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Lima, jueves 2 de julio de 1998 gQjpJq$mo Pág. 161621 07. El Auditor Interno, debe participar en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con Auditoría Interna, el titular designará al funcionario que cumpla esta función. 08. Esta norma es también aplicable para la realización delos inventarios fisicos de almacén, se aplicaránlos mismos criterios antes establecidos, no debiendo intervenir en dicho acto el personal encargado de la custodia de los bienes. 300-04 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la enti- dad, deben ser dados de baja oportuna- mente. Comentario: 01. La baja de bienes, es un proceso que consiste en retirar del patrimonio de la entidad, aquellos bienes que han perdido la posibilidad de ser utilizados, por haber sido expuestos a acciones de diferente naturaleza, como las siguientes: Obsolescencia técnica: Inoperancia de los bienes, pro- ducidos por los cambios y avances tecnológicos Daño ylo deterioro :Desgaste o afectación de los bienes debido al uso continuo Pérdida, robo y/o sustracción:Inexistencia del bien por la vulnerabilidad de los contro- les, ylo circunstancias for- tuitas. Destrucción Excedencia: Afectación de los bienes por causas ajenas al manejo insti- tucional, (inclemencias del tiempo,actosdeviolencia,etc.). : Bienes operativos que no se utilizan y se presume que per- manecerán en la misma si- gl;.udi, por tiempo indeter- Mantenimiento y/o :Cuando el costo de manteni- reparación onerosa miento yio reparación de un bien es significativo, en rela- ción a su valor real. Reembolso y/ reposición: Opera para los bienes ase- gurados cuando los documen- tos contractuales correspon- dientes así lo determinan. Cualquier otra causa : Lacausajustificabledebesus- Justificable tentarse ante la Superinten- dencia de Bienes Nacionales. 02. Las causales antes señaladas, y otras que priven a la entidad del uso de los bienes, re-quieren una respuestava, para garantizar el fkcionamiento normal, y/o prolon- zar la vida útil de los mismos. i02. Debe diseñarse y ejecutarse programas de mante- nimiento preventivo, ü fin de no afectar la gestión opera- tiva de la entidad. Corresponde a la dirección establecer los controles necesarios que le permit,an estar al tanto de La eficiencia de tales programas, :así como se cumplan sus objetivos. 03. La contratación de servicios de terceros para aten- der necesidadrs de mantenimiento, debe estar debida- mente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que soiicita el servicio. 04. La administración, antes de proceder a la contra- tación de etnpreciaà que presten servicios de mamen- miento, debe evaiuar su experiencia en esta rama, cum- plimiento oportuno, calidad del servicio, así como cauk- lar que se encuentre formalizada su situacibn jurídica. 05. Corresponde a la administración de cada entidad establecer el programa de mantenimiento de bienes de activo fijo. 300-06 M&FS&, USO Y CUSTODIA DE LOS Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el que debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservación, y custodia, de ser el caso. Comentario: 01. Acceso, es la facultad TX tienen las personas autorizadas para poder utilizar los bienes de una depen- dencia y:o ingresar a sus instalaciones. El uso es la acción de utilizaciún permanente de un bien, asignado a una persona. Custodia, es la responsabilidad que asume una persona por el cuidado físico de un bien. 02. Los servidores que laboran en una determinada dependencia deben ser los únicos autorizados para utili- zar los bienes asignados, quienes estan en la obligación de utilizarlos correctamente, y velar por su conservación. 03. Es necesario establecer por escrito, la responsabi- lidad de custodia de los bienes de activo fijo, a las personas que exclusivamente los utilizan, u fin de que sean prote- gidos del uso indebido, o acceso de personas ajenas a la dependencia. 04. En el caso de bienes que son utilizados indistinta- mente por varias personas, es responsabilidad del Jefe de la dependencia. definirlos aspectos relati vos a su custodia y verificación, de manera que éstos sear, utilizados correc- tamente, y para los fines de la institución, 05. Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los bienes, deben ser reportados a la dirección, por el personal responsable del uso y custodia de los mismos, a efecto de que adopten las acciones correctivas del caso. 300-07 CONTROL SOBRE VEHICULOS OFICIALES DEL ESTADO Debe cautelarse que los vehículos de pro- piedad de la entidad, sean utilizados ex- clusivamente en actividades oficiales, sal-, . .,oportuna de la administración, la misma que, previa calificación y justificación documentada e investigación de ser el caso, debe proceder a dar de baja a tales bienes, conforme a las disposiciones emitidas por la Superinten- dencia de Bienes Nacionales. ~ 03. Corresponde a la entidad establecer los procedi- mientos administrativos para el tratamiento de la baja dejVO auronzncmn expresa del titular. bienes por las causales invocadas anteriormente, en con-/ cordancia con las normas legales vigentes. Igualmente,iComentario: tales procedimientos deban regular las acciones que de-1 ben adoptar las entidades para los casos de transferencia,101. Los vehículos constituyen un activo fijo de apoyo a subasta, incineración y/o destrucción o donación de sulas actividades que desarrolla el personal de una entidad. patrimonio mobiliario.iSu cuidado y conservación debe ser una preocupación ,constante de la administración, siendo necesario que se 300-05 MANTENIMIEN’I’O DE BIENES DE; establezcan los controles que garanticen el buen uso de ACTIVO FIJO/ tale; ydad:-. ,, 02 La utlhznclon de los vehículos por necesidades del La administración de la entidad debe preocuparse en forma constante por elserv1c10, en aías no laborable?, requiere la autorizucik? mantenimiento preventivo de los bienesexpresa del nivel superior. Esto tiene el propósko de de activo fijo, a fin de conservar su estadodisminuir la posibilidad de que los vehículos sean utiliza- óptimo de funcionamiento y prolongar sudos en actividades distintas a los fines que corresponde. ~ período de vida útil.03. Las persr,l;as que tienen n su cargo el manejo de 1vehículos tienen la obligación del cuidado y conservación Comentario::del mismo. debiendo ser guardada tales unidades, en los ambientes disp!lrst.os por las propias entidades. 01. El mantenimiento de activos fijos, es el conjunto de1 1 04. Los vehículos propiedad del Estado deben llevar acciones que adopta la administración en forma preventi-,Pintado. en lugar visible, un ~írru!.o con cl nombre de la