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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, domingo 18 de octubre de 2009 404736 En los casos de Robo o Hurto, se deberá de adjuntar la constancia policial correspondiente que acredite la presentación de la denuncia del Robo o Hurto parcial o total del Expediente. La presentación de la denuncia deberá efectuarse previa coordinación con la Gerencia Legal de OSINERGMIN. En todos los casos en los cuales subsista parte del Expediente, éste deberá ser anexado al informe. Artículo 3°.- INVESTIGACIONES PREVIAS AL INICIO DEL PROCEDIMIENTO DE RECONSTRUCCION DEL EXPEDIENTE EN CASO DE EXTRAVÍO O SINIESTRO. Tratándose de Extravío, el Jefe, a través de memorando designará al Encargado para el caso específi co, el cual deberá realizar las investigaciones previas al Procedimiento de Reconstrucción del Expediente, otorgándosele un plazo máximo de (5) días hábiles contados desde la designación, para la emisión de un Informe de Resultados. Las investigaciones previas consistirán en la revisión física del área, revisión documentaria de archivos en el Sistema de Tramite Documentario (STD) de OSINERGMIN o aquel que haga sus veces, la determinación de si el Expediente ha sido remitido a otras áreas, si se encuentra anexo a otro Expediente, si ha sido remitido al archivo o derivado a otras Instituciones, entre otras acciones tendientes a determinar su ubicación. De ser ubicado el Expediente, el Encargado informará al Jefe del hallazgo, mediante el Informe de Resultados. Si culminadas las investigaciones no se lograra ubicar el Expediente, el Encargado informará el detalle de ello mediante el Informe de Resultados, documentando de ser el caso las acciones realizadas, y lo presentará al Jefe para que se proceda a dar inicio al Procedimiento de Reconstrucción total o parcial del Expediente. Tratándose de Siniestro del Expediente, se seguirá el procedimiento descrito en los párrafos primero, tercero y cuarto del presente artículo, en lo que resulte aplicable, otorgándose un plazo máximo de 15 días hábiles para la emisión del Informe de Resultados. En este caso deberá aplicarse las siguientes reglas: 1. Cuando el Siniestro haya producido el daño o destrucción de no más de cinco (5) Expedientes por unidad organizacional, el Encargado deberá de incluir en su informe las razones y causas probables que dieron origen al Siniestro y el grado de perjuicio ocasionado al (los) Expediente (s). De igual modo, deberá de adjuntarse, según corresponda a la naturaleza del Siniestro, constancia policial, constancia del Cuerpo General de Bomberos Voluntarios del Perú, constancia del área competente del Instituto Nacional de Defensa Civil, comunicación del área encargada de la seguridad de OSINERGMIN, o aquella emitida por la entidad competente y que acredite el caso fortuito o fuerza mayor, así como la documentación que verifi que la preexistencia del Expediente y detalles del mismo. 2. Cuando el Siniestro haya producido el daño o destrucción de más de cinco (5) Expedientes por unidad organizacional, además de lo indicado en el numeral anterior, deberá agregarse un inventario físico, en el cual se detalle la etapa y condición de los Expedientes incursos en el Siniestro y el grado de afectación de los mismos. El inventario constará en un acta suscrita por todos los Responsables de los Expedientes. Tratándose de Deterioro, Robo o Hurto, el Jefe podrá disponer la aplicación de lo dispuesto en el presente artículo, en aquello que resulte pertinente o proceder directamente a emitir la resolución a la que se refi ere el artículo 5º del presente Procedimiento, previa designación de un Encargado. Artículo 4°.