario o servidor reclamado, h) La fecha de respuesta al usuario; y, i) Las acciones adoptadas por la Entidad. VIII. RESPONSABILIDADES 8.1. El Responsable del Libro de Reclamaciones del OEFA se encarga, bajo responsabilidad, de que los plazos establecidos en la presente Directiva se cumplan, y que no se exceda en ningún caso el plazo establecido en el Artículo 4° del Decreto Supremo N° 042-2011-PCM. 8.2. Es responsabilidad del personal de todas las sedes del OEFA que tuvieran contacto con los usuarios, atenderlos y orientarlos para el correcto uso del Libro de Reclamaciones. 8.3. Todo aquel que participe en la atención de los reclamos interpuestos por los usuarios son responsables del cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente Directiva. 8.4. Quien incumpla con atender los reclamos en los plazos legales y con el procedimiento regulado en la presente Directiva, incurrirá en responsabilidad administrativa conforme a la normativa de la materia. 8.5. La Ofi cina de Tecnologías de la Información brindará soporte en la implementación y mantenimiento del Libro de Reclamaciones Virtual en sus dos (2) modalidades. IX. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES 9.1. El Responsable del Libro de Reclamaciones del OEFA, dentro de los primeros quince (15) días calendario de cada semestre, debe informar a la Secretaría General sobre los reclamos atendidos en el semestre anterior. 9.2. El Responsable del Libro de Reclamaciones mantendrá el archivo de los reclamos y de los documentos que se hayan generado en relación a los mismos por el periodo de dos (2) años, desde la fecha de su interposición. Transcurrido los dos (2) años el Responsable del Libro de Reclamaciones adoptará las acciones necesarias a fi n de que se traslade la documentación al Archivo Central del OEFA. 9.3. Los Libros de Reclamaciones físicos ubicados en las sedes del OEFA serán usados hasta su término, luego de lo cual la impresión de una nueva edición debe ser conforme a los parámetros indicados en la presente Directiva. 9.4. El Responsable del Libro de Reclamaciones se encargará de realizar las acciones que correspondan a fi n de que se implemente progresivamente la plataforma del Libro de Reclamaciones en cada sede el OEFA. Dicha plataforma debe contar con las siguientes características: a) Contener el formato de la Hoja de Reclamación, b) Ser de fácil acceso al usuario, c) Proporcionar una impresión gratuita del reclamo; y, d) Brindar al usuario la opción de poder recibir una copia del reclamo en su correo electrónico. En la sede en la que se implemente la plataforma del Libro de Reclamaciones se debe brindar al usuario el apoyo técnico que requiera para que pueda registrar su reclamo de manera adecuada. X. ANEXOS - ANEXO I: Flujograma - ANEXO II: Modelo de aviso físico del Libro de Reclamaciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA - ANEXO III: Modelo de portada del Libro de Reclamaciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA - ANEXO IV: Formato de Hoja de Reclamación del Libro de Reclamaciones del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA. REQUISITOS PARA PUBLICACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS Se comunica a los organismos públicos que, para efecto de la publicación en la Separata Especial de Declaraciones Juradas de Funcionarios y Servidores Públicos del Estado, se deberá tomar en cuenta lo siguiente: 1. La solicitud de publicación se efectuará mediante ofi cio dirigido al Director del Diario Ofi cial El Peruano y las declaraciones juradas deberán entregarse en copias autenticadas o refrendadas por un funcionario de la entidad solicitante. 2. La publicación se realizará de acuerdo al orden de recepción del material y la disponibilidad de espacio en la Separata de Declaraciones Juradas. 3. La documentación a publicar se enviará además en archivo electrónico (diskette o cd) y/o al correo electrónico: dj@editoraperu.com.pe, precisando en la solicitud que el contenido de la versión electrónica es idéntico al del material impreso que se adjunta; de no existir esta identidad el cliente asumirá la responsabilidad del texto publicado y del costo de la nueva publicación o de la Fe de Erratas a publicarse. 4. Las declaraciones juradas deberán trabajarse en Excel, presentado en dos columnas, una línea por celda. 5. La información se guardará en una sola hoja de cálculo, colocándose una declaración jurada debajo de otra. LA DIRECCIÓN