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89 NORMAS LEGALES Viernes 18 de noviembre de 2022 El Peruano / y Finanzas de la Municipalidad Provincial de Celendín, a través del cual solicita al jefe de Contabilidad hacer efectivo el pago y devengado a favor de la empresa. 3.10. Sin embargo, el Concejo Provincial de Celendín para tomar su decisión no recabó información de las áreas competentes (Gerencia Municipal, Contabilidad, Logística, Administración, Tesorería, entre otras) que detallen debidamente las contrataciones que la entidad edil habría celebrado con la empresa proveedora y en la que hubiera actuado el hermano del señor regidor como su representante, durante el periodo señalado, a fi n de corroborar lo indicado por la señora recurrente; que además incluyan la documentación referida al expediente de contratación, requerimientos efectuados por el área correspondiente, estudios de mercado, cotizaciones, certi fi cado presupuestal, comprobantes de pago, informes de conformidad, informes relacionados con la ejecución del servicio, entre otros. 3.11. Ello es así, pues aun cuando, mediante el Memorándum Nº 1406-2020-MPC/OGA, se adjuntaron algunos anexos del proceso de contratación de la adquisición de bienes de primera necesidad para las 2566 canastas básicas familiares, dichos adjuntos no se encuentran completos y no constituyen la totalidad del expediente técnico de contratación, además de haber sido cuestionado por los integrantes del concejo municipal en la Sesión Extraordinaria de Concejo del 3 de febrero de 2022, al señalar “[...] los documentos anexados a la solicitud de vacancia no tienen fi rma y han sido requeridos por doña Sarela Dorotea Castañeda Márquez, por tanto no tienen validez“ y “se solicita se comunique al procurador general para que haga la denuncia que corresponda y a quien corresponda por apropiación irregular de la documentación con la cual se está sustentando el pedido de vacancia [ sic], por cuanto se tiene documentos de Secretaría General y Gerencia Municipal que indican que no han recibido ninguna solicitud de información, sin embargo, se tiene pantallas de documentos que solamente es de uso de las áreas de la Entidad, poniendo en riesgo la vulnerabilidad de la Entidad”. 3.12. Además, en dicho debate los señores regidores indicaron que “no hay ningún documento que demuestre que el señor recurrente aprobó la contratación con alguna tienda particular”, empero, correspondía al Concejo Municipal, al ostentar la mejor posición respecto al acceso a la información obrante en el acervo documentario de la Municipalidad Provincial de Celendín, cumplir con la obligación de incorporar la totalidad de los actuados en los procesos de contratación de la empresa proveedora, objeto de decisión como órgano de primera instancia. 3.13. Respecto del segundo elemento, no se recabó documentación idónea que acredite o desvirtúe la intervención, participación, injerencia directa o indirecta e interés del señor regidor en el proceso de contratación cuestionado, máxime si en el Acta de Sesión Extraordinaria de Concejo, la señora regidora Sonia Maribel Reyes Rojas señaló que “acudió [ sic] a la entidad en horas de mañana (8:10am), a presentar un escrito del señor regidor, sin embargo, la Entidad no tenía sistema y su escrito no fue recepcionado, por lo que recurrió a la Secretaría General y al no encontrar al secretario, ingresó por mesa de partes del Despacho de Alcaldía a las 8:37am, signado como Expediente 701”, no obstante, dicho escrito no fue objeto de ingreso, traslado ni debate por parte del Concejo Provincial, por lo que se veri fi ca la conducta omisiva de parte de la entidad para sustanciar debidamente el procedimiento de vacancia al cual corresponde avocarse en primera instancia, previo recabo de la totalidad de las instrumentales relevantes que oportunamente ofrezcan las partes. 3.14. A su vez, se veri fi ca que al Acta de la Cuarta Sesión Ordinaria de Concejo Municipal del 24 de enero de 2020, que contiene el Acuerdo de Concejo Nº 114-2020-MPC, presentado por la señora recurrente no se adjuntaron los antecedentes correspondientes que concluyeran en dicho acuerdo, y aunque obra en autos copia del Informe 123-2020-MP/GDSYP, por el que se remite requerimiento de víveres así como las especi fi caciones técnicas, estos han sido cuestionados por los miembros del concejo, por lo que corresponde su correcta incorporación a fi n de veri fi car su contenido real y, a partir de allí, determinar si en efecto constituye o no un elemento su fi ciente para acreditar la intervención de la señor regidor en los procesos de contratación de la empresa proveedora que representa su hermano, bajo los términos objeto de imputación. 3.15. Asimismo, no se cumplió con recabar informes de las áreas correspondientes a fi n de determinar si existió participación del señor regidor en los procesos de contratación o si existió documentación que fuera presentada en contra de estos. Dichas omisiones impiden el correcto análisis y valoración a fi n de veri fi car o no la existencia de los elementos con fi gurativos de la causa de vacancia incoada. 3.16. En esa medida, dicha información documentaria no fue incorporada al expediente, menos aún fue analizada ni debatida por los miembros del citado concejo a fi n de acreditar o desvirtuar de manera consistente la vacancia invocada, así como lo manifestado por la señora recurrente y la autoridad cuestionada. 3.17. En tal sentido, ante la ausencia de documentación relevante se advierte la contravención a los principios de impulso de o fi cio y verdad material, (ver SN 1.4.), que guardan relación con el derecho que tienen los administrados de obtener una decisión motivada, vulnerándose con ello el principio del debido procedimiento. En ese orden, ello también genera que el Acuerdo de Concejo Municipal Nº 010-2022-MPC, del 3 de febrero de 2022, adolezca de un vicio de nulidad, conforme al TUO de la LPAG (ver SN 1.5.) y, por tanto, se debe disponer la devolución de los actuados al Concejo Provincial de Celendín para que emita nuevo pronunciamiento. 3.18. En ese orden de ideas, devueltos los actuados, los miembros del referido concejo deberán realizar las siguientes acciones, según corresponda: a. El señor alcalde, dentro del plazo máximo de cinco (5) días hábiles, luego de devueltos los actuados, deberá convocar a sesión extraordinaria, respetando, además, el plazo de cinco (5) días hábiles que debe mediar obligatoriamente entre la noti fi cación de la convocatoria y la mencionada sesión, conforme al artículo 13 de la LOM (ver SN 1.2.). b. Transcurrido dicho plazo sin que el señor alcalde haya realizado la convocatoria, los regidores deberán convocar a la mencionada sesión extraordinaria de concejo, previa comunicación escrita al señor alcalde, conforme lo estipula el cuarto párrafo del artículo 13 de la LOM (ver SN 1.2.). A efectos de la noti fi cación, se tomará en cuenta que entre la convocatoria y la sesión extraordinaria de concejo debe mediar, cuando menos, cinco (5) días hábiles. c. La sesión extraordinaria de concejo, así como los demás actos de noti fi cación propios del procedimiento, deben realizarse dentro de un plazo que no exceda los treinta (30) días hábiles, contados a partir de la noti fi cación de la presente resolución. d. Cabe precisar que las noti fi caciones para acudir a la sesión extraordinaria de concejo, dirigidas a la solicitante de la vacancia, a la autoridad cuestionada y a los miembros del concejo municipal, así como de los acuerdos adoptados, deben cumplir estrictamente con las formalidades establecidas en los artículos 20, 21 y siguientes del TUO de la LPAG, bajo responsabilidad. e. El Concejo Provincial de Celendín deberá tener a la vista toda la información que ha sido alcanzada en esta instancia por las partes procesales y que forma parte del presente expediente. Asimismo, deberá: i) recabar e incorporar los informes emitidos por las áreas competentes (Gerencia Municipal, Contabilidad, Logística, Administración, Tesorería, entre otras) que detallen debidamente las contrataciones que la entidad edil habría celebrado con la empresa proveedora, en los que hubiera actuado el hermano del señor regidor como su representante, a fi n de corroborar lo indicado por la señora recurrente; que además incluyan la documentación referida a los expedientes de cada contratación, requerimientos efectuados por el área correspondiente, estudios de mercado, cotizaciones, certi fi cado presupuestal, comprobantes de pago, informes de conformidad, entre otros; ii) Incorporar el Acta de la Primera Sesión Ordinaria