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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, viernes 23 de julio de 2010 422680 1. Acceso al costo, a la base de datos que posean Registro Nacional de Identifi cación y Estado Civil, Superintendencia Nacional de Registros Públicos, la Dirección General de Migraciones y Naturalización, y demás instituciones del sector público que puedan contar con información relevante para el adecuado ejercicio y cumplimiento de la función notarial. 2. Examinar, retirar y recibir expedientes judiciales o administrativos, sin entorpecer el adecuado desarrollo del proceso o procedimiento. En su caso, deberá proceder a su devolución a la brevedad posible, salvo el caso de protocolización. 3. Autonomía en el ejercicio de la función notarial, la cual implica que dentro de su ámbito de competencia ninguna otra autoridad pública o privada puede ejercer dicha función, salvo previsión legal distinta. 4. Solicitar a la autoridad correspondiente que se sustituya su comparecencia, por un informe escrito detallado, lo que quedará sujeto al criterio de la autoridad en las investigaciones y procesos de competencia de la policía, el Ministerio Público o el Poder Judicial, en los cuales el notario no sea encausado o parte, o cuando se requiera su declaración personal. Artículo 4º.- De la defi nición El notario es el profesional del derecho encargado, por delegación del Estado, de una función pública consistente en recibir y dar forma a la voluntad de las partes, redacta los instrumentos adecuados a ese fi n, les confi ere autenticidad, conserva los originales y expide traslados que dan fe de su contenido. Su función también comprende la comprobación de hechos y la tramitación de asuntos no contenciosos previstos en las leyes de la materia. El notario no es funcionario público para ningún efecto legal. Artículo 5º.- De la función La función fedante y formalizadora de instrumentos protocolares y extra protocolares que realiza el notario implica la labor de orientación imparcial a los usuarios a que se refi eren los artículos 27º y 99º del Decreto Legislativo, de califi cación de la legalidad, del otorgamiento del acto o contrato que se solicita; correspondiéndole, la facultad de solicitar la presentación de requisitos, instrumentos previos o comprobantes que acrediten el cumplimiento de obligaciones tributarias, que sean necesarios para la formalización del acto o contrato. En ningún caso, en su condición de notario está facultado a emitir resoluciones. La función cautelar y preventiva que cumple el notario implica que en la facción de los instrumentos públicos notariales cumpla con las regulaciones que rigen para cada uno de los casos. Artículo 6º.- Del ejercicio Para los efectos de lo establecido en el artículo 3º del Decreto Legislativo, se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. El ejercicio personal de la función notarial no excluye la colaboración de dependientes, sin que ello implique la delegación de la función notarial para realizar los actos complementarios o conexos que coadyuven al desarrollo de su labor, bajo responsabilidad del notario. 2. El ejercicio autónomo de la función notarial implica el no sometimiento del notario a decisiones de otra autoridad dentro del ejercicio de su función, ni estar sujeto a mandato imperativo; salvo lo establecido en la Constitución y el Decreto Legislativo. 3. Sólo el notario podrá ejercer la función notarial, no admitiéndose suplencia ni interinatos. 4. El ejercicio exclusivo de la función notarial, implica que el notario sólo se encuentra impedido de ejercer las actividades específi cas prohibidas por el Decreto Legislativo. 5. El notario en cumplimiento del principio de imparcialidad proporciona iguales facilidades, atención y orientación a las partes; no debiendo asumir posición en favor de alguna de éstas. Artículo 7º.- Del ámbito territorial de la función notarial El notario ejerce su función estrictamente en el ámbito geográfi co de la provincia a la que está adscrito. El ofi cio notarial de cada notario sólo podrá localizarse en el distrito señalado en su título. Para cambiar la localización distrital de su ofi cio notarial a distrito distinto al de su título, el notario requiere obtener la plaza en un concurso público. Artículo 8.- Del número y la localización de las plazas 1.- Para la determinación del número o la creación de nuevas plazas, de acuerdo a lo establecido en el artículo 5 y 142 inciso j) del Decreto Legislativo, el Consejo del Notariado deberá tener en cuenta lo siguiente: a) Las provincias que cuenten con al menos cincuenta mil (50 000) habitantes, deberán contar con no menos de dos (2) notarios. b) Por cada cincuenta mil (50 000) habitantes adicionales, deberán contar con un notario adicional. c) Los criterios antes mencionados, conforme al Decreto Legislativo, deben aplicarse entendiéndose como una garantía a favor de la población de contar con un mínimo de plazas y no con límites a la provisión o creación de éstas. 2.- Para la determinación de la localización de plazas, de acuerdo a lo establecido en el artículo 5 del Decreto Legislativo, se tendrá en cuenta lo siguiente: a) Las plazas ocupadas a la fecha de vigencia del Decreto Legislativo, mantendrán su localización, sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso siguiente. b) La localización de las plazas vacantes a la fecha de vigencia del Decreto Legislativo y de las que queden vacantes a partir de su vigencia, serán determinadas por el Consejo del Notariado pudiendo para estos efectos acordar su reubicación. c) La localización de las plazas que se creen para dar cumplimiento al numeral 5.1 del artículo 5 del Decreto Legislativo, serán determinadas por el Consejo del Notariado, pudiendo para estos efectos acordar su ubicación. CAPÍTULO II DE LOS DEBERES DEL NOTARIO Artículo 9º.- De las medidas de seguridad La obligación a que se refi ere el segundo párrafo del artículo 14º del Decreto Legislativo, deberá ser efectuada con la debida anticipación de acuerdo a la oportunidad y forma que señale el respectivo Colegio de Notarios, al inicio del uso de los nuevos sellos o distintivos. Los colegios de notarios dispondrán las directivas necesarias para la utilización de medios de seguridad, sin perjuicio de los que el propio notario pueda implementar. Con la fi nalidad de estandarizar a nivel nacional, los formatos y medios para la remisión de la información, los colegios de notarios en coordinación con la Junta de Decanos de los Colegios de Notarios del Perú, podrán aprobar las directivas de obligatorio cumplimiento que resulten necesarias, así como los cronogramas para su progresiva implementación. Artículo 10º.- De las obligaciones 1. De acuerdo a lo establecido en el inciso a) del artículo 16º del Decreto Legislativo, el notario está obligado a informar a su colegio el horario de atención al público y sus modifi caciones. 2. De acuerdo a lo establecido en el inciso d) del artículo 16º del Decreto Legislativo, el notario deberá verifi car la vigencia del Documento Nacional de Identidad de los otorgantes. Respecto a los extranjeros, deberá verifi car la vigencia de su documento de identidad y que cuenten con la visa de negocios o autorización para celebrar actos o contratos, cuando corresponda. 3. De acuerdo a lo establecido en el inciso e) del artículo 16º del Decreto Legislativo, el notario está obligado a guardar el secreto profesional, en relación a las personas que solicitan sus servicios profesionales, que subsiste aunque no se haya prestado el servicio o haya concluido tal prestación. Incluye toda información brindada al mismo, que no esté contenida en los instrumentos públicos. Es un derecho que invocará, respecto a las autoridades ante la orden o petición de hacer declaraciones de cualquier naturaleza que afecten el secreto.