Norma Legal Oficial del día 29 de noviembre del año 2019 (29/11/2019)

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NORMAS LEGALES

Viernes 29 de noviembre de 2019 /

El Peruano

e. Aprobar el uso del excedente del Fondo para la realización de inversiones establecidas por esta Superintendencia, mediante norma de carácter general. f. Resolver sobre asuntos que no sean competencia de otros órganos. 2. El aviso de convocatoria de la Asamblea General debe publicarse en un diario de mayor difusión en la región en la que opera la AFOCAT, pudiendo utilizar adicionalmente otro medio de comunicación masivo que se estime conveniente. El aviso debe realizarse con una anticipación no menor a diez (10) días calendario a la fecha fijada para su celebración, siendo el único requisito para participar como miembro o asociado, tener un CAT vigente. 3. Las sesiones de la Asamblea General deben realizarse, como mínimo, una vez al año y dentro del primer trimestre. 4. La obligación de contar con un Libro de Registro de Miembros (Padrón de asociados) en el que conste el nombre, actividad, domicilio y fecha de admisión de cada uno de sus miembros, con indicación del cargo de administración o representación que ejerzan, conforme a lo establecido en el artículo 83 del Código Civil, incluyendo el número del CAT emitido. Dicho Libro opcionalmente puede ser llevado en un registro cronológico actualizado en un sistema informático o en un archivo de hoja electrónica, el cual debe cumplir con las formalidades exigidas por la regulación de la materia. 4.6. Sobre el Consejo Directivo y Gerencia General de la AFOCAT: 1. En caso que no se hubiera designado Gerente General o Administrador de la AFOCAT, el Presidente del Consejo Directivo asume dichas funciones y debe reunir los requisitos de idoneidad técnica, conforme a lo dispuesto en el párrafo 21.2 del artículo 21 del Reglamento AFOCAT, así como lo dispuesto en el presente Reglamento. 2. El Gerente General o Administrador de la AFOCAT debe tener dependencia y reporte directo al Consejo Directivo y debe cumplir con una jornada laboral de cuatro (4) horas diarias como mínimo, con permanencia en la sede central y/u oficinas de la AFOCAT. 3. La elección de los miembros del Consejo Directivo debe realizarse, como mínimo, sesenta (60) días calendario antes de que culmine el mandato de los miembros del Consejo Directivo vigente. 4. Las sesiones del Consejo Directivo deben realizarse, como mínimo, una vez por trimestre. 5. Debe existir un proceso formal de transferencia de la gestión administrativa, el cual tiene como finalidad facilitar la continuidad del servicio que presta la AFOCAT, rendición de cuentas, así como la transferencia de información y documentación a los miembros del Consejo Directivo electos o reemplazantes para el nuevo periodo de gestión. 6. Los miembros del Consejo Directivo que cesan de sus funciones están obligados a llevar a cabo un proceso de transferencia de gestión que culmine con la suscripción de un acta de aceptación de transferencia por parte de los miembros del Consejo Directivo electos o reemplazantes, a más tardar cinco (5) días hábiles antes de la instalación de los nuevos miembros del Consejo Directivo. En caso de que se produzca el cese de funciones de uno de estos miembros, el Consejo Directivo como órgano de gobierno, es responsable de que se produzca la transferencia de funciones de forma individual con el miembro electo o reemplazante que corresponda. 7. Como mínimo, uno de los miembros del Consejo Directivo y/o Gerente General debe contar con la facultad y responsabilidad para la suscripción de los CAT. 8. El Consejo Directivo debe establecer las facultades y responsabilidades de sus miembros encargados de la gestión de CAT, de siniestros y de la contabilidad. 4.7. Sobre el Órgano de Vigilancia o Fiscalización de la AFOCAT: 1. La AFOCAT debe implementar funciones de control interno que permita evaluar la gestión del Consejo Directivo a cargo del Órgano de Vigilancia o Fiscalización,

de corresponder con independencia y autonomía de los demás órganos de la AFOCAT, que se encargue de desarrollar las actividades de control interno dentro de la AFOCAT. Dicho órgano debe tener independencia del Consejo Directivo, reportar directamente a la Asamblea General y no puede ser dirigido por el Presidente del Consejo Directivo ni el Gerente General o Administrador. 2. Las sesiones del órgano de vigilancia o fiscalización, en caso haya sido creado, deben realizarse, como mínimo, una vez por trimestre. De no haberse creado este órgano, sus funciones las asume el Consejo Directivo y reporta directamente a la Asamblea General. 3. La existencia, capacidad, derechos, obligaciones y fines del órgano de control interno lo determina la AFOCAT en su Estatuto Social. Artículo 5. Condiciones técnicas Las condiciones técnicas con las que debe contar la AFOCAT para acceder y mantenerse en el Registro AFOCAT, además de las establecidas en el Reglamento AFOCAT, son las siguientes: 1. El Gerente General o Administrador de la AFOCAT o quien cumpla dichas funciones, debe tener conocimiento sobre la normatividad aplicable a la AFOCAT, así como de los principales procesos que desarrolla una AFOCAT (procedimientos de gestión de CAT, de gestión de siniestros y procesos contables), que le permita administrar adecuadamente el Fondo constituido por los aportes de sus asociados para dar cobertura a los accidentes de tránsito cubiertos por el CAT emitido. El Gerente General o Administrador de la AFOCAT o Presidente de la AFOCAT en las labores de control y supervisión deben demostrar el debido conocimiento del funcionamiento de una AFOCAT, el fondo y su normativa aplicable. 2. El personal responsable a cargo de la gestión de CAT, de siniestros y de la contabilidad, debe contar con el conocimiento del marco legal aplicable, así como de los procedimientos necesarios para el buen desempeño de sus labores. 3. Contar con un Manual de Organización y Funciones (MOF), así como con un organigrama, aprobado por el Consejo Directivo. 4. Contar con un Manual de Políticas de Control Interno y Procedimientos de Gestión de CAT, de Gestión de siniestros y de contabilidad, aprobado por el Consejo Directivo. 5. Tener implementado un sistema informático que garantice la integridad, seguridad y reporte de la información que administra la AFOCAT, en cuanto a la emisión de CAT, siniestros pagados y por pagar, así como reportes contables. Para ello, la AFOCAT debe: a. Contar con las licencias respectivas, en caso corresponda, para el uso del software instalado en las computadoras que utiliza la AFOCAT. b. Contar con equipamiento de cómputo (hardware) y un sistema operativo (software) que permita la interconexión en línea y en tiempo real de la oficina central de la AFOCAT con sus canales de emisión, a fin de que la emisión de CAT funcione en forma automatizada y confiable. c. Contar con los procedimientos que le permitan obtener una copia de respaldo (backup) de la información que administra, con las medidas de seguridad y conservación de la información. d. El sistema informático debe permitir la generación de reportes requeridos por la normativa emitida por la Superintendencia. 6. Mantener vigente una dirección de correo electrónico ante la Superintendencia, a la cual se le podrá hacer llegar las comunicaciones relativas a las labores de control y supervisión a que hubiera lugar, conforme a lo regulado por el TUO de la Ley de Procedimiento Administrativo General. Artículo 6. Condiciones económicas 6.1. Las condiciones económicas con las que debe contar la AFOCAT para acceder y mantenerse en el