Norma Legal Oficial del día 02 de julio del año 1998 (02/07/1998)

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TEXTO DE LA PÁGINA 35

MORDAZA, jueves 2 de,julio dc 1998 05. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacion, debe ser efectuado por una persona no vinculada con la recepcion de fondos, giro y custodia de cheques, deposito de fondos y/o, registro de operaciones. Corresponde a la administracion designar al funcionario, responsable de la revision de las conciliaciones bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador u otro funcionario. 06. La Oficina de Auditoria Interna de cada entidad debe revisar periodicamente dentro del examen al area de fondos las conciliaciones bancarias, con el objeto de asegurar su realizacion en forma oportuna y correcta. 230-04 GAR.ANTIA DE RESPONSABLES DEL MANE JO 0 CUSTODIA DE FONDOS 0 VALORES El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado por una garantia razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad. Comentario: 01. La garantia, tambien denominada fianza, es un mecanismo que permite reducir el riesgo inherente de una entidad, ante situaciones de perdida, incumplimiento, deterioro, mal manejo etc., de los recursos que se desea proteger. 02. La garantia aplicada al ambito de la tesoreria esta orientada a permitir que el personal responsable de la custodia y manejo de fondos y!o valores este respaldado por un instrumento aceptable, que garantice su idoneidad para tomar decisiones sobre el uso de recursos financieros, o para manejar, o custodiar directamente fondos o valores. 03. A falta de una garantia economica de caracter personal, se puede determinar la conveniencia de contratar un seguro de deshonestidad frente a la empresa a favor de la entidad, que la respalde por los actos ilegales en que podrian incurrir los empleados responsables del manejo o custodia de fondos o valores, asi como por otros riesgos inherentes a estos activos. Limitaciones al alcance 04. Esta MORDAZA no es aplicable para aquellos casos en que la cuantia de los fondos o valores no justifica obtener la cobertura mediante una poliza de seguro. 230-05 MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA CHEQUES, EFECTIVO Y VALORES Las entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianza y otros, asi como respecto de la seguridad fisica de fondos y otros valores bajo custodia. Comentario: 01. El manejo de fondos a traves de cheques bancarios reduce el riesgo, respecto de la utilizacion de efectivo; sin embargo, existen otros riesgos relacionados con el uso de cheques, los cuales pueden ser adulterados, extraviados, sustraidos, etc. 02. Los mecanismos de control aplicables para la seguridad y custodia de cheques, incluyen: Giro de cheques en orden correlativo y cronologico, evitando reservar cheques en MORDAZA para operaciones futuras. -Uso de sellos protectores que impidan la adulteracion de los montos consignados. - Uso de muebles con cerradura adecuadas para guardar los cheques en cartera y los talonarios de cheques no utilizados - Uso de registros de cheques en cartera y cheques anulados, que faciliten la practica de arqueos y la revision de las conciliaciones. - Mecanismos de comunicacion rapida para el bloqueo de cuentas bancarias en casos de cheques extraviados. - Uso del sello "ANULADO" en los cheques emitidos que deben anularse. 03. La tesoreria tiene responsabilidad sobre la custodia de fondos, cheques, cartas-fianza y valores negocia-

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bles; por ello es conveniente que las instalaciones fisicas de las unidades de tesoreria tengan ambientes con llave, muebles especiales, MORDAZA fuerte, bovedas, etc. segun la necesidad de cada situacion. 04. La alta direccion en cada entidad debe establecer procedimientos que eviten el retiro de montos importantes de efectivo de las cuentas bancarias de la entidad. Asimismo, es conveniente efectuar la recaudacion de ingresos, cobranzas, asi como los pagos, a traves de entidades del sistema financiero. 230-06 CONTROL Y CUSTODIA DE CARTAS-FIANZA Los adelantos u otras operaciones financieras por prestacion de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, deben requerir de los proveedores la MORDAZA de una carta-fianza emitida por una entidad bancaria, no pudiendo efectuar la Tesoreria ningun pago sin el previo cumplimiento de este requisito. Comentario: 01. Existen contratos que celebran las entidades publicas cuyas condiciones generales estipulan la MORDAZA de una carta-fianza otorgada por contratistas, o proveedores para proseguir con su ejecucion. Algunas de estos son los contratos de obras, contratos por adquisicion de bienes, servicios profesionales etc. que preven el pago de anticipos o adelantos, contra la MORDAZA de cartasfianza. Asimismo, algunas transacciones por prestacion de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, convienen un adelanto que debe ser salvaguardado. 02. Es importante que la tesoreria se constituya en un elemento de control para el adecuado cumplimiento de este requisito formal en los aspectos siguientes: - La carta fianza debe ser emitida por una institucion financiera debidamente reconocida y autorizada por la Superintendencia de Banca y Seguros. -Recepcion del documento, previo al pago de anticipos, en cuyo MORDAZA debe verificarse si la carta-fianza es solidaria, incondicionada, irrevocable y de realizacion automatrca. - Custodia organizada de las cartas-fianza - Control de vencimientos de cartas-fianza 03. La tesoreria debe informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las cartas-fianza, a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovacion 0 ejecucion, segun sea el caso. 230-07 USO DE FORMULARIOS PARA EL MOVIMIENTO DE FONDOS Los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos de fondos, deben estar membretados y prenumerados por cada entidad para su uso en la Tesoreria. Comentario: 01. En la contabilidad gubernamental se utilizan los formularios, recibos de ingreso y comprobantes de pago. para el ingreso y el egreso de fondos, respectivamente, con el objeto de clasificar y sistematizar la informacion de presupuesto, tesoreria y contabilidad, asi como reflejar el MORDAZA de autorizaciones; todo ollo bajo un formato uniforme. 02. Estos documentos son empleados rutinariamente en el sector publico para el procesamiento de operaciones por toda fuente de financiamiento. Sin embargo, es importante que MORDAZA membretados y prenumerados por cada entidad MORDAZA de su utilizacion. 03. El mecanismo de poner en el documento, el membrete de la entidad esta orientado a reducir el riesgo de mal uso, en caso de perdida o sustraccion de formularios enblanco(sustitucion,usoindiscriminado, etc.)obligando ademas a un mayor cuidado en su custodia. 04. Los documentos prenumerados deben ser utilizados en orden correlativo y cronologicamente, lo cual posibilita su adecuado control. Los documentos prenume-