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Pág.161630 ~t~tIntJ~W#~ I~ima.~jucves 2 de julio de 1998 Comentario: l ACTIVIDADES: Coniunto de acciones necesarias para mantener en forma permanente y continua la opera- tividad de las actividades de gobierno. Las actividades forman parte de un programa presupuestal.01. La recepción de obra es un acto por la que se da conformidad a los trabajos ejecutados por el contratista, firmándose en señal de aceptación, el acta respectiva; a partir de la cual la entidad contratante asume la adminis- tración y operación de todas las instalaciones. 02. En algunos casos, determinados miembros designan a su representante para que se apersone al acto de recepción de la obra, el que se limita a tomar nota e informar a su representada, que posteriormente hace llegar sus observa- ciones, con lo que se desnaturaliza dicho acto, por cuanto las observaciones encontradas debieron formularse en el mo- mento de la recepción de obra. Por ello, el desemptno de las funciones de los miembros de la comisión de recepción de obra debe ser personal e intransferible. 03. Siendo el acto de recepción la ocasión en que se acepta o no los trabajos ejecutados por el contratista, es obligación de los miembros participar personalmente en tal evento, por las responsabilidades que asumen frente a la entidad contratante. 04. Corresponde ala comisión de recepción designada por la entidad contratante la aplicación de esta norma bajo responsabilidad. 600-16 REGISTRO DE GARANTIAS EN LA ETAPA DE OPERACION Y MANTENIMIENTO La unidad orgánica de la entidad que tie- ne a su cargo la operación y mantenimien- to de la obra, debe aperturar un RegistroADQUISICIONECONOMICA: implica, adquirir los bienes y/o servicios, en calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible. ALMACENAMIENTO: es el conjunto de actividades orientadas a la ubicación temporal de los bienes en un espacio físico establecido, con el objeto de ser custodiados, en tanto sean trasladados a las dependencias que los soliciten. AUTORIZACION: es la forma de asegurar que sólo se efectúan operaciones y actos administrativos válidos, y de acuerdo con lo previsto por la dirección. BAJA DE BIENES: es un proceso que consiste en retirar todos aquellos bienes de activo fijo, que han perdi- do la posibilidad de ser utilizados en la entidad, por haber sido expuestos a acciones de diferente naturaleza. (obso- lescencia, deterioro, pérdida o destrucción). CALENDARIO DE COMPROMISO: Constituye la autorización máxima que efectúa la Dirección Nacional del Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas para la ejecución del presupuesto de una Enti- dad Ejecutora, el mismo que se sujeta a la disponibilidad de los recursos públicos. de las garantías que se encuentren vigen- aplicación en 11% casos que seañ necesa-tes en esta etapa, a fin de asegurar su rios.toen el que consta la programación mensual valorizada enCALENDARIO DE AVANCE DE OBRA: Documen- la ejecución de la obra contratada. Comentario: 01. Durante la etapa de construcción, se exige en los casos de obras con equipamiento, una garantía de los equipos por un período determinado, garantía que debe ser de conocimiento de la unidad que tiene a su cargo la operación y mantenimient 0. 02. De igual manera, existen obras en que los contra- tistas se comprometen a efectuar el mantenimiento de ellas, por un período determinado, y cuyo clIsto está incluido en el contrato de construcción. 03. Es importante mantener un registro de las garan- tías aplicables en la etapa de operación y mantenimiento, tanto por concepto del equipamiento como por las obras civiles ejecutadas. 04. La implementación de esta norma corresponde ala Unidad de la entidad contratante responsable de la ope- ración y mantenimiento de la obra. 600-17 MANTENIMIENTO DE LAS OBRAS Las Entidades están obligadas a mante- ner eficientemente las obras públicas que están a su cargo. Comentario: 01. Para garantizar el funcionamiento y el buen estado delas obras públicas, las Entidades programarán y presu- puestarán los trabajos necesarios para su adecuado man- tenimiento, de acuerdo con las especificaciones técnicas respectivas elaboradas por la Entidad. 02. Corresponde implemcntar esta norma ala Entidad responsable de la operacion y mantenimiento de la obra. GLOSARIO ACTMDADES DE CONTROL: se refieren a las acciones que realiza la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con las funcilmes asig-CONTROL INTERNO: es un proceso continuo reali- zado por la dirección y gerencia y, otros empleados de la entidad. para proporcionar seguridad razonable, respec- to a sí están lográndose los objetivos sibwientes: promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios que debe brindar cada entidad pública; - proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregulari- dad o acto ilegal; - cumplir las leyes, reglamentos y otras normas guber- namentales; y! elaborar Información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad. CLASIFICACION DE CARGOS: es el proceso de ordenamiento de los cargos que requiere la entidad, basado en el análisis técnico de sus deberes y responsabi- lidades y en los requisitos mínimos exigidos para su eficiente desempeño. CONTROL PREVIO: es el conjunto de procedimien- tos y acciones que adoptan los niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta admi- nistración de los recursos financieros, materiales, físicos y humanos. COMPROMISO: es un acto emanado de autoridad competente que afecta total 0 parcialmente las asignacio- nes presupuestarias autorizadas por el calendario de compromiso, para el pago de obligaciones contraídas. Debe afectarse al correspondiente elemento de gasto, reduciendo su importe del saldo disponible de la asigna- ción presupuestaria mediante documento oficial. COMUNICACION: implica proporcionar un apro- piado entendimiento sobre los roles y responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la información financiera dentro de una entidad. nadas. Son importantes porque en si mismas implican la forma <correctas, de hacer las cosas, así como también~ CONCILIACION BANCARIA: es la contrastación porque el dictado de políticas y procedimientos y la eva- luación de su cumplimiento. constituyen el medio más idóneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad.de los movimientos del libro bancos de la entidad, con los saldos de los extractos bancarios a una fecha determina- da, para verificar su conformidad y determinar las opera- ciones uendientes de registro en uno u otro lado. AMBIENTE DE CONTROL: se refiere al estableci- L miento de un entorno que estimule e influencie las tareas CONTROLES DE CALIDAD EN OBRA: son prue- de las personas con respecto al control de sus actividades. bas técnicas que garantizan la correcta utilización de los