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04. La tarea de comprensión de la entidad o área objeto de examen incluye la obtención de información sobre: l Naturaleza y base legal de la entidad * Estructura orgánica y líneas de autoridad .y respon- sabilidad en la entidad o área a exammar. l Rol en la actividad gubernamental. l Influencias externas y internas, en relación al asun- to por examinar. Examen preliminar 05. En caso que el archivo permanente de la entidad no contenga información suficiente en torno a los puntos antes mencionados, especialmente, en lo concerniente a la organi- zación y funciones y criterios de auditoría a ser utilizados, puede ser apropiado llevar a cabo dentro de la fase de planeamiento la etapa de investigación preliminar, orienta- da a la obtención de información básica directamente de la entidad a ser examinada [Ver seccicin 435. parte III). Identificación de criterios de auditoría 06. Loscriterios a utilizaraeenelrxamen tienenrelación, generalmente. con la normativa legal v disposiciones de carácter reglamentario. La identificación de dicho marco debe llevarse a cabo. con el fin de definir las implicancias legales que se derivan de ias situaciones o actos que serán materia de examen, dehiendose solicitarse el apoyo del área legal correspondiente. Por esta razon. deben identificarse los funcionarios y empleados que tuvieron que ver. en una u otra forma, con el asunto o actividad sujeta a examen es indispensable, para estar en condiciones de establecer las responsabilidades a que hubiere lugar, de ser el caso. Memorándum de programación y plan de exa- men especial 07. Como resultado de las tareas de planeamiento se elabora el memorándum de programación que es el docu- mento de soporte de las principales decisiones adoptadas, con respecto a los objetivos. alcance y metodología a utilizar en la ejecución del examen especial. La fase de planea- miento concluye con la formulación del plan del examen 08. El plan de examen especial contiene algunos de los elementos establecidos en el plan de auditoría para la ejecución de una auditoría de gestilin. Su estructura es la siguiente: l Origen del examen l Antecedentes de la entidad y de los asuntos que serán examinados. l Objetivos y alcance del examen l Criterios de auditoría a utilizar l Programa de procedimientos a ejecutar en el examen l Recursos de personal y especialistas en caso necesario l Información admimstrativa l Presupuesto de tiempo l Informes a emitir y fecha de entrega l Formato tentativo del informe 09. El origen del examen se refiere a los motivos que han generado su ejecucitin. cuyas razones principales se expli- can en el párrafo 1”. En el rubro antecedentes de la entidad o asuntos que swin examinados, se describe en resumen aquellos elementos que denotarían la existencia de situa- ciones problemáticas en las áreas ohjetn de examen. 10. Los objetivos del examen se refiere a lo que desea lobTarse, como consecuencia de la ejecución del examen. El entendimiento de 10s objetivos del examen por parte del equipo de auditoría, es esencial para que éste tenga éxito. En caso de duda, es conveniente que el auditor recurra a otrosnivelesdedecisionparaobtenerunaapropiada expli- cación sobre lo que desea lograrse. El auditor debe identi- ficar las caracterist,icas específicas del asunto o actividad porexaminary las particularidades del n:edio amhiente en que ocurrieron los hechos. La identificacitin del período a examinar v la profundidad del trabajo a ejecutar son factores importantes para e&ahlecer ei alcance del exa- men, en fùncion al a.;unto por evaluar. 11. Los criterios: de auditoria identifican las normas legales y reglamentarias o normas de los sistemas admi- nistrativos que la entidad w rncuent ra obligada a cumplir para el desurrollo de sus actividades,y- operaciones. Este marco debe corresponder a la normattvidad que se encon -traba vigente a la fecha en que ocurrieron los asuntos que serán examinados por el equipo de auditoria. 12. El rubro recursos de personal del plan debe descri- bir las características profesionales de los miembros del equipo auditor y sus cargo, así como los especialistas que fueran necesarios para el desarrollo de los trabajos. La información administrativa constituye el punto final del plan de examen, en cuyo contenido debe describirse el número de horas programadas (presupuesto de tiempo), los informes a emitir y el formato del informe (Ver sección 650, parte III). 13. El memorándum de programación y el plan de examen especial son preparados por el auditor encargado y supervisor en forma conjunta. Tales documentos deben ser aprobados por el nivel gerencia1 para el caso de la Contraloría General de la República, como paso previo al inicio de la fase de ejecución. En los 6rganos de Auditoría Interna, la aprobación de tales documentos es responsa- bilidad del funcionario a cargo de su jefatura. 14. El programa de procedimientos describe los pasos a seguir durante la fase de ejecución del examen especial, a fin de dar cumplimiento a los objetivos programados, y al mismo tiempo proporcionar una base apropiada para la asignación de tareas al equipo de auditorfa responsable. 01. Con el desarrollo de los programas de auditoría se inicia la fase ejecución del examen especial, cuyo propósi- to es obtener la evidencia suficiente, competente y perti- nente, en relaciónalos asuntos o hechos evaluados. Esta fase se lleva a cabo de conformidad con los lineamientos expuestos en la NAGU 2.30 “Programa de Auditoria”, parte II (Auditoría Financiera) y parte III (Auditoría de Gestión) de este Manual. 02. Algunas veces, la naturaleza del examen especial a ejecutar puede ser de índole repetitiva en varias entida- des. En estos casos, podría adaptarse un programa mode- loo pre establecido, con los ajustes indispensables por las particularidades de cada entidad. Ejemplo: verificación del cumplimiento de las dispo- siciones que regulan la wdguisición de bienes y servicios bajo las modalidades establecidas por la kydepresupues- to general de la República. 03.Enotrasoportunidadesduranteeldesarrollodeuna auditoría financiera o de gestión en una entidad puede decidirse llevar a cabo un examen especial de un asunto específico. En tal caso, es conveniente llevar a cabo las coordinaciones pertinentes, de modo de integrar los proce- dimientos de auditoría y, de ser posible, que las evaluacio- nes concernientes al examen especial sean llevadas a cabo por el mismo equipo a cargo de la auditoría. De esta manera se minimiza los inconvenientes a la entidad auditada, tales como duplicidad en las solicitudes de información y ejecu- ción de pruebas de auditoría, así como la sensación de imprevisión y/o falta de coordinación interna. 04. El equipo encargado debe tener presente que los programas de auditoria en determinadas circunstancias, pue- den ser modificados durante la fase de ejecución del examen, por situaciones hiles como que un control en el cual nos apoyamosparareducirelalcancedenuestraspruebas,result.o apropiado sólo durante una parte del período o, un posible hallazgo de auditoria que no resulta de significación frente a otros, detectados durante la búsqueda de evidencias. 05. Como fue especificado en la sección 195, Parte II y sección 660, Parte III de este Manual la formulación de un programa involucra: l Establecer objetivos de la auditoría y los criterios consiguientes, de ser necesario. l Especificar la evidencia a ser obtenida. l Definir los procedimientos para obtener y probar la evidencia. l Ajustar los requerimientos de personal y otros recur- sos para el examen. 06. Basado en los resultados obtenidos en la prueba preliminar, el auditor llevará a cabo los procedimientos de detalle especificados en el programa de procedimientos. El alcance de tales procedimientos debe estar basado en los resultados del planeamiento y las decisiones en torno ala suficiencia, competencia y pertinencia de la evidencia requerida para sustentar el informe.