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Lima, jueves 2 de,julio dc 1998 e{plrruattl, Pág. 161615 05. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, debe ser efectuado por una persona no vinculada con la recepción de fondos, giro y custodia de cheques, depósito de fondos y/o, registro de operaciones. Corresponde a la administración designar al funcionario, responsable de la revisión de las conciliaciones bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador u otro funcionario. 06. La Oficina de Auditoría Interna de cada entidad debe revisar periódicamente dentro del examen al área de fondos las conciliaciones bancarias, con el objeto de asegu- rar su realización en forma oportuna y correcta. 230-04 GAR.ANTIA DE RESPONSABLES DEL MANE JO 0 CUSTODIA DE FONDOS 0 VALORES El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad. Comentario: 01. La garantía, también denominada fianza, es un mecanismo que permite reducir el riesgo inherente de una entidad, ante situaciones de pérdida, incumplimien- to, deterioro, mal manejo etc., de los recursos que se desea proteger. 02. La garantía aplicada al ámbito de la tesorería esta orientada a permitir que el personal responsable de la custodia y manejo de fondos y!o valores esté respaldado por un instrumento aceptable, que garantice su idoneidad para tomar decisiones sobre el uso de recursos financieros, o para manejar, o custodiar directamente fondos o valores. 03. A falta de una garantía económica de carácter personal, se puede determinar la conveniencia de contra- tar un seguro de deshonestidad frente a la empresa a favor de la entidad, que la respalde por los actos ilegales en que podrían incurrir los empleados responsables del manejo o custodia de fondos o valores, así como por otros riesgos inherentes a estos activos. Limitaciones al alcance 04. Esta norma no es aplicable para aquellos casos en que la cuantía de los fondos o valores no justifica obtener la cobertura mediante una póliza de seguro. 230-05 MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA CHE- QUES, EFECTIVO Y VALORES Las entidades deben implementar medi- das de seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianza y otros, así como respecto de la seguridad física de fondos y otros valo- res bajo custodia. Comentario: 01. El manejo de fondos a través de cheques bancarios reduce el riesgo, respecto de la utilización de efectivo; sin embargo, existen otros riesgos relacionados con el uso de cheques, los cuales pueden ser adulterados, extraviados, sustraídos, etc. 02. Los mecanismos de control aplicables para la segu- ridad y custodia de cheques, incluyen: Giro de cheques en orden correlativo y cronológico, evitando reservar cheques en blanco para operaciones futuras. -Uso de sellos protectores que impidan la adulteración de los montos consignados. - Uso de muebles con cerradura adecuadas para guar- dar los cheques en cartera y los talonarios de cheques no utilizados - Uso de registros de cheques en cartera y cheques anulados, que faciliten la práctica de arqueos y la revisión de las conciliaciones. - Mecanismos de comunicación rápida para el bloqueo de cuentas bancarias en casos de cheques extraviados. - Uso del sello “ANULADO” en los cheques emitidos que deben anularse. 03. La tesorería tiene responsabilidad sobre la custo- dia de fondos, cheques, cartas-fianza y valores negocia-bles; por ello es conveniente que las instalaciones físicas de las unidades de tesorería tengan ambientes con llave, muebles especiales, cajas fuerte, bóvedas, etc. según la necesidad de cada situación. 04. La alta dirección en cada entidad debe establecer procedimientos que eviten el retiro de montos importan- tes de efectivo de las cuentas bancarias de la entidad. Asimismo, es conveniente efectuar la recaudación de ingresos, cobranzas, así como los pagos, a través de enti- dades del sistema financiero. 230-06 CONTROL Y CUSTODIA DE CARTAS-FIANZA Los adelantos u otras operaciones finan- cieras por prestación de servicios o com- pra de bienes sujetos a entrega posterior, deben requerir de los proveedores la pre- sentación de una carta-fianza emitida por una entidad bancaria, no pudiendo efec- tuar la Tesorería ningún pago sin el pre- vio cumplimiento de este requisito. Comentario: 01. Existen contratos que celebran las entidades públi- cas cuyas condiciones generales estipulan la presentación de una carta-fianza otorgada por contratistas, o provee- dores para proseguir con su ejecución. Algunas de éstos son los contratos de obras, contratos por adquisición de bienes, servicios profesionales etc. que preven el pago de anticipos o adelantos, contra la presentación de cartas- fianza. Asimismo, algunas transacciones por prestación de servicios o compra de bienes sujetos a entrega poste- rior, convienen un adelanto que debe ser salvaguardado. 02. Es importante que la tesorería se constituya en un elemento de control para el adecuado cumplimiento de este requisito formal en los aspectos siguientes: - La carta fianza debe ser emitida por una institución financiera debidamente reconocida y autorizada por la Superintendencia de Banca y Seguros. -Recepción del documento, previo al pago de anticipos, en cuyo proceso debe verificarse si la carta-fianza es solidaria, incondicionada, irrevocable y de realización automátrca. - Custodia organizada de las cartas-fianza - Control de vencimientos de cartas-fianza 03. La tesorería debe informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las cartas-fianza, a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovación 0 ejecución, según sea el caso. 230-07 USO DE FORMULARIOS PARA EL MOVIMIENTO DE FONDOS Los formularios establecidos para las ope- raciones de ingresos y egresos de fondos, deben estar membretados y prenumera- dos por cada entidad para su uso en la Tesorería. Comentario: 01. En la contabilidad gubernamental se utilizan los formularios, recibos de ingreso y comprobantes de pago. para el ingreso y el egreso de fondos, respectivamente, con el objeto de clasificar y sistematizar la información de presupuesto, tesorería y contabilidad, así como reflejar el proceso de autorizaciones; todo ollo bajo un formato uni- forme. 02. Estos documentos son empleados rutinariamente en el sector público para el procesamiento de operaciones por toda fuente de financiamiento. Sin embargo, es impor- tante que sean membretados y prenumerados por cada entidad antes de su utilización. 03. El mecanismo de poner en el documento, el mem- brete de la entidad está orientado a reducir el riesgo de mal uso, en caso de pérdida o sustracción de formularios enblanco(sustitución,usoindiscriminado, etc.)obligando además a un mayor cuidado en su custodia. 04. Los documentos prenumerados deben ser utiliza- dos en orden correlativo y cronológicamente, lo cual posibilita su adecuado control. Los documentos prenume-