Norma Legal Oficial del día 18 de octubre del año 2009 (18/10/2009)

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TEXTO DE LA PÁGINA 14

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NORMAS LEGALES

El Peruano MORDAZA, MORDAZA 18 de octubre de 2009

En los casos de Robo o Hurto, se debera de adjuntar la MORDAZA policial correspondiente que acredite la MORDAZA de la denuncia del Robo o Hurto parcial o total del Expediente. La MORDAZA de la denuncia debera efectuarse previa coordinacion con la Gerencia Legal de OSINERGMIN. En todos los casos en los cuales subsista parte del Expediente, este debera ser anexado al informe. Articulo 3°.- INVESTIGACIONES PREVIAS AL INICIO DEL PROCEDIMIENTO DE RECONSTRUCCION DEL EXPEDIENTE EN CASO DE EXTRAVIO O SINIESTRO. Tratandose de Extravio, el Jefe, a traves de memorando designara al Encargado para el caso especifico, el cual debera realizar las investigaciones previas al Procedimiento de Reconstruccion del Expediente, otorgandosele un plazo MORDAZA de (5) dias habiles contados desde la designacion, para la emision de un Informe de Resultados. Las investigaciones previas consistiran en la revision fisica del area, revision documentaria de archivos en el Sistema de Tramite Documentario (STD) de OSINERGMIN o aquel que haga sus veces, la determinacion de si el Expediente ha sido remitido a otras areas, si se encuentra anexo a otro Expediente, si ha sido remitido al archivo o derivado a otras Instituciones, entre otras acciones tendientes a determinar su ubicacion. De ser ubicado el Expediente, el Encargado informara al Jefe del hallazgo, mediante el Informe de Resultados. Si culminadas las investigaciones no se lograra ubicar el Expediente, el Encargado informara el detalle de ello mediante el Informe de Resultados, documentando de ser el caso las acciones realizadas, y lo presentara al Jefe para que se proceda a dar inicio al Procedimiento de Reconstruccion total o parcial del Expediente. Tratandose de Siniestro del Expediente, se seguira el procedimiento descrito en los parrafos primero, tercero y MORDAZA del presente articulo, en lo que resulte aplicable, otorgandose un plazo MORDAZA de 15 dias habiles para la emision del Informe de Resultados. En este caso debera aplicarse las siguientes reglas: 1. Cuando el Siniestro MORDAZA producido el dano o destruccion de no mas de cinco (5) Expedientes por unidad organizacional, el Encargado debera de incluir en su informe las razones y causas probables que dieron origen al Siniestro y el grado de perjuicio ocasionado al (los) Expediente (s). De igual modo, debera de adjuntarse, segun corresponda a la naturaleza del Siniestro, MORDAZA policial, MORDAZA del Cuerpo General de Bomberos Voluntarios del Peru, MORDAZA del area competente del Instituto Nacional de Defensa Civil, comunicacion del area encargada de la seguridad de OSINERGMIN, o aquella emitida por la entidad competente y que acredite el caso fortuito o fuerza mayor, asi como la documentacion que verifique la preexistencia del Expediente y detalles del mismo. 2. Cuando el Siniestro MORDAZA producido el dano o destruccion de mas de cinco (5) Expedientes por unidad organizacional, ademas de lo indicado en el numeral anterior, debera agregarse un inventario fisico, en el cual se detalle la etapa y condicion de los Expedientes incursos en el Siniestro y el grado de afectacion de los mismos. El inventario constara en un acta suscrita por todos los Responsables de los Expedientes. Tratandose de Deterioro, Robo o Hurto, el Jefe podra disponer la aplicacion de lo dispuesto en el presente articulo, en aquello que resulte pertinente o proceder directamente a emitir la resolucion a la que se refiere el articulo 5º del presente Procedimiento, previa designacion de un Encargado. Articulo 4°.PROCEDIMIENTO DE RECONSTRUCCION DEL EXPEDIENTE El Procedimiento de Reconstruccion del Expediente Administrativo, se iniciara con la resolucion emitida por el Jefe, declarando el Extravio, Siniestro, Deterioro, Robo o Hurto total o parcial del Expediente, segun corresponda, y ordenando su reconstruccion en todo o en parte. Debera emitirse una resolucion por cada Expediente, salvo que estos correspondan a un mismo Administrado,

