TEXTO PAGINA: 60
Pág. 227934 NORMAS LEGALES Lima, viernes 9 de agosto de 2002 • Directiva de Gestión de las Empresas bajo el ámbito del FONAFE y modificatorias. 2. Proceso de Seguimiento y Control de los Conve- nios de Gestión. El proceso de Seguimiento y Control de Convenios de Gestión se basa en el análisis y evaluación del resultado de los indicadores establecidos en los Convenios de Gestión. El proceso se inicia con la recepción de la información proporcionada por la Empresa, la cual es evaluada por las instancias administrativas del FONAFE, dando como re- sultado final la determinación de la aplicabilidad del Bono de Productividad. 2.1 De la remisión de información. En los convenios de gestión se establecen dos con- ceptos: frecuencia de evaluación y frecuencia de reporte de los indicadores de gestión. La frecuencia de evaluación es la frecuencia con la que se analizará el resultado del indicador, presentado a través del reporte final y se comparará con la meta para determinar el porcentaje de cumplimiento del indicador. La frecuencia de evaluación es anual. La frecuencia de reporte es la frecuencia con que la Empresa reportará al FONAFE, a través de los reportes de seguimiento , los resultados obtenidos para el indica- dor según la forma de cálculo establecida. Podrá ser tri- mestral, semestral o anual. • Generación de reportes de seguimiento. La empresa remitirá un reporte de seguimiento se- gún los períodos definidos en la frecuencia de reporte de los indicadores, dentro de los quince (15) días calendario posteriores al cierre del período a reportar. Los reportes de seguimiento constarán de: 1. Un cuadro resumen , generado a través del Sistema de Información, que incluya el nivel de cumplimiento de to- dos los indicadores que apliquen al período y. 2. Un informe detallado que explique las desviaciones respecto a la meta, los acontecimientos relacionados al cumplimiento del Convenio de Gestión, e incluya para los indicadores continuos1, una hoja de tr abajo que e xplique la aplicación de la forma de cálculo en la obtención de los resultados reportados. En caso de no haber indicadores que apliquen al perío- do, la empresa sólo estará obligada a remitir el reporte de seguimiento del referido período si ha sido requerido ex- presamente por FONAFE. Los reportes de seguimiento deberán dirigirse a la Dirección Ejecutiva del FONAFE y ser suscritos por el Gerente General o equivalente, y por el Auditor Interno o equivalente. • Generación del reporte final. La empresa remitirá un reporte final del cumplimiento de los indicadores de gestión, a más tardar el 15 de marzo del año 2004. El reporte final constará de: 1. Un cuadro resumen , generado a través del Sistema de Información, que incluya el nivel de cumplimiento de to- dos los indicadores del Convenio de Gestión. 2. Un informe detallado que explique las desviaciones respecto a la meta, los acontecimientos relacionados al cumplimiento del Convenio de Gestión, e incluya para los indicadores continuos2, una hoja de tr abajo que e xplique la aplicación de la forma de cálculo en la obtención de los resultados reportados. 3. Un Examen Especial del cumplimiento del Conve- nio de Gestión, presentado por el Auditor Interno de la empresa. El reporte final deberá dirigirse a la Dirección Ejecuti- va del FONAFE y ser suscrito por el Gerente General o equivalente, y por el Auditor Interno o equivalente. • Reportes de seguimiento y final incompletos. Son considerados bajo esta condición los siguientes reportes: • Los reportes que no cuenten con alguna de las partes conformantes del reporte de seguimiento o final;• Los reportes que no cuenten con las firmas del Ge- rente General y del Auditor Interno (o equivalentes); o • Los reportes que no presentan los resultados de to- dos los indicadores que aplican al período de reporte. Los reportes incompletos se considerarán no recibidos en tanto no se remita la información completa y se aplica- rán las penalidades aplicables a reportes de seguimien- to y reporte final no enviados a tiempo. • Reportes de seguimiento no enviados a tiempo. Se aplicarán las penalidades descritas en el convenio. • Reporte final no enviado a tiempo. Es condición para otorgar el Bono de Productividad el haber remitido el reporte final hasta el 15 de marzo del 2004. En caso de no remitirse hasta esa fecha se conside- rará que no se cumplió con esta condición y no se dará la conformidad para la aplicación del Bono de Productividad. 2.2 De la ratificación por parte de Auditoría Interna de la empresa. Los convenios de gestión se negocian y celebran bajo el principio de buena fe, considerando que la información proporcionada por la Empresa refleja la realidad. Es por este motivo que se requiere que tanto los reportes de se- guimiento como el reporte final sean suscritos por el Auditor Interno de la empresa. La ratificación que realice el Auditor Interno mediante su suscripción, se referirá a la veracidad de la información incluida en los reportes de seguimiento y reporte final suscritos. El Auditor Interno deberá cautelar la información sustentatoria de los resultados reportados, y presentarla a FONAFE en caso que sea requerida. FONAFE, a través de su Auditor Interno, podrá realizar una revisión ex post, del cumplimiento del Convenio de Gestión y de la aplicación del Bono de Productividad en la Empresa, para lo cual requerirá la información sustentato- ria mencionada en el párrafo precedente. 2.3 De las observaciones a la información remitida por la Empresa. En caso que el FONAFE presente observaciones a la información remitida, se cursará una comunicación a la Empresa. En caso que la Empresa no cumpla con remitir una co- municación atendiendo las observaciones formuladas por FONAFE en el plazo que al efecto se estipule, o cuando la Empresa no resuelva la observación a satisfacción del FONAFE, la observación se considerará como una "ob- servación no levantada" con lo cual no se cumple una de las condiciones para la conformidad con la aplicación del Bono de Productividad. 2.4 De la determinación del porcentaje de cumpli- miento de metas. El proceso de cálculo del porcentaje de cumplimiento de metas, tiene dos etapas: 1. Determinación del porcentaje de cumplimiento de la meta conseguido para cada uno de los indicadores y, 2. Ponderación del porcentaje de cumplimiento de la meta con el factor de ponderación establecido para cada indicador en el convenio de gestión. 2.4.1 Determinación del porcentaje de cumplimien- to de la meta conseguido para cada uno de los indica- dores . Existen tres tipos de indicadores: • Indicadores específicos , son aquellos que suponen el desarrollo de una actividad definida. En estos casos, el no obtener la meta establecida significa no haber logrado el objetivo. • Indicadores continuos , son aquellos que expresan una relación, tasa o ratio tope (o piso) a ser obtenida y para los cuales, obtener valores menores (o mayores) a los definidos significa el logro parcial del objetivo. 1Explicado en el numeral 2.4.1. 2Explicado en numeral 2.4.1.