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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, viernes 6 de julio de 2007 348518 las relaciones públicas y la imagen institucional. Depende jerárquicamente de la Secretaría General. Son funciones de la Unidad de Relaciones Institucionales, las siguientes: 1. Asegurar las relaciones de la institución con las demás entidades a fi nes a la gestión institucional y coordinar la representación o fi cial en comisiones, comités, grupos de trabajo y otros, de carácter multisectorial; 2. Gestionar y evaluar los convenios de cooperación nacional e internacional. Investigar y recomendar la suscripción de nuevos convenios; 3. Editar y publicar los estudios cientí fi cos que prepare la institución así como su difusión; 4. Plani fi car y conducir las acciones tendientes a elevar y mantener la imagen institucional del Instituto Geológico Minero y Metalúrgico; 5. Diseñar, actualizar y ejecutar el Plan de Difusión y Promoción de los productos y servicios; 6. Proponer las acciones y preparar el Plan de Apoyos y Auspicios de la institución; 7. Organizar los eventos o fi ciales de la institución y asegurar el protocolo en eventos internos y externos, incluyendo la recepción de delegaciones y visitas; 8. Ejecutar acciones en apoyo a una adecuada participación de los miembros de la institución en eventos cientí fi cos y técnicos. Artículo 11º.- Unidad de Administración Documentaria y Archivo La Unidad de Administración Documentaria y Archivo, es un órgano que tiene como función el registro, organización y administración del acervo documentario cientí fi co, técnico y administrativo, la administración de los documentos que recibe o envía el Instituto Geológico Minero y Metalúrgico, las noti fi caciones y el acervo documentario. Depende jerárquicamente de la Secretaría General. La Unidad de Administración Documentaria y Archivo, tiene las siguientes funciones: 1. Planear, dirigir, coordinar y supervisar la administración documentaria y el archivo de la Institución; 2. Llevar el registro de ingreso de petitorios de concesiones mineras, de acuerdo a las pautas que señale la Dirección de Concesiones Mineras; 3. Llevar y suscribir el libro diario de escritos, recursos y documentos que se presenten ante la Institución; 4. Administrar el Archivo Central de la Institución y el módulo de atención al público; 5. Administrar el acervo documentario y archivo de expedientes mineros; 6. Noti fi car resoluciones a los usuarios mineros; 7. Informar y opinar en asuntos sometidos a su competencia; 8. Coordinar las labores de su competencia con los Órganos Desconcentrados del Instituto Geológico Minero y Metalúrgico; 9. Elaborar y suscribir los certi fi cados de consentimiento o de estar ejecutoriadas las resoluciones; 10. Atender las solicitudes de copias que formulen los usuarios; 11. Otras funciones que le sean asignadas en el ámbito de su competencia. CAPÍTULO II DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Artículo 12º.- Órgano de Control Institucional El Órgano de Control Institucional es el órgano conformante del Sistema Nacional de Control encargado de ejecutar el control gubernamental interno posterior, en cumplimiento de los planes y programas anuales, y el control gubernamental externo, por encargo de la Contraloría General de la República, de conformidad con lo establecido por la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República y demás disposiciones legales vigentes. Está a cargo de un Jefe, quien es designado por la Contraloría General de la República y actúa de conformidad con las normas del Sistema Nacional de Control y demás disposiciones legales vigentes.El Órgano de Control Institucional tiene las funciones y atribuciones siguientes: 1. Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la entidad, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control, a que se re fi ere el Artículo 7º de la Ley, y el control externo a que se re fi ere el Artículo 8º de la Ley, por encargo de la Contraloría General; 2. Efectuar auditorias a los estados fi nancieros y presupuestarios de la entidad, así como a la gestión de la misma, de conformidad con las pautas que señale la Contraloría General de la República. Alternativamente, estas auditorias podrán ser contratadas por la entidad con sociedades de auditoría externa, con sujeción al reglamento sobre la materia; 3. Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y operaciones de la entidad, que disponga la Contraloría General de la República, así como las que sean requeridas por el presidente de la entidad; 4. Efectuar control preventivo, sin carácter vinculante, al órgano de más alto nivel de la entidad con el propósito de optimizar la supervisión y mejora de los procesos, prácticas e instrumentos de control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u opinión que comprometa el ejercicio de su función vía el control posterior; 5. Remitir los informes resultantes de sus acciones de control a la Contraloría General de la República, así como a la Presidencia y al Titular del Sector cuando corresponda, conforme a las disposiciones sobre la materia; 6. Actuar de o fi cio, cuando en los actos y operaciones de la entidad se advierta indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de incumplimiento, informando al titular de la entidad para que adopte las medidas correctivas pertinentes; 7. Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios y servidores públicos, así como los ciudadanos, sobre actos y operaciones de la entidad, otorgándole el trámite que corresponda a su mérito y documentación sustentatoria respectiva; 8. Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por la Contraloría General de la República, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas para el efecto; 9. Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad, como resultado de las acciones y actividades de control, comprobando su materialización efectiva, conforme a los términos y plazos respectivos; 10. Apoyar a las comisiones que designe la Contraloría General de la República para la ejecución de las acciones de control en el ámbito de la entidad. Asimismo, el Jefe del Órgano de Control Institucional y el personal colaborarán, por disposición de la Contraloría General de la República, en otras acciones de control externo, por razones operativas o de especialidad; 11. Veri fi car el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la entidad, por parte de las unidades orgánicas y personal de ésta; 12. Formular y proponer el presupuesto anual del Órgano de Control Institucional para su aprobación correspondiente por la entidad; 13. Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le formule la Contraloría General de la República; 14. Otras que establezca la Contraloría General de la República; 15. Adicionalmente al cumplimiento de las funciones asignadas, el Órgano de Control Institucional ejercerá las atribuciones que le con fi ere el Artículo 15º de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Chequear CAPÍTULO III DE LOS ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO Artículo 13º.- O fi cina de Asesoría Jurídica Es el órgano encargado de asesorar a la Alta Dirección en los asuntos de carácter jurídico legal. Depende jerárquicamente del Secretario General. La O fi cina de Asesoría Jurídica para el logro de sus metas y objetivos tiene las siguientes funciones: 1. Estudiar, opinar y formular recomendaciones en materia de legislación relacionada con las actividades de la entidad;