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rados no utilizados, o formulados incorrectamente deben anularse, archivándose el original y las copias respectivas como evidencia de su anulación. 05. El reglamento de comprobante de pago aprobado por la Superintendencia Nacional de Administración Tri- butaria-SUNAT, es también aplicabie a las entidades públicas cuando generan ingresos como cualquier otra empresa o institución del país, aún cuando se encuerrtren exoneradas del pago de impuestos. 07. Cuando las entidades reciban fondos por cualquier concepto (venta de bienes y servicios, pago de derechos, venta de bases de licitaciones, cobranzas, recuperaciones, u otros), que son pagados por usuarios mediante cheques bancarios, debe exigirse que éstos se giren a nombre de la entidad, a fin de evitar situaciones de riesgo, en el manejo de fondos. 230-08 USO DE SELLO RESTRICTIVO PARA DOCUMENTOS PAGADOS POR IA TESORERIA Los comprobantes que sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo pagado con el objeto de evitar errores o duplicida- des en su utilización. Comentario: 01. Los comprobantes de pago estandarizados del sector público, se emiten para cada operación de gasto o salida de fondos y deben estar soportados por su respec- tivo documento fuente. Esta documentación para ser sustentatoria debe cumplir los requisitos establecidos por el sistema de contabilidad y la normatividad vigente. 02. El sello restrictivo permite inutilizar los compro- bantes y documentos pagados. debiendo consignar ade- más el número del cheque girado, número de cuenta corriente y entidad bancaria y. la fecha del pago. 03. Una vez agotado el trámite del nago. los documen-230-10 USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDO FIJO Las entidades que por razones de necesi- dad y eficiencia hayan establecido el uso del fondo para pagos en efectivo y fondo fijo, deben implementar procedimientos para su manejo y control. Comentario: 01. El fondo para pagos en efectivo es de monto variable y está destinado para atender los gastos urgen- tes, que por su naturaleza no ameriten el giro de cheques específicos. El fondo fijo es un monto permanente y renovable utilizado, generalmente, para gastos menudos, también denominado caja chica. 02. El uso de fondos en efectivo sólo debe implementar- se por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operación y su monto no amerita la emisión de un cheque específico, se justifica la autoriza- ción de un Fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones. 03. Para su manejo y control debe elaborarse los procedimientos pertinentes que deben ser aprobados por el titular de la entidad, o por quien designe, teniendo en cuenta los criterios siguientes: - Justificación y autorización correspondiente del ni- vel superior de la entidad para su apertura. - Indicación del tipo de gastos a cubrir, el monto máximo de cada pago y los niveles de autorización que comprenda como mínimo, al jefe responsable de la ejecu- ción del gasto y al jefe responsable de la administración financiera o quien haga sus veces para autorizar la entre- ga de fondos. Designación para el manejo del fondo a una persona distinta a los responsables de giro de cheques v del registro en el libro-de bancos. -_ I - Establecimiento de procedimientos y plazos de ren- dición y reposición del fondo. - Elaboración de reportes periódicos de rendición de fondos, indicando los montos, función, programa, activi- dad o proyecto, que corresponda presupuestalmente. 230-11 DEPOSITO OPORTUNO EN CUENTAS BANCARIAStos de gasto debidamente soportados deb‘én ser marcados con el sello restrictivo, que indique en forma visible su condición de documento pagado, procediéndose luego a su archivo. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilización del mismo documento para sustentar cualquier otro egreso de fondos. indebidamente, o por error. 230-09 TRANSFERENCIA DE FONDOS POR MEDIOS ELECTRONICOS04. Corresponde a la administración establecer los procedimientos para el manejo y control del fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo. Toda transferencia de fondos por medios electrónicos debe estar sustentada en do- cumentos que aseguren su validez y con- fiabilidad. Comentario:Los ingresos que por todo concepto perci- ban las entidades públicas deben ser de- positados en cuentas bancarias nominati- vas en forma inmediata e intacta. 01. La utilización de medios electrónicos para las trans- ferencias de fondos entre entidades agiliza la gestión finan- ciera gubernamental evitando el giro de cheques por montos significativos. Sin embargo, si bien los mecanismos electró- nicos dinamizan la administración por la velocidad que imprimen a las transacciones, éstos no generan documenta- ción inmediata que sustente la validez. propiedad y correc- ción de cada operación; aspecto que limita la aplicacion de controles internos convencionales.Comentario: 01. Los servidores a cargo del manejo de fondos tienen la obligación de depositarlos íntegros e intactos en la cuenta bancaria establecida por la entidad, dentro de las 24 horas siguientes a su recepción. La gerencia de admi- nistración financiera o quien haga sus veces debe estable- cer por escrito esa obligación. 02. Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de contraseiias(passwords), cuyo acceso debe ser restringido y permitido solamente a las personas autorizadas. Nadie debe conocer la serie com- pleta de passwords utilizados en una entidad.02. Debe evitarse en lo posible recibir ingresos direc- tamente en efectivo en las entidades públicas, con el objeto de evitar los riesgos inherentes a su uso. 03. Corresponde ala administración fijar los procedi- mientos de control necesarios para la implementación de esta norma. 03. Las cartas de confirmación que requieren las tran-230-12 ARQUEOS DE FONDOS Y VALORESsacciones efectuadas mediante el sistema de transferen- cia electrónica de fondos deben ser verificadas y validadas por el signatario del password respectivo.Deben practicarse arqueos sorpresivos y 04. Cuando existen sistemas interconectados es posi-frecuentes sobre la totalidad de fondos y ble que se obtenga reportes automát,icos. que deberánvalores bajo custodia para garantizar su constituir uno de los elementos de evidencia inmediata deintegridad y disponibilidad efectiva. la transacción, que muestre los movimientos de las cuen- tas de salida y de destino de los recursos. El uso delComentario: facsimil es otro medio que permite contar en lo inmediato 1 01. Los arqueos de fondos y/o valores deben realizarse con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de ~por lo menos con una frecuencia mensual, a fin de deter- la operación, cuyo respaldo formal estara sujeto a la i minar su existencia física, al igual que su concordancia obtención de los documentos originales. con los saldos contables.