NORMA LEGAL OFICIAL DEL DÍA 07 DE SEPTIEMBRE DEL AÑO 2007 (07/09/2007)

NORMAS LEGALES El Peruano Lima, viernes 7 de setiembre de 2007 352798 documentos internos que obran en el Archivo Central de la Municipalidad. 7. Distribuir los Acuerdos y otras normas que apruebe el Concejo Municipal, así como directivas y resoluciones que emita el Alcalde, a las diferentes unidades orgánicas para su cumplimiento. 8. Dar fe de los actos del Concejo, Decretos y Resoluciones de Alcaldía y llevar los correspondientes libros de registro. 9. Proponer la designación de los fedatarios de la municipalidad, así como evaluar y controlar su desempeño. 10. Administrar el Sistema de Trámite Documentario de la Municipalidad y Archivo Central de la Municipalidad. 11. Proponer la mejora de procesos y procedimientos en su unidad, contribuyendo al mejoramiento continuo de los mismos. 12. Administrar el despacho de documentos del Concejo Municipal y de la Alcaldía. 13. Brindar información de la entidad a los interesados, en cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 14. Coordinar y participar en el desarrollo, implementación, operación y mantenimiento del Sistema de Información de la Secretaría General, generando una base de datos que permita contar con información actualizada sobre los expedientes y trámites administrativos atendidos por la municipalidad. 15. Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus funciones que le sean asignadas por el Alcalde, acorde a la Ley Orgánica de Municipalidades. Artículo 39º. Imagen Institucional. Imagen Institucional es el órgano de apoyo que depende del Alcalde, encargado de promover y garantizar una excelente imagen de la institución, gestionando para ello actividades relacionadas con la publicidad, el protocolo y las relaciones públicas. Artículo 40º. Funciones de Imagen Institucional. Son funciones de Imagen Institucional: 1. Desarrollar un Diagnóstico Situacional relacionado con la imagen institucional de la Municipalidad Provincial de Trujillo. 2. Elaborar el Plan de Trabajo de Imagen Institucional en función a estrategias y tácticas acordes con los objetivos estratégicos. 3. Elaborar la Memoria Anual Municipal.4. Proyectar una excelente Imagen de la Institución hacía la comuna, informando a cerca de las políticas de gestión municipal, acciones y servicios que se ofrecen. a través de boletines informativos, programas radiales, entrevistas con organismos e instituciones públicas o privadas, página Web, entre otros. 5. Mantener informada a la Alta Dirección sobre comentarios o publicaciones que involucren a la Municipalidad respecto a las funciones y servicios que presta. 6. Preparar y convocar a conferencias, mediante notas de prensa, asegurando el éxito de las mismas con la presencia de los medios de comunicación. 7. Coordinar la asistencia del Alcalde, de su representante, de los regidores y funcionarios a los actos ofi ciales. 8. Organizar y conducir los actos o fi ciales y de protocolo haciendo uso de los recursos adecuados para su éxito. 9. Publicar o gestionar la publicación de las normas y demás disposiciones aprobadas por la entidad, en coordinación con la Secretaría General. 10. Coordinar la actualización permanente de la información institucional en la página Web, panel informativo, boletín, publicaciones institucionales y otros medios. 11. Plani fi car y dirigir actividades y acción de comunicación y/o relaciones públicas. 12. Otras funciones que le delegue la Alcaldía o la Gerencia Municipal. Artículo 41º. Gerencia de Administración y Finanzas La Gerencia de Administración y Finanzas es el órgano de apoyo, que depende de la Gerencia Municipal, encargado de gestionar los recursos económicos, fi nancieros, materiales, patrimoniales y de servicio a través de las unidades orgánicas de Contabilidad, Tesorería, Abastecimiento, Control Patrimonial, Servicios Generales y Equipo mecánico. Artículo 42º. Funciones de la Gerencia de Administración y Finanzas. Son funciones de la Gerencia de Administración y Finanzas: 1. Programar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de Contabilidad, Tesorería, Abastecimiento, Control Patrimonial, Servicios Generales y Equipo Mecánico de la Municipalidad. 2. Dirigir, coordinar, supervisar y evaluar la administración económica y fi nanciera de la entidad, así como de fi nir medidas correctivas (de ser necesarias). 3. Dirigir, coordinar, supervisar y evaluar el desarrollo de los procesos de gestión técnicos, así como, los Sistemas de Información Integrados, de Contabilidad, Tesorería, Abastecimiento, Control Patrimonial, para una efectiva y oportuna toma de decisiones. 4. Garantizar el abastecimiento oportuno de los bienes y/o servicios con criterios cuantitativos - cualitativos, asegurando el funcionamiento institucional. 5. Gestionar el mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura, así como la administración patrimonial de la institución. 6. Administrar los fondos y valores económico - fi nancieros de la Municipalidad, canalizando adecuadamente los ingresos y efectuando los pagos correspondientes por los compromisos contraídos, de conformidad con las normas. 7. Generar información fi nanciera acerca de ingresos y egresos (costos y gastos); proyecciones fi nancieras de inversiones, así como de los compromisos asumidos, a través de órdenes de compra, órdenes de servicio, valorizaciones, planillas y otros, y remitirla mensualmente a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto y a la Gerencia Municipal. 8. Proponer y sustentar ante la Gerencia Municipal, el Plan Anual de Adquisiciones en función a necesidades y requerimientos reales de la institución. 9. Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de la fl ota vehicular, maquinaria y equipos de la institución, a fi n de asegurar la operatividad de los mismos. 10. Asegurar la elaboración de los estados fi nancieros y sus respectivos análisis a nivel de ratios, para su presentación a los Órganos de Dirección y Gobierno. 11. Presentar a la Gerencia Municipal los estados fi nancieros de la Municipalidad, para su aprobación. 12. Dirigir y garantizar el cumplimiento de las Normas de Austeridad y Racionalización en los gastos, aprobadas por la institución. 13. Revisar la actualización del control patrimonial respecto de los activos fi jos de la Municipalidad, dando la orden de realizar el inventario de los bienes muebles, así como, la incorporación físico-legal para la adjudicación de la propiedad de los bienes registrables en conformidad a los dispositivos legales. 14. Suscribir la documentación que genere la compra y/o transferencia de propiedad de vehículos y maquinarias, ante la SUNARP. 15. Autorizar las adquisiciones, el almacenamiento, la distribución y el control de los bienes y materiales requeridos por las diversas unidades de la institución, en función a su naturaleza. 16. Coordinar y remitir información al Ministerio de Economía y Finanzas, Contraloría General de la República, Contaduría Pública de la Nación, CONSUCODE, y otros organismos que disponga la normatividad vigente. 17. Plani fi car y efectuar el control de los bienes patrimoniales (activos) de la institución, velando por la actualización permanente (depreciación y reevaluación) y saneamiento físico legal. 18. Mantener actualizado el registro de los activos fi jos y donaciones, efectuando periódicamente el inventario patrimonial correspondiente. 19. Elaborar, controlar y mantener actualizado bienes muebles de la municipalidad, registrando las altas, bajas y la transferencia de bienes en la institución, diseñando para ello una base de datos y desarrollando un sistema de información que garantice su registro oportuno y seguro y permita generar más información para tomar decisiones. 20. Mantener en custodia el archivo de los documentos fuente que sustenta el ingreso, baja y transferencia de los bienes patrimoniales.