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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, sábado 16 de diciembre de 2006 334651 - Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar (a los Contribuyentes, Personal, AFP, ESSALUD, ONP, Proveedores y Otros). - Anticipos Concedidos y Encargos Otorgados a la fecha del proceso de transferencia, debidamente sustentados con: • Las acciones efectuadas para obtener la rendición de cada uno de los deudores a la municipalidad, ya sean autoridades, funcionarios o trabajadores, o entidades a quienes se les ha otorgado encargos o anticipos concedidos. • El monto y motivo del encargo otorgado o anticipo concedido. • Antigüedad del encargo (Nº del comprobante y fecha en que se otorgó el encargo). - Construcciones en Curso, indicando el estado de las obras para su futuro registro de fi nitivo. - Depreciación, Agotamiento y Amortización Acumulada por cada ítem del activo. - Bienes en Tránsito si lo hubiere.- Deudas a Largo Plazo, indicando el monto de la deuda principal, intereses, otros cargos (comisiones por pagar que se incluyen dentro de las condiciones de los contratos como parte del servicio), plazo de vencimiento, así como la entidad con la que se contrajo la obligación. - Inversiones Intangibles, identi fi cando especialmente la situación contable del rubro Otras Inversiones Intangibles, quefi nalmente no van a generar formación bruta de Capital. - Encargos Recibidos de otras entidades y de las cuentas relacionadas con su ejecución. 4.2.4 Información de la comprobación de saldos de las cuentas de balance, (conciliaciones bancarias, con fi rmación de las cuentas por cobrar y por pagar; inventario físico de existencias, de bienes muebles e inmuebles, etc.). 4.2.5 Informes de Auditoría Interna y Externa por los exámenes practicados a la información fi nanciera y presupuestaria hasta la fecha de transferencia. 4.2.6 Carpetas con la información fi nanciera y presupuestaria de periodicidad anual, trimestral o semestral según corresponda, presentadas a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública, así como cualquier otra información que de acuerdo a la normatividad vigente, estén obligados a presentar; adjuntando copias de los ofi cios y hoja de recepción, que acredite su cumplimiento. 4.2.7 En caso de contar con empresas municipales fi nancieras y/o no fi nancieras, así como organismos desconcentrados, deberá consignarse los datos siguientes: - Dirección de la Empresa u Organismo - Número de teléfono- Número de RUC- Datos del Directorio- Nombre del representante legal actual.- File que contenga la documentación legal de constitución de la entidad o empresa. 4.2.8 Informe sobre Contingencias cuanti fi cables o no. 4.2.9 Informe sobre litigios judiciales en proceso, en ejecución de sentencia y en situación de cosa juzgada, con el visto bueno del Asesor Jurídico o funcionario que haga sus veces. 4.2.10 Información sobre Reporte de Cuentas de Gestión de Operaciones Recíprocas entre Municipalidades u otras entidades del Sector Público, debiendo entregar dicha información en forma detallada a la nueva Administración Municipal. La Gerencia de Contabilidad o la dependencia que haga sus veces brindará a las autoridades electas, toda la orientación que requiera, así como las facilidades del caso para que el proceso de transferencia se realice en forma ordenada y transparente. 4.3. LA INFORMACIÓN A QUE SE REFIERE EL NUMERAL 4.2 DEBE ESTAR SUSTENTADA POR LA INFORMACIÓN QUE GENERAN LAS DIFERENTES ÁREAS DEL MUNICIPIO QUE LAS PROVEEN, TAL COMO SE DETALLA A CONTINUACIÓN: ÁREA DE CONTROL PATRIMONIAL El Director del Área de Control Patrimonial o quien haga sus veces deberá brindar la documentación sustentatoria, que se detalla a continuación:- Inventario físico de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal, incluyendo bienes no depreciables. - Hoja del cálculo de la depreciación de bienes del activo fi jo, con identi fi cación por cada uno de los ítems que lo conforman. Para la veri fi cación del inventario físico de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la municipalidad, las autoridades electas podrán contar con el apoyo de profesionales expertos en la materia, de considerarlo necesario, adicionando las actas de conciliación con la Dirección de Contabilidad de la entidad, o la dependencia que haga sus veces. ÁREA DE ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS AUXILIARES (LOGÍSTICA) El Jefe del Área de Abastecimientos y Servicios Auxiliares de la entidad o quien haga sus veces, deberá brindar la documentación sustentatoria que se detalla a continuación: - Órdenes de Compra, Órdenes de Servicio, Notas de Entrada al Almacén, Pedido Comprobante de Salida, entre otros documentos, que se generen en el área, archivados y ordenados cronológica y numéricamente. - Inventario de las existencias en el almacén de la entidad. - Informe de mermas o desvalorización de existencias. ÁREA DE TESORERÍAEl Tesorero de la entidad o quien haga sus veces deberá brindar la documentación sustentatoria que se detalla a continuación: - Saldos de las cuentas corrientes bancarias a la fecha de transferencia, así como los talones de los cheques utilizados, incluyendo la última chequera. - Extractos bancarios de las cuentas corrientes respectivas de las Fuentes de Financiamiento: Fondo de Compensación Municipal, Canon, Sobrecanon, Regalías y Participaciones (Canon y Sobrecanon Petrolero, Canon Minero, Hidroenergético, Forestal, Gasífero, Pesquero), Participación en Renta de Aduanas, Recursos Directamente Recaudados (Vigencia de Minas), entre otras, para facilitar la elaboración de conciliaciones bancarias, en los plazos establecidos para el proceso de transferencia. - Detalle de cheques en tránsito, cheques en cartera, entre otros, indicando los trámites y procesos efectuados al respecto. - Los comprobantes de pago deberán permanecer adecuadamente archivados, en orden cronológico, con la documentación sustentatoria original (facturas, boletas, contratos, valorizaciones, resoluciones, etc.). - Los Recibos de Ingreso, Convenios, Cartas Fianza recibidas o entregadas, Cartas de Garantía de proveedores y contratistas, entre otros que correspondan al área, tendrán el mismo tratamiento que los Comprobantes de Pago. ÁREA DE RENTASEl Director del Área de Rentas de la entidad o quien haga sus veces deberá brindar la información sobre el registro de contribuyentes, así como el control actualizado de sus cuentas corrientes por tipo de tributo, estudios del grado de morosidad de los mismos, entre otros que le corresponda. OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO El Director de la O fi cina de Planeamiento y Presupuesto de la entidad o quien haga sus veces deberá brindar la información relacionada con la formulación de los estados presupuestarios que se detalla: - Informe y documentación sustentatoria del Presupuesto Institucional de Apertura – PIA, aprobado para el ejercicio 2006 y de las modi fi caciones que se hubieran efectuado, indispensables para la formulación y presentación de los Estados Presupuestarios de Programación y Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos (PP-1, PP-2, EP-1), a remitirse a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública - Hoja de Conciliación del Marco Legal del Presupuesto