Norma Legal Oficial del día 02 de julio del año 1998 (02/07/1998)


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TEXTO DE LA PÁGINA 27

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MORDAZA, jueves 2 dejulio de 1998 05. El control de calidad en el sector publico debe permitir promover mejoras en las actividades que desarrollan las entidades y proporcionar mayor satisfaccion en el publico, menos defectos y desperdicios, mayor productividad y menores costos en los servicios. 06. Proteger y conservar los recursos publicos contra cualquier perdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. Este objetivo esta relacionado con las medidas adoptadas por la administracion para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a recursos o, apropiaciones indebidas que podrian resultar en perdidas significativas para la entidad, incluyendo los casos de despilfarro, irregularidad o uso ilegal de recursos. 07. Los controles para la proteccion de activos no estan disenados para cautelar las perdidas derivadas de actos de ineficiencia gerencial, como por ejemplo, adquirir equipos innecesarios 0 insatisfactorios. 08. Cumplimiento de leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales. Este objetivo se refiere a que los administradores gubernamentales, mediante el dictado de politicas y procedimientos especificos, asegnran que el uso de los recursos publicos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos, y concordante con las normas relacionadas con la gestion -&bernamental. 09. Elaborar informacion financiera valida y confiable, presentada con oportunidad. Este objetivo tiene relacion con las politicas, metodos y procedimientos dispuestos por la administracion para asegurar que la informacion financiera elaborada por la entidad es valida y confiable, al igual que sea revelada razonablemente en los informes. Una informacion es valida porque se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y que tiene las condiciones necesarias para ser considerada como tal; en tanto que una informacion confiable es aquella que brinda confianza a quien la utiliza. ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO 10. Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, metodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccion de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que estan lograndose los objetivos del control interno. El concepto moderno del control interno discurre por cinco componentes y diversos elementos, los que se integran en el MORDAZA de gestion y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. ll. Esto permite que los directores de las entidades se ubiquen en el nivel de supervisores de los sistemas de control, en tanto que los gerentes que son los verdaderos ejecutivos, se posicionen como los responsables del sistema de control interno, a fin de fortalecerlo y dirigir los esfuerzos hacia el logro de sus objetivos. 12. Para operar la estructura de control interno se requiere la implementacion de sus componentes, que se encuentran interrelacionados e integrados al MORDAZA administrativo. Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad, los que se describen a continuacion: - Ambiente de Control Interno - Evaluacion del Riesgo Actividades de Control Gerencia1 - Sistema de informacion y comunicaciones - Actividades de Monitoreo Ambiente de Control Interno 13. Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas de las personas con respecto al control de sus actividades. Como el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, sus atributos constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa. 14. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos. Igualmente, tiene relacion con el comportamiento de los sistemas de informacion y con las actividades de monitoreo. Son elementos del ambiente de control, entre otros, integridad y valores eticos, estructura organica, asignacion de autoridad y responsabilidad y politicas para la administracion de personal.

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Evaluacion del riesgo 15. El riesgo se define como la probabilidad de que un evento o accion afecte adversamente a la entidad. Su waluacion implica la identificacion, analisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboracion de estados Bnancieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos iel control interno en la entidad. Estos riesgos incluyen wentos o circunstancias internas o externas que pueden iafectar el registro, procesamiento y reporte de informa:ion financiera, asi como las representaciones de la geren:ia en los estados financieros. Son elementos de la evalua:ion del riesg?, entre otros, cambios en el ambiente operativo del trabaJo, ingreso de MORDAZA personal, implementa:ion de sistemas de informacion nuevos y reorganizacion -n la entidad. 16. La evaluacion de riesgos debe ser responsabilidad de todos los niveles gerenciales involucrados en el logro de objetivos. Esta actividad de auto-evaluacion que practica la direccion debe ser revisada por los auditores internos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y procedimientos han sido apropiadamente realizados. Tambien esta autoevaluacion debe ser revisada por los auditores externos en su examen anual. Actividades de control gerencia1 17. Se refieren alas acciones que realiza la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con Las funciones asignadas. Son importantes porque en si mismas implican la forma correcta de hacer las cosas, asi como tambien porque el dictado de politicas y procedimientos y la evaluacion de su cumplimiento, constituyen medios idoneos para asegurar el logro de objetivos de la entidad. Son elementos de las actividades de control gerencial, entre otros, las revisiones del desempeno, el procesamiento de informacion computarizada, los controles relativos a la proteccion y conservacion de los activos, asi como la division de funciones y responsabilidades. Sistema de Informacion y Comunicacion 18. Esta constituido por los metodos y procedimientos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones financieras de una entidad. La calidad de la informacion que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad. 19. En el sector publico el sistema integrado de informacion financiera debe propender al uso de una base de datos central y unica, soportada por tecnologia informaticay telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las areas de presupuesto, tesoreria, endeudamiento publico y contabilidad gubernamenta!, en el nivel central yen el nivel operativo y, para los admmistradores gubernamentales. 20. La comunicacion implica proporcionar un apropiado entendimiento sobre los roles y responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la informacion financiera dentro de una entidad. Actividades de Monitoreo 21. Representan al MORDAZA que evalua la calidad del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinamica, cambiando cuando las circunstancias asi lo requieran. Se orienta a la identificacion de controles debiles, insuficientes o innecesarios y, promueve su reforzamiento. 22. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: (a) durante la realizacion de actividades diarias en los distintos niveles de la entidad; (b) de manera separada por personal que no es el responsable directo de la ejecucion de las actividades, incluidas las de control; y, (c) mediante la combinacion de MORDAZA modalidades. RESPONSARILIDADDELADIRECCIONENLA IMPLEMENTACION DEL CONTROL INTERNO 23. El control interno es efectuado por diversos niveles, cada uno de ellos con responsabilidades importantes. Los directivos, la gerencia y los auditores internos y otros funcionarios de menor nivel contribuyen para que el sistema de control interno funcione con efectividad, eficiencia y economia.

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