- PROCEDIMIENTO DE RECONSTRUCCIÓN DEL EXPEDIENTE El Procedimiento de Reconstrucción del Expediente Administrativo, se iniciará con la resolución emitida por el Jefe, declarando el Extravío, Siniestro, Deterioro, Robo o Hurto total o parcial del Expediente, según corresponda, y ordenando su reconstrucción en todo o en parte. Deberá emitirse una resolución por cada Expediente, salvo que éstos correspondan a un mismo Administrado, en cuyo caso podrá emitirse una sola resolución que comprenda todos los Expedientes. La resolución deberá precisar la materia del Expediente objeto de reconstrucción, el nombre, razón o denominación social del Administrado, así como disponer que los administrados presenten las copias de los escritos, solicitudes, recursos, actas y demás componentes del Expediente que conserven en su poder. La presentación de la documentación deberá realizarse en la mesa de partes de la dependencia que emitió la resolución, dentro del plazo de cinco (5) días hábiles de notifi cado el requerimiento. Dentro del plazo señalado en el párrafo anterior, el Encargado, conforme al estado y necesidad documentaria, deberá realizar las acciones que estime pertinentes para la identifi cación y acumulación de información, realizando la búsqueda interna de documentación vinculada al Expediente y/o al Administrado. Presentada las copias por parte de los Administrados, o vencido el plazo otorgado para tal efecto, el Encargado procederá a compaginar la documentación obtenida en orden estrictamente cronológico, emitiendo el informe respectivo dentro del plazo de cinco (5) días hábiles. Recibido el informe, el Encargado procederá a notifi car al Administrado la puesta a disposición de las copias para que en el plazo de cinco (5) días hábiles procedan a revisarlas, soliciten la adición de documentación adicional o formulen observaciones por escrito, las cuales deberán ser resueltas dentro de un plazo máximo de cinco (5) días hábiles. Vencidos los citados plazos, el Encargado elaborará un Informe de Reconstrucción de Expediente, en el cual se precisarán las acciones desplegadas, la documentación obtenida y, de ser el caso, la documentación que no habría sido posible recopilar. Con el informe y las copias ordenadas, el Jefe emitirá la resolución que declara reconstruido el Expediente, la misma que será notificada al Administrado; debiendo continuarse con la tramitación del Procedimiento Administrativo correspondiente, en la etapa en que éste se encontraba al momento de declararse el Extravío, Siniestro, Deterioro, Robo o Hurto total o parcial. En aquellos casos en los cuales la reconstrucción del Expediente hubiera resultado imposible, deberá de emitirse resolución declarándose el archivo del Procedimiento Administrativo materia de dicho Expediente. Tratándose de Procedimientos Administrativos iniciados a solicitud del Administrado se ofi ciará a éste para que presente nuevamente su solicitud, otorgándosele un plazo razonable a fi n de no perjudicar su derecho. Las resoluciones contempladas en el presente artículo deberán contar con el visto del Asesor Legal del área, o de quien haga sus veces. Artículo 5°.- DELEGACIÓN Para efectos de la tramitación del Procedimiento de Reconstrucción del Expediente, el Jefe podrá hacer uso de las facultades dispuestas en los artículos 71° a 74° de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, en los casos que resulten aplicables. Artículo 6°.- HALLAZGO DEL EXPEDIENTE Si en cualquier momento de la tramitación del Procedimiento de Reconstrucción del Expediente, éste fuera hallado, la persona que lo encuentre informará de tal situación al Jefe, quien procederá a disponer el archivo del Procedimiento de Reconstrucción por hallazgo del original. En caso de hallarse el Expediente en fecha posterior a la emisión de la resolución que declara reconstruido el Expediente, deberá agregarse el Expediente original al Expediente reconstruido. Artículo 7°.- SUSPENSIÓN DEL PROCEDIMIENTO Y ACTUACIÓN DE DILIGENCIAS PENDIENTES El Procedimiento Administrativo materia del Expediente que es objeto de reconstrucción se suspenderá entre la fecha de emisión de la resolución que declara el Extravío, Siniestro, Deterioro, Robo o Hurto total o parcial, según corresponda, y la fecha en que se emita la resolución que declara reconstruido el Expediente; sin perjuicio de lo dispuesto en el párrafo siguiente.