en cuyo caso podra emitirse una sola resolucion que comprenda todos los Expedientes. La resolucion debera precisar la materia del Expediente objeto de reconstruccion, el nombre, razon o denominacion social del Administrado, asi como disponer que los administrados presenten las copias de los escritos, solicitudes, recursos, actas y demas componentes del Expediente que conserven en su poder. La MORDAZA de la documentacion debera realizarse en la mesa de partes de la dependencia que emitio la resolucion, dentro del plazo de cinco (5) dias habiles de notificado el requerimiento. Dentro del plazo senalado en el parrafo anterior, el Encargado, conforme al estado y necesidad documentaria, debera realizar las acciones que estime pertinentes para la identificacion y acumulacion de informacion, realizando la busqueda interna de documentacion vinculada al Expediente y/o al Administrado. Presentada las copias por parte de los Administrados, o vencido el plazo otorgado para tal efecto, el Encargado procedera a compaginar la documentacion obtenida en orden estrictamente cronologico, emitiendo el informe respectivo dentro del plazo de cinco (5) dias habiles. Recibido el informe, el Encargado procedera a notificar al Administrado la puesta a disposicion de las copias para que en el plazo de cinco (5) dias habiles procedan a revisarlas, soliciten la adicion de documentacion adicional o formulen observaciones por escrito, las cuales deberan ser resueltas dentro de un plazo MORDAZA de cinco (5) dias habiles. Vencidos los citados plazos, el Encargado elaborara un Informe de Reconstruccion de Expediente, en el cual se precisaran las acciones desplegadas, la documentacion obtenida y, de ser el caso, la documentacion que no habria sido posible recopilar. Con el informe y las copias ordenadas, el Jefe emitira la resolucion que declara reconstruido el Expediente, la misma que sera notificada al Administrado; debiendo continuarse con la tramitacion del Procedimiento Administrativo correspondiente, en la etapa en que este se encontraba al momento de declararse el Extravio, Siniestro, Deterioro, Robo o Hurto total o parcial. En aquellos casos en los cuales la reconstruccion del Expediente hubiera resultado imposible, debera de emitirse resolucion declarandose el archivo del Procedimiento Administrativo materia de dicho Expediente. Tratandose de Procedimientos Administrativos iniciados a solicitud del Administrado se oficiara a este para que presente nuevamente su solicitud, otorgandosele un plazo razonable a fin de no perjudicar su derecho. Las resoluciones contempladas en el presente articulo deberan contar con el visto del Asesor Legal del area, o de quien haga sus veces. Articulo 5°.- DELEGACION Para efectos de la tramitacion del Procedimiento de Reconstruccion del Expediente, el Jefe podra hacer uso de las facultades dispuestas en los articulos 71° a 74° de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, en los casos que resulten aplicables. Articulo 6°.- HALLAZGO DEL EXPEDIENTE Si en cualquier momento de la tramitacion del Procedimiento de Reconstruccion del Expediente, este fuera hallado, la persona que lo encuentre informara de tal situacion al Jefe, quien procedera a disponer el archivo del Procedimiento de Reconstruccion por hallazgo del original. En caso de hallarse el Expediente en fecha posterior a la emision de la resolucion que declara reconstruido el Expediente, debera agregarse el Expediente original al Expediente reconstruido. Articulo 7°.- SUSPENSION DEL PROCEDIMIENTO Y ACTUACION DE DILIGENCIAS PENDIENTES El Procedimiento Administrativo materia del Expediente que es objeto de reconstruccion se suspendera entre la fecha de emision de la resolucion que declara el Extravio, Siniestro, Deterioro, Robo o Hurto total o parcial, segun corresponda, y la fecha en que se emita la resolucion que declara reconstruido el Expediente; sin perjuicio de lo dispuesto en el parrafo siguiente.