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92 NORMAS LEGALES Viernes 24 de diciembre de 2021 El Peruano / 7.27 La documentación y archivos son de propiedad de los órganos del SNC, siendo custodiados de acuerdo con la normativa especí fi ca sobre el tema. Hallazgos Durante la ejecución del servicio de control posterior se deben comunicar los hallazgos, a fi n que las personas comprendidas en los mismos presenten sus comentarios sustentados con los documentos necesarios para su debida evaluación. 7.28 Los hallazgos revelan presuntos errores, defi ciencias o irregularidades identi fi cadas y evidenciadas como resultado de la aplicación de los procedimientos del servicio de control posterior. Deben elaborarse sobre la base de hechos determinados y redactarse utilizando un lenguaje sencillo que re fi era su contenido en forma objetiva y concisa. Los hallazgos pueden adoptar diferentes denominaciones según la modalidad de servicio de control que se realice de acuerdo a la normativa que lo regula. 7.29 Los hallazgos comprenden los siguientes elementos: - Condición: Son los hechos que describen los errores, las de fi ciencias o las irregularidades detectadas. Está referida a la situación advertida y debe estar sustentada con la evidencia. - Criterio: Es la norma, disposición o parámetro de medición aplicable a la condición. - Efecto: Es el perjuicio identi fi cado, resultado adverso o riesgo potencial, ocasionado como consecuencia de haberse producido la condición. - Causa: Es la razón o motivo que dio lugar al hecho defi ciente detectado; que se consigna cuando haya podido ser determinada a la fecha de la comunicación del hallazgo. 7.30 Los hallazgos deben ser comunicados a las personas comprendidas en los mismos a fi n que puedan proporcionar sus comentarios, de acuerdo al procedimiento que para cada modalidad de servicio de control posterior establezca la Contraloría en la normativa especí fi ca correspondiente. La realización de la comunicación de hallazgos será puesta oportunamente en conocimiento del titular de la entidad, con el propósito que disponga el otorgamiento de las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas, a fi n de presentar sus comentarios debidamente documentados en el plazo otorgado. 7.31 Una vez recibidos los comentarios realizados a los hallazgos, estos deben ser contrastados documentalmente con la evidencia obtenida y evaluados de manera objetiva, exhaustiva y fundamentada. Si como resultado de la evaluación se concluye que no se han aclarado satisfactoriamente los hallazgos comunicados, estos deben consignarse como observaciones o irregularidades en el informe correspondiente, dando lugar a las recomendaciones. 7.32 De acuerdo al análisis realizado sobre los comentarios, en los casos que corresponda y según la modalidad de servicio de control posterior que se trate, se debe efectuar el señalamiento de las presuntas responsabilidades que en su caso se hubieran identi fi cado. Las responsabilidades que pueden ser señaladas son de tres tipos, independientes entre sí: responsabilidad civil, responsabilidad penal y responsabilidad administrativa funcional. La de fi nición y alcance de cada una de ellas es la indicada por la Ley. D. ETAPA DE ELABORACIÓN DEL INFORME Se debe preparar un informe de control por escrito para comunicar los resultados de cada servicio de control posterior. 7.33 El informe de control expone por escrito los resultados y recomendaciones del servicio de control posterior, con la fi nalidad de brindar oportunamente información al titular de la entidad y otras autoridades u organismos competentes que permita promover acciones de mejora, correctivas u otras necesarias en la conducción y ejecución de las actividades examinadas. 7.34 El informe de control incluye las recomendaciones dirigidas a superar las causas de las observaciones derivadas de los hallazgos, evidenciadas durante la ejecución del servicio de control posterior; así como las recomendaciones encaminadas a la determinación de responsabilidades por las instancias que correspondan según la normativa aplicable, y de acuerdo a la modalidad de servicio de control posterior. El titular o los funcionarios competentes deben disponer la implementación de las recomendaciones. 7.35 El informe de control debe ser desarrollado de acuerdo a la estructura que establezca la Contraloría en la normativa especí fi ca correspondiente, con el propósito de asegurar su calidad y su máxima comprensión y utilidad por la entidad. Asimismo, debe ser registrado de acuerdo a las disposiciones que emita la Contraloría. 7.36 De acuerdo a la modalidad de servicio de control posterior, cuando por la naturaleza de las observaciones se requiere su comunicación oportuna a fi n de agilizar la adopción de las acciones preventivas, correctivas u otras que correspondan, se podrán emitir excepcionalmente documentos que contengan los resultados obtenidos previamente a la culminación del servicio de control posterior. En tal caso, en el informe que cierra el servicio de control posterior deberá dejarse constancia de su emisión. 7.37 El informe emitido debe ser comunicado al titular de la entidad o responsable de la dependencia, a fi n que disponga la implementación de las recomendaciones y las acciones complementarias que resulten pertinentes. Asimismo, el informe se comunica a los órganos y unidades orgánicas de la Contraloría que resulten competentes, para las acciones que correspondan en el marco de sus funciones. Igualmente, se efectúan las otras comunicaciones a que se refi ere el numeral 4.27, según corresponda. 7.38 En concordancia con lo establecido por la Ley, los informes de control emitidos por el SNC constituyen actos de administración interna de los órganos conformantes de este, por lo cual no están sujetos a recursos impugnativos. La revisión de o fi cio es una facultad exclusiva y de iniciativa propia de la Contraloría para veri fi car, selectivamente, si la elaboración de un informe de control se ha sujetado a la normativa de control; de cuyo resultado se puede determinar la reformulación. La revisión de o fi cio se puede aplicar a los informes de control resultantes de los servicios de control, según se establezca en la normativa especí fi ca que la regula. GLOSARIO DE TÉRMINOSAseguramiento de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar con fi anza en que se cumplirán los requisitos de la calidad (Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria relativo a la calidad). Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple con los requisitos. Cliente: Persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o un servicio resultante de los servicios de control o servicios relacionados. Por ejemplo, entidad sujeta a control o ciudadano. Confl icto de intereses: Se re fi ere a relaciones o situaciones en cuyo contexto los intereses personales, laborares, económicos o fi nancieros del personal del SNC, pudieran estar en con fl icto con el cumplimiento de los deberes y funciones a su cargo. Control de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad. Demanda de control: se re fi ere a eventos, acciones u omisiones que representan un riesgo de uso o potencial uso de fi ciente de los recursos públicos, que requiere la intervención de un órgano del SNC. Dependencia: Órgano o unidad orgánica que forma parte o se encuentra adscrita a una entidad y que, por su dimensión o la magnitud de las actividades a su cargo, cuenta con un grado de gestión propia que le permite adoptar decisiones e interactuar directamente con los órganos del SNC durante la realización del servicio de control o servicio relacionado; y que se encuentra sujeta a control. Error: Omisión no intencional del registro de un importe o de una revelación.