Norma Legal Oficial del día 14 de enero del año 2004 (14/01/2004)

Si dese vizualizar el documento entero como pdf click aqui.

TEXTO DE LA PÁGINA 11

MORDAZA, miercoles 14 de enero de 2004

NORMAS LEGALES

Pag. 259697

3. La designacion de representantes plenamente autorizados para firmar solicitudes de adelantos y liquidaciones, asi como para mantener el control presupuestal de los fondos de donacion, presentando a USAID el nombre y el facsimil de la firma de las personas autorizadas. Adelantos de Fondos USAID proporcionara adelantos de fondos mensuales. Para recibir los adelantos de fondos, el PVD-MTC debera presentar los requerimientos presupuestales de la Actividad para tres meses. La determinacion de las necesidades reales del flujo de MORDAZA de cada mes sera el monto del adelanto que se proporcionara. Para facilitar el MORDAZA de los adelantos, las tres solicitudes de fondos en Nuevos Soles, para los adelantos arriba mencionados, deberan ser presentadas simultaneamente un mes MORDAZA de la fecha en que sea requerido el primer adelanto. Los adelantos seran procesados individualmente, la MORDAZA semana del mes que precede al mes para el que se requiere el adelanto. El monto de adelanto solicitado comprendera aquellas actividades aprobadas por USAID y que seran pagadas durante el mes para el cual el adelanto es solicitado. En caso de que se anticipe alguna modificacion en los requerimientos de efectivo de un mes, esta debera ser solicitada por escrito a USAID a fin de ajustar el monto del adelanto de fondos del periodo correspondiente. Aunque los pedidos de adelantos de fondos seran denominados y pagados en Nuevos Soles, los registros de USAID los reflejaran en su equivalente en dolares, a la tasa de cambio efectiva para la Mision en la fecha en que el adelanto sea procesado. La liquidacion de un adelanto sera procesada por USAID a la misma tasa de cambio que el adelanto. Los adelantos en exceso pueden ser devueltos a USAID en moneda local por el valor en dolares americanos no liquidado. La documentacion requerida para solicitar un adelanto de fondos se detalla a continuacion: a. Un comprobante de pago de USAID (SF-1034) en original y tres copias (Formato Nº 1 para Adelanto); b. Una certificacion para Adelanto (remesa) de fondos firmada por el representante autorizado de PVD-MTC, indicando el monto requerido para el mes correspondiente. (Formato Nº 2 para Adelanto); y c. Un programa actualizado de desembolsos por 3 meses, que muestre los gastos mensuales proyectados, por componente, de acuerdo con el presupuesto autorizado en el Plan de Trabajo (Formato Nº 3 para Adelanto). A menos que USAID acuerde lo contrario, por escrito, el ultimo adelanto de fondos sera efectuado a mas tardar 60 dias MORDAZA de la fecha de expiracion de la Carta de Entendimiento, con el entendimiento de que este adelanto servira solamente para cubrir los costos de bienes a ser adquiridos y/o gastos por servicios a ser provistos a la Actividad hasta esa fecha, inclusive. PVD-MTC debera asumir total responsabilidad y rendir cuenta de todos los fondos recibidos de USAID y utilizados para el financiamiento de costos elegibles y permisibles bajo la Actividad. PVD-MTC debera mantener tambien registros contables adecuados para controlar la recepcion y desembolso de los fondos en Nuevos Soles. Liquidacion de Fondos (Rendicion de Cuentas) Los adelantos deberan ser liquidados cada tres meses presentando la informacion de gastos elegibles pagados durante el trimestre. El cumplimiento de este procedimiento es indispensable para continuar recibiendo adelantos posteriormente. PVD-MTC preparara y remitira a USAID sus liquidaciones trimestrales dentro de los 15 dias siguientes al trimestre cubierto por la liquidacion. A continuacion se describe la documentacion requerida que debera adjuntarse a cada liquidacion trimestral: a. Comprobante de pago de USAID (SF-1034) en original y tres copias (Formato Nº 1 para Liquidacion);

b. Solicitud para Rendicion de Cuentas del representante autorizado de PVD-MTC y su certificacion que los fondos se utilizaron de acuerdo con la documentacion requerida y de conformidad con las regulaciones de USAID (Formato Nº 2 para Liquidacion); y c. Resumen de los gastos de la actividad por componente, de acuerdo al presupuesto autorizado en el Plan Operativo (Formato Nº 3 para Liquidacion). El resumen de gastos solo debe incluir gastos efectivamente pagados durante el trimestre, excluyendo entregas a rendir cuenta y adelantos a subdonatarios, por no constituir un gasto en ese momento. Solo cuando los adelantos y/o entregas a rendir cuenta MORDAZA rendidos por terceros, se deberan reportar como gastos en el periodo correspondiente. PVDMTC es responsable del control adecuado de estos montos. La relacion detallada de gastos efectuados durante el periodo liquidado debera ser enviada al Programa de Desarrollo de la Region Fronteriza Peru-Ecuador para control interno y debera estar disponible, junto con su documentacion sustentatoria, para la revision de elegibilidad y auditoria por parte de USAID, en cualquier momento. Asimismo, considerando que el Impuesto General a las Ventas (IGV) no es un gasto elegible bajo el Convenio, PVD-MTC debera reembolsar, a la cuenta bancaria especial de la Actividad, por todos los pagos realizados por concepto de IGV con fondos de la donacion, dentro de un periodo de 40 dias calendario contados a partir de la fecha en que tales impuestos se pagaron. Informe Financiero Final Al final de la actividad, el donatario debera elaborar un Informe Financiero Final denominado "Estado de Rendicion de Cuentas" que refleje el estado de los fondos programados para el tiempo de vigencia del convenio, recibidos como adelantos, y gastados durante dicho periodo. Este informe debera ser presentado a la Oficina de Contraloria de USAID dentro de los 60 dias posteriores al cierre de la Actividad. La informacion contenida en este informe debera haber sido previamente conciliada con USAID. Solo este informe debera ser elaborado tanto en moneda local como en dolares Americanos. Informe de la Contribucion del PVD-MTC Al final de la actividad, el PVD-MTC debera enviar a USAID un cuadro de las contribuciones realizadas como parte del compromiso establecido en la Carta de Entendimiento. Este informe debera ser entregado a la Oficina de Contraloria para su revision dentro de los 60 dias posteriores al cierre de la Actividad. Cualquier consulta sobre estos procedimientos sera atendida por funcionarios de la Oficina de Contraloria de esta Mision. MORDAZA de este Anexo debera ser entregado a las personas responsables del mantenimiento de los registros financieros y contables de la Actividad. Formato Nº 2 para Adelanto CERTIFICACION PARA REMESA DE FONDOS ACTIVIDAD: "APOYO A LA CONSTRUCCION DEL MORDAZA SOBRE EL RIO NIEVA" DONACION Nº 527-0858 Serie Nº De conformidad con la Donacion Nº 527-0858 de la Actividad "Apoyo a la Construccion del MORDAZA sobre el Rio Nieva", por medio de la presente se solicita y certifica lo siguiente: 1. El Proyecto Especial de Infraestructura de Transporte Departamental - Provias Departamental del Ministerio de Transportes y Comunicaciones (PVD-MTC) solicita a USAID desembolsar la suma de S/. ________________________ para la ejecucion de la Acti-