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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, viernes 27 de abril de 2007 344280 Anexo 1 Lineamientos para el desarrollo, implementación, registro de la certi fi cación y mantenimiento de sistemas de gestión internacionalmente homologados de calidad en terminales e instalaciones portuarias 1. El ámbito de aplicación de los presentes lineamientos comprende a: a) Terminales portuarios, infraestructura e instalaciones portuarias existentes, b) Instalaciones portuarias de las Fuerzas Armadas que realizan actividades con fi nes diferentes a los de la Defensa Nacional, c) Terminales e instalaciones portuarias públicos y privados; de uso general y de uso exclusivo; multipropósito y especializado; marítimos, fl uviales y lacustres, y; d) Aquellos terminales o instalaciones portuarias en proceso de habilitación. 2. A fi n de estandarizar conceptos, deben tener en consideración las de fi niciones aplicables que se detallan en el apéndice 1 del presente anexo. 3. Las instalaciones portuarias utizarán como información referencial el proceso que describe las actividades relevantes para la implementación y certi fi cación, que se detalla en el apéndice 2 del presente anexo. 4. Las instalaciones portuarias deberán considerar las siguientes actividades como una buena práctica al desarrollar e implementar su sistema de gestión de calidad: a) La gerencia o administración portuaria debe asumir su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión internacionalmente homologado de calidad; b) Realizar una evaluación inicial (diagnóstico) que permita establecer como se encuentra la organización con respecto a los requisitos de la norma de calidad a aplicar; c) Efectuar el diseño del sistema de gestión y determinar su alcance, de acuerdo a los tipos de operaciones comerciales que realicen, en coordinación con la APN. d) Designar a una persona de la organización como responsable y coordinador de las actividades para el desarrollo e implementación del sistema de gestión; e) Estructurar un cronograma de actividades para supervisar y controlar el avance del desarrollo del sistema de gestión; f) Establecer reuniones periódicas para establecer el estado de avance, coordinar las actividades y resolver confl ictos e interferencias; g) La capacitación aplicable deberá estar a cargo de personal competente reconocido. 5. Las instalaciones portuarias al desarrollar e implementar un sistema de gestión internacionalmente homologado de calidad, deben tener en consideración lo siguiente: a) La norma de calidad seleccionada debe estar reconocida por 2 o más organismos de normalización y debe especi fi car los requisitos del sistema de gestión. b) El alcance del sistema de gestión de calidad, debe considerar los servicios portuarios que suministra la instalación portuaria , incluyendo los servicios básicos que se presten directamente o tercerizados, conforme lo establece el artículo 65º del D.S. Nº 003-2004-MTC, Reglamento de la Ley del Sistema Portuario Nacional; estos alcances deberán ser coordinados con la APN. Aquellas instalaciones portuarias especializadas, que operan con un fi n portuario predeterminado o que son parte del servicio de distribución o despacho que la organización suministra y existiera un sistema de gestión de la calidad de la organización implementado o en proceso de implementación deberán considerar en su alcance los servicios portuarios que brindan. 6. Los terminales y las instalaciones portuarias deben informar a la Autoridad Portuaria Nacional lo siguiente: a) Al inicio del desarrollo e implementación del sistema de gestión de calidad, mediante el formato del apéndice 3 del presente anexo:1) Norma de calidad seleccionada; 2) Fecha de inicio de las actividades de desarrollo e implementación del sistema de gestión internacionalmente homologado de calidad; 3) Alcance del sistema de gestión de calidad (procesos); 4) Nombre y teléfono del responsable del sistema de gestión de calidad; 5) Fecha estimada de término de las actividades de desarrollo e implementación del sistema de gestión de calidad; 6) Empresa de consultoría o asesoría contratada (si es el caso). b) Al término del desarrollo e implementación del sistema de gestión internacionalmente homologado de calidad, los terminales e instalaciones portuarias remitirán copia de su manual de calidad y del acta de revisión por la gerencia, c) Durante el funcionamiento y mantenimiento del sistema de gestión de calidad, los terminales y las instalaciones portuarias informarán los cambios en el alcance (procesos) y responsable del sistema de gestión de calidad. 7. Los terminales e instalaciones portuarias para el proceso de certi fi cación del sistema de gestión de calidad, deben tener en consideración lo siguiente: a) El organismo de certi fi cación seleccionado por la instalación portuaria debe: 1) Estar reconocido por 2 o más organismos de acreditación miembros del International Accreditation Forum, Inc (IAF), 2) Estar registrado en la Autoridad Portuaria Nacional. b) Deberán informar a la Autoridad Portuaria Nacional lo siguiente: 1) Antes de la auditoría de certi ficación mediante el formato del apéndice 4 del presente anexo. - Nombre del organismo de certi fi cación, - Fecha de la auditoria de certi fi cación y duración, - Programa de las auditorías de vigilancia. 2) Después de la auditoría de certi fi cación deben remitir copia del informe de la auditoria de certi fi cación y copia del plan de acciones correctivas aprobado por el organismo de certi fi cación. 3) Remitir copia del certi fi cado otorgado por el organismo de certi fi cación. 4) Durante el funcionamiento y mantenimiento del sistema de gestión de calidad, remitir copia de los informes de las auditorías de vigilancia y copia del plan de acciones correctivas aprobado por el organismo de certi fi cación. (si corresponde). 5) Remitir copia de los certi fi cados de recerti fi caciòn, otorgado por el organismo de certi fi cación. Apéndice 1 al anexo 1 Defi niciones aplicables Sistema de Gestión de la Calidad Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. Sistema de Gestión de la Calidad internacionalmente homologado Sistema de gestión cuya normatividad en calidad facilita la mutua comprensión en el comercio nacional e internacional y es reconocida como tal por organismos nacionales e internacionales de normalización. Calidad Es el grado en el que un conjunto de características inherentes en el producto o servicio cumplen los requisitos. Requisitos Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria que la organización debe cumplir para satisfacer al cliente o partes Interesadas.