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NORMAS LEGALES El Peruano Lima, jueves 16 de agosto de 2012 472860 La aplicación del sistema de prevención del LA/FT debe concentrarse en el cumplimiento de los objetivos de detección de operaciones inusuales y de prevención y detección de operaciones sospechosas, realizadas o que se hayan intentado realizar, presuntamente vinculadas al LA/FT, a fi n de comunicarlas a la UIF-Perú. Los Colegios de Notarios podrán diseñar una base de datos o software(s) que facilite(n) la labor de cada uno de sus miembros, en la implementación y puesta en marcha de su sistema de prevención del LA/FT. Artículo 5°.- Trámite y confi dencialidad de las comunicaciones a la UIF-Perú Todos los informes, registros, reportes y demás comunicaciones, que de acuerdo a las presentes normas deba remitir el Ofi cial de Cumplimiento a la UIF-Perú, serán identifi cados únicamente con el código o clave secreta asignados a éste y al sujeto obligado por la SBS, adoptándose las medidas que permitan la reserva de la información y de sus remitentes. El Notario debe estar en capacidad de atender en el plazo que se le requiera, las solicitudes de información o de ampliación de información que efectúe la SBS, a través de la UIF-Perú u otra autoridad competente, de conformidad con las normas vigentes. El Notario, a través de su Ofi cial de Cumplimiento, alcanzará a la UIF-Perú los informes, Registros de Operaciones (RO) y Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS), mediante el medio electrónico que establezca en forma progresiva la SBS. Las comunicaciones a que se refi eren las presentes normas especiales tienen carácter confi dencial, estando impedidos todos los involucrados, de poner en conocimiento de persona alguna que dicha información ha sido solicitada o proporcionada a la UIF-Perú, bajo las responsabilidades civiles y penales correspondientes. Artículo 6º.- Capacitación anual El Notario y sus trabajadores deben recibir al menos una capacitación anual en materia de prevención y/o detección del LA/FT, con la fi nalidad de que estén instruidos en las normas vigentes sobre la materia; las políticas y procedimientos establecidos para el cumplimiento de sus funciones como parte del sistema de prevención del LA/FT; las tipologías del LA/FT, en particular las que pudieran ser detectadas en las actividades propias de la función notarial; las señales de alerta para detectar operaciones inusuales; entre otros aspectos que el Ofi cial de Cumplimiento considere relevantes. Las capacitaciones podrán ser dictadas por terceros o entidades especializadas o por el Ofi cial de Cumplimiento, por el medio o modalidad física o electrónica que consideren conveniente. Las constancias deberán ser incorporadas en cada uno de los legajos personales de quienes hayan participado. Los nuevos trabajadores deberán ser informados por el Ofi cial de Cumplimiento sobre los alcances del sistema de prevención del LA/FT del sujeto obligado, dentro de los treinta (30) días siguientes a su fecha de ingreso. El Ofi cial de Cumplimiento es responsable de comunicar al Notario y a todos los trabajadores, los cambios realizados en la normativa del sistema de prevención del LA/FT. TÍTULO II SISTEMA DE PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO CAPÍTULO I CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Y DEL TRABAJADOR Artículo 7º.- Clientes Se considerará como cliente al representante como al representado, al mandatario como al mandante, así como al ordenante (propietario/titular del bien o derecho) y/o benefi ciario de las operaciones (adquirente o receptor del bien o derecho), de ser el caso. Es cliente habitual aquel que solicita o hace uso de los servicios notariales de manera frecuente, independientemente del monto involucrado en el acto o contrato. Es cliente ocasional aquel que los solicita o hace uso de manera esporádica. Artículo 8º.- Conocimiento del cliente, debida diligencia y conocimiento del mercado 8.1 El conocimiento del cliente implica que éste sea identifi cado por el Notario, adecuada y fehacientemente, ya sea que se trate de un cliente habitual u ocasional, sea persona natural o jurídica. El Notario dará fe de conocerlo o de haberlo identifi cado, verifi cando su identidad conforme a lo dispuesto en las normas generales. El Notario podrá exigir otros documentos y/o la intervención de testigos que garanticen su adecuada identifi cación, cuando lo juzgue conveniente. 8.2 En este sentido, el Notario solicitará al cliente la presentación de los documentos, con la fi nalidad de obtener la información indicada en los numerales 8.2.1 y 8.2.2 según corresponda, y verifi carla. Para tal efecto, el cliente deberá llenar el formulario a que se refi ere el Anexo Nº 5, el cual tiene carácter de Declaración Jurada y contiene la información mínima siguiente: 8.2.1 En el caso de personas naturales: a) Nombres y apellidos. b) Tipo y número del documento de identidad. c) Lugar y fecha de nacimiento. d) Nacionalidad. e) Domicilio declarado (lugar de residencia) f) Número de teléfono y correo electrónico, de ser el caso. g) Profesión u ocupación. h) Estado civil, incluyendo el nombre del cónyuge en caso el cliente declare ser casado. En caso el cliente declare ser conviviente, consignar el nombre de aquel (la). i) Cargo o función pública que desempeña o que haya desempeñado en los últimos dos (2) años, en el Perú o en el extranjero, indicando el nombre del organismo público y cargo desempeñado. j) Indicar si es sujeto obligado a informar a la SBS, a través de la UIF-Perú y si tiene o no Ofi cial de Cumplimiento registrado ante la SBS. Dicha información estará a disposición de la SBS. k) El origen de los fondos, bienes u otros activos involucrados en dicha transacción. 8.2.2 En el caso de personas jurídicas: a) Denominación o razón social. b) Registro Único de Contribuyentes (RUC), de ser el caso. c) Objeto social y actividad económica principal (comercial, industrial, construcción, transporte, etc.). d) Identifi cación del representante legal o de quien comparece con facultades de representación y/o disposición de la persona jurídica. e) Domicilio. f) Teléfonos de la ofi cina o de la persona de contacto, sea que se trate del local principal, agencia, sucursal u otros locales donde desarrollan las actividades propias al giro de su negocio. g) Indicar si es sujeto obligado a informar a la SBS, a través de la UIF-Perú y si tiene o no Ofi cial de Cumplimiento registrado ante la SBS. Dicha información estará a disposición de la SBS. h) El origen de los fondos, bienes u otros activos involucrados en dicha transacción. 8.3 Hasta donde su debida diligencia lo permita, el Notario determinará al benefi ciario fi nal y adoptará medidas razonables para verifi car su identidad. Para el caso de personas jurídicas, determinará a las personas naturales que en última instancia detentan el control a través de la propiedad; en su defecto, a quien ejerce el control de la persona jurídica por otros medios; y sólo cuando en dichos casos no se identifi que a una persona natural, se considerará a la persona natural que desempeña funciones de dirección y gestión. 8.4 El Notario, por lo menos una vez al año, deberá evaluar, identifi car y categorizar los riesgos de LA/FT a los que está expuesto, tomando en cuenta sus características, tamaño y complejidad de sus operaciones y determinar el establecimiento de medidas adicionales basadas en los riesgos identifi cados. El informe de dicha evaluación deberá ser consistente y estar a disposición de la SBS.