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- Lima, jueves 2 dejulio de 1998 yfmm Pág.161607 05. El control de calidad en el sector público debe permitir promover mejoras en las actividades que desa- rrollan las entidades y proporcionar mayor satisfacción en el público, menos defectos y desperdicios, mayor pro- ductividad y menores costos en los servicios. 06. Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebi- do, irregularidad o acto ilegal. Este objetivo está relacionado con las medidas adoptadas por la administra- ción para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a recursos o, apropiaciones indebi- das que podrían resultar en pérdidas significativas para la entidad, incluyendo los casos de despilfarro, irregulari- dad o uso ilegal de recursos. 07. Los controles para la protección de activos no están diseñados para cautelar las pérdidas derivadas de actos de ineficiencia gerencial, como por ejemplo, adquirir equi- pos innecesarios 0 insatisfactorios. 08. Cumplimiento de leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales. Este objetivo se refiere a que los administradores gubernamentales, mediante el dictado de politicas y procedimientos específicos, asegn- ran que el uso de los recursos públicos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos, y concordante con las normas relacionadas con la gestión -&bernamental. 09. Elaborar información financiera válida y con- fiable, presentada con oportunidad. Este objetivo tiene relación con las políticas, métodos y procedimientos dispuestos por la administración para asegurar que la información financiera elaborada por la entidad es válida y confiable, al igual que sea revelada razonablemente en los informes. Una información es válida porque se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y que tiene las condiciones necesarias para ser considerada como tal; en tanto que una información confiable es aquella que brinda confianza a quien la utiliza. ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO 10. Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras me- didas, incluyendo la actitud de la dirección de una enti- dad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control interno. El concepto moderno del control interno discurre por cinco componentes y diversos elementos, los que se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. ll. Esto permite que los directores de las entidades se ubiquen en el nivel de supervisores de los sistemas de control, en tanto que los gerentes que son los verdaderos ejecutivos, se posicionen como los responsables del siste- ma de control interno, a fin de fortalecerlo y dirigir los esfuerzos hacia el logro de sus objetivos. 12. Para operar la estructura de control interno se requiere la implementación de sus componentes, que se encuentran interrelacionados e integrados al proceso administrativo. Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad, los que se describen a continuación: - Ambiente de Control Interno - Evaluación del Riesgo Actividades de Control Gerencia1 - Sistema de información y comunicaciones - Actividades de Monitoreo Ambiente de Control Interno 13. Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas de las personas con res- pecto al control de sus actividades. Como el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, sus atributos constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa. 14. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones, se esta- blecen los objetivos y estiman los riesgos. Igualmente, tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo. Son elementos del ambiente de control, entre otros, integri- dad y valores éticos, estructura orgánica, asignación de autoridad y responsabilidad y políticas para la adminis- tración de personal./ i l iEvaluación del riesgo 15. El riesgo se define como la probabilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la entidad. Su waluación implica la identificación, análisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboración de estados Bnancieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos iel control interno en la entidad. Estos riesgos incluyen wentos o circunstancias internas o externas que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de informa- :ión financiera, así como las representaciones de la geren- :ia en los estados financieros. Son elementos de la evalua- :ión del riesg?, entre otros, cambios en el ambiente opera- tivo del trabaJo, ingreso de nuevo personal, implementa- :ión de sistemas de información nuevos y reorganización -n la entidad. 16. La evaluación de riesgos debe ser responsabilidad de todos los niveles gerenciales involucrados en el logro de objetivos. Esta actividad de auto-evaluación que practica la dirección debe ser revisada por los auditores internos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y proce- dimientos han sido apropiadamente realizados. También esta autoevaluación debe ser revisada por los auditores externos en su examen anual. Actividades de control gerencia1 17. Se refieren alas acciones que realiza la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con Las funciones asignadas. Son importantes porque en sí mismas implican la forma correcta de hacer las cosas, así como también porque el dictado de políticas y procedi- mientos y la evaluación de su cumplimiento, constituyen medios idóneos para asegurar el logro de objetivos de la entidad. Son elementos de las actividades de control gerencial, entre otros, las revisiones del desempeño, el procesamiento de información computarizada, los contro- les relativos a la protección y conservación de los activos, así como la división de funciones y responsabilidades. Sistema de Información y Comunicación 18. Está constituido por los métodos y procedimientos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones financieras de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecua- das que permitan controlar las actividades de la entidad. 19. En el sector público el sistema integrado de infor- mación financiera debe propender al uso de una base de datos central y única, soportada por tecnología informáti- cay telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las áreas de presupuesto, tesorería, endeudamiento público y contabilidad gubernamenta!, en el nivel central yen el nivel operativo y, para los admmistradores guber- namentales. 20. La comunicación implica proporcionar un apropia- do entendimiento sobre los roles y responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la información financiera dentro de una entidad. Actividades de Monitoreo 21. Representan al proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccio- nar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstan- cias así lo requieran. Se orienta a la identificación de controles débiles, insuficientes o innecesarios y, promue- ve su reforzamiento. 22. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: (a) durante la realización de actividades diarias en los distin- tos niveles de la entidad; (b) de manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades, incluidas las de control; y, (c) mediante la combinación de ambas modalidades. RESPONSARILIDADDELADIRECCIONENLA IMPLEMENTACION DEL CONTROL INTERNO 23. El control interno es efectuado por diversos nive- les, cada uno de ellos con responsabilidades importantes. Los directivos, la gerencia y los auditores internos y otros funcionarios de menor nivel contribuyen para que el sistema de control interno funcione con efectividad, efi- ciencia y economía.