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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, viernes 23 de julio de 2010 422683 Decanos de los Colegios de Notarios o de cualquiera de los colegios de notarios a nivel nacional, de manera directa o en virtud a los convenios que puedan tener celebrados con empresas o instituciones nacionales y/o extranjeras, de conformidad con la ley de la materia. Artículo 18º.- De la matricidad La matricidad de los instrumentos públicos protocolares a los que se refi ere el artículo 25º del Decreto Legislativo, implica que las escrituras públicas, actas, y otros instrumentos notariales extendidos en el Protocolo Notarial, sean llevados bajo la forma de registro físico en soporte papel, con la sola excepción del medio magnético en el caso del Registro de Protesto, cuando así se utilice. En el caso del registro de protestos, cuando se lleva en soporte magnético, las condiciones para su formación y conservación serán establecidas por cada colegio de notarios, con conocimiento del Consejo del Notariado. No está permitido que el notario utilice papel que no sea autorizado por su respectivo colegio. Artículo 19º.- De los instrumentos extraprotocolares En el caso de los instrumentos extraprotocolares a los que se refi ere el artículo 26º del Decreto Legislativo, el notario no tiene la obligación de conservar en su archivo copia del instrumento o documento que lo originó. La redacción de los instrumentos y la utilización de medios de seguridad se sujetan al criterio de cada notario, sin perjuicio de los lineamientos que determine cada colegio de notarios, de conformidad con el artículo 14º del Decreto Legislativo. Artículo 20º.- Del intérprete En la intervención de intérprete a que se refi ere el artículo 30º del Decreto Legislativo, no se requiere que el mismo tenga la calidad de Traductor Público Juramentado. El intérprete no está sujeto a impedimento de parentesco o relación conyugal en relación con el otorgante que lo designa. Artículo 21º.- De los espacios en blanco La excepción a la obligación de llenar espacios en blanco a que se refi ere el segundo párrafo del artículo 32º del Decreto Legislativo, no autoriza a dejar espacios en blanco antes del inicio o después del fi nal del texto escaneado o fotocopiado, por lo cual el notario cuidará que la inserción de lo escaneado o fotocopiado encuadre exactamente dentro del texto restante del instrumento público notarial. Artículo 22º.- Del uso de números y letras La exigencia prevista en el artículo 35º del Decreto Legislativo, respecto a aquellos datos que deben constar en letras o en números y letras, es aplicable a todos los instrumentos protocolares, en los que el notario formalice la voluntad de las partes. La fecha de suscripción que necesariamente deberá constar en letras, es la de la suscripción o autorización por notario respecto al instrumento protocolar y no la de la suscripción por cada uno de los otorgantes. En el caso que en una minuta no se haya consignado, tanto en números como en letras, algún dato de los señalados en el segundo párrafo del artículo 35º del Decreto Legislativo, el notario, al momento de la transcripción en la escritura pública, completará la equivalencia en números o letras, según corresponda. CAPÍTULO VII DE LOS INSTRUMENTOS PROTOCOLARES Artículo 23º.- De las medidas de seguridad Las medidas de seguridad para la autorización de los registros del colegio de notarios respectivo a que se refi ere el artículo 39º del Decreto Legislativo, pueden consistir en sellos de seguridad, fi rmas manuscritas o elementos tecnológicos, que incluyen, pero no se encuentran limitados, a códigos de seguridad e información encriptada. Estos elementos tecnológicos deben contener cuando menos los datos siguientes: número de registro, fecha y hora, y deberán ser fi rmados digitalmente por él o los representantes del Colegio de Notarios correspondiente. La autorización del Registro de Protesto llevado en soporte magnético, deberá ser igualmente solicitada por el notario antes de su utilización, debiendo el colegio de notarios aprobar y llevar un control de tales solicitudes en los que se incluya la fecha de solicitud, descripción del soporte magnético y demás datos que se estime necesario. El notario responderá por la debida conservación del soporte magnético. Artículo 24º.- Del cierre de los registros Respecto del artículo 44º del Decreto Legislativo, sobre cierre de los registros, el plazo para remitir la copia del Acta de cierre será de siete (7) días hábiles de su extensión, la que contendrá también copia de la última foja de la escritura extendida y la mención sobre sus otorgantes. Artículo 25º.- De la constancia del instrumento notarial que no corre Cuando conforme al artículo 47º del Decreto Legislativo, se deje constancia que un instrumento notarial no corre, el mismo mantendrá su numeración correlativa. De ser el caso, la misma minuta o solicitud y sus anexos podrá dar lugar a un nuevo instrumento correctamente extendido de lo cual el notario dejará expresa constancia en el minutario correspondiente, tanto respecto al instrumento como en relación al número de minuta que corresponda, sin alterar la numeración de las fojas correspondientes. Artículo 26º.- De la corrección unilateral El notario para la corrección unilateral de su propia declaración, establecida en el artículo 48º del Decreto Legislativo, tendrá en cuenta las disposiciones siguientes: 1. Será aplicable a todo error en relación a la propia declaración del notario contenida en toda clase de instrumentos protocolares. 2. Se considera declaración del notario las constataciones que él efectúa y consigna en el instrumento público, tales como los datos, certifi caciones y transcripciones literales contenidas en la introducción o en la conclusión. 3. No podrá considerarse como declaración del notario el contenido de la minuta o la declaración de voluntad de las partes sin minuta, ni la transcripción de aquellos documentos anexos que completen el sentido y efectos de la minuta. 4. La corrección se efectuará extendiendo otro instrumento en el mismo registro denominado “acta protocolar de rectifi cación” dejando constancia de las rectifi caciones o correcciones, documento que será suscrito únicamente por el notario o su reemplazante en caso de licencia. Artículo 27º.- De la reposición de instrumentos públicos Respecto a la reposición de instrumentos públicos a que alude el artículo 49º del Decreto Legislativo, será potestad de la junta directiva de cada colegio de notarios, establecer el procedimiento de reposición de los mismos y la autorización respectiva, con conocimiento del Consejo del Notariado. La reposición se efectuará en papel autorizado por el colegio de notarios. CAPÍTULO VIII DEL REGISTRO DE ESCRITURAS PÚBLICAS Artículo 28º.- De la introducción En el contenido de la introducción que recoge el artículo 54º del Decreto Legislativo, deberán tener en cuenta: a) Respecto del inciso c), no forma parte de los extremos de la fe pública notarial la indicación del estado civil, domicilio, profesión u ocupación, que se regirá por lo manifestado por los otorgantes y/o los documentos por ellos presentados. b) En la comparecencia sólo es exigible que el otorgante o interviniente acredite la vigencia del documento nacional de identidad. En el caso de los extranjeros, se aplicará lo dispuesto en el inciso 2 del artículo 10º del presente Reglamento. c) La certifi cación de capacidad, libertad y conocimiento efectuada en la introducción a que se refiere el inciso h), se entenderá efectuada en las fechas de suscripción del instrumento por cada uno de los otorgantes. La