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564267 NORMAS LEGALES Jueves 22 de octubre de 2015 El Peruano / 6.3. Requisitos para la admisibilidad de la solicitud Para acceder al derecho de defensa y asesoría, el solicitante debe presentar ante la o fi cina de trámite documentario o la que haga sus veces de la entidad respectiva, los siguientes documentos: a) Solicitud dirigida al Titular de la entidad, con carácter de declaración jurada, conteniendo los datos completos de identi fi cación, domicilio real, precisando su condición de servidor o ex servidor civil, datos del expediente del procedimiento, proceso o investigación respectivo, una narración de los hechos, copia de la noti fi cación o comunicación recibida, calidad del emplazamiento y mención expresa de que los hechos imputados están estrictamente vinculados a omisiones, acciones o decisiones en el ejercicio regular de sus funciones o bajo criterios de gestión que en su oportunidad como servidor civil o ex servidor civil adoptó, derivadas del ejercicio de la función pública (ver Anexo 1). a) Compromiso de reembolso por medio del cual el solicitante se compromete a devolver el costo de asesoramiento y de la defensa, si al fi nalizar el proceso se demuestra su responsabilidad (ver Anexo 2), de acuerdo a las condiciones que establezca la entidad. b) Propuesta de servicio de defensa o asesoría precisando si esta se solicita por todo el proceso o por alguna etapa. Cuando se proponga un determinado defensor o asesor deberá señalarse las razones de dicha propuesta, así como el monto estimado de los respectivos honorarios profesionales propuestos (ver Anexo 3). c) Compromiso de devolver a la entidad los costos y las costas determinados a su favor, en caso no resulte responsable en el procedimiento, proceso o investigación y siempre que dicho pago haya sido ordenado por la autoridad competente. Dicha devolución se realiza a la entidad correspondiente, en el plazo de diez (10) días hábiles, contado a partir del momento en que la parte vencida haya efectuado el pago dispuesto por la autoridad competente. (ver Anexo 4). Se entiende por costas y costos lo señalado en los artículos 410 y 411 del Texto Único Ordenado del Código Procesal Civil. Los documentos presentados tendrán la calidad de declaración jurada para todos los efectos legales que correspondan, conforme a la presunción de veracidad contenida en el artículo 42 de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y por consiguiente sujetos a veri fi cación. 6.4. Procedimiento de tramitación de la solicitud ante la entidad 6.4.1. Presentación de solicitud El servidor o ex servidor presentará su solicitud, en forma gratuita, adjuntando los documentos señalados en el numeral precedente, dirigidos al Titular de la entidad, debidamente llenados y fi rmados. La omisión de los requisitos exigidos en el numeral 6.3 del artículo 6 de la presente Directiva, debe ser subsanada por el solicitante dentro del plazo máximo de dos (2) días hábiles desde que le sea requerido. Este plazo adicional suspende todos los plazos señalados en la presente Directiva. En caso el solicitante no subsane los requisitos de admisibilidad, se considera automáticamente como no presentada la solicitud, y los recaudos se ponen a disposición del servidor o ex servidor para que los recabe en la o fi cina de trámite documentario o la que haga sus veces de la respectiva entidad; sin perjuicio que pueda nuevamente formular su solicitud. 6.4.2. Informe de la O fi cina de Asesoría Jurídica Recibido el expediente, la O fi cina de Asesoría Jurídica o la que haga sus veces deberá solicitar los antecedentes del solicitante a la O fi cina de Recursos Humanos o la que haga sus veces de la respectiva entidad, así como cualquier otra documentación necesaria para evaluar la solicitud, debiendo remitirse lo solicitado en un plazo no mayor de tres (03) días hábiles. Una vez recibida la información solicitada, la O fi cina de Asesoría Jurídica o la que haga sus veces en un plazo máximo de cinco (05) días hábiles, emite opinión sobre el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad y procedencia de la solicitud planteada. Asimismo, prepara el proyecto de resolución respectivo y eleva todo el expediente a la autoridad competente para resolver. El informe que emita la Oficina de Asesoría Jurídica o quien haga sus veces debe pronunciarse también respecto a la cautela de los intereses de la entidad con la finalidad de evaluar la intervención de Procuradores Ad Hoc en el proceso correspondiente, como se determina en el numeral 6.8 del artículo 6 de la presente Directiva. 6.4.3. Procedencia de la solicitud De considerarse que procede la solicitud, se formaliza esta mediante resolución del Titular de la entidad, indicando expresamente la procedencia o no de la autorización del otorgamiento del bene fi cio de defensa y asesoría y disponiendo que los órganos competentes adopten las acciones para la ejecución de los gastos respectivos. La resolución respecto a la procedencia o no de la solicitud presentada no debe exceder del plazo de quince (15) días hábiles de recibida la solicitud por la entidad. Vencido dicho plazo, sin pronunciamiento expreso de la entidad, el servidor o ex servidor considerará aprobada su solicitud, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa que pudiera corresponder al servidor civil que incurrió en demora o inacción. 6.4.4. Contratación de servicios de defensa y asesoríaAprobada la solicitud, la O fi cina de Asesoría Jurídica, considerando la información que le remitan las áreas competentes de la entidad sobre la materia que genera la solicitud, el estado del proceso, procedimiento o investigación, así como la etapa procesal, realizará el requerimiento respectivo a la O fi cina General de Administración o a quien haga sus veces para la contratación del servicio correspondiente. En caso exista con fl icto de intereses, el servidor o ex servidor civil podrá solicitar la contratación de un nuevo servicio de defensa o asesoría. 6.5. FinanciamientoLa aplicación de la presente Directiva se fi nancia con cargo al presupuesto de las entidades que contraten los servicios de defensa y asesoría, sin demandar recursos adicionales al Tesoro Público. El ejercicio del derecho de defensa y asesoría, atendiendo a la naturaleza de los procedimientos, procesos o investigaciones, se puede contratar por etapas con sujeción al marco normativo correspondiente. La Ofi cina General de Administración o quien haga sus veces en la entidad tomará las previsiones que resulten necesarias para la cobertura de las contingencias que se deriven de los procesos respectivos. 6.6. Supervisión y Contratación La entidad por medio de sus órganos competentes supervisará el cumplimiento estricto del contrato u orden de servicio según corresponda, pudiendo solicitar informes sobre la estrategia especializada, avances del caso, diligencias, entre otros. Anualmente, la O fi cina General de Administración o quien haga sus veces, en coordinación con el órgano competente, debe evaluar el servicio contratado para aquellos casos que superen un ejercicio presupuestal, a efectos de programar oportunamente su continuidad. 6.7. Obligación de reembolsoSi al finalizar el proceso, procedimiento o investigación se determinara la responsabilidad a cargo del servidor o ex servidor civil, este debe reembolsar el monto abonado por concepto de honorarios profesionales por la asesoría profesional prestada y la defensa legal, a la culminación del proceso, debiendo ser requerido previamente mediante comunicación escrita, por la O fi cina General de Administración o quien haga sus veces. En caso de incumplimiento de reembolso ante dicho requerimiento, la mencionada o fi cina remitirá copia de los antecedentes al Procurador Público de su entidad o del sector correspondiente para el inicio de las acciones legales que pudieren tener lugar. La Ofi cina General de Administración o quien haga sus veces queda facultada a adoptar las medidas que correspondan para el recupero del monto a que se refi ere el presente numeral, en coordinación con la Ofi cina de Asesoría Jurídica o quien haga sus veces